Материальная помощь может быть признаком устойчивого и успешного бизнеса, который способен поддерживать сотрудников в разных ситуациях. Поэтому денежные выплаты и другие способы помощи не могут не мотивировать тех, кто у вас работает.
Разберёмся, когда и кому оформлять матпомощь с точки зрения закона и желания работодателя.
Что такое материальная помощь сотруднику
Матпомощь — это добровольная социальная поддержка работника в разных жизненных обстоятельствах. Она не связана с его эффективностью и не предусмотрена Трудовым кодексом. Поэтому каждый работодатель самостоятельно решает, будет ли помогать персоналу. Обычно это зависит от финансового результата и лояльности предпринимателя.
Виды материальной помощи
Матпомощь можно различать по нескольким критериям.
Чем помогать
Обычно материальной помощью называют денежную выплату. Иногда работодатели помогают другими способами: собственными товарами, сырьём и расходниками, например, стройматериалами, лекарствами, одеждой, продуктами и так далее.
Когда помогать
Обычно матпомощь оформляют для сотрудника в определённых ситуациях. Их перечень работодатель тоже устанавливает самостоятельно.
Работодатель может поддерживать всех сотрудников перед отпуском, в день рождения компании, по случаю профессионального праздника и так далее.
Как часто помогать
Исходя из предыдущего пункта понятно, что матпомощь может быть регулярной или связанной с какой-либо ситуацией у работника. Самый распространённый пример регулярной матпомощи — выплата перед отпуском.
Полного списка с видами материальной помощи не существует, потому что она не регулируется законодательными документами. Каждый работодатель формирует перечень сам и закрепляет его в локальных нормативных актах — ЛНА.
Как оформить материальную помощь
Шаг 1. Создать локальный нормативный акт
Желание работодателя помогать сотрудникам фиксируют с помощью Положения о материальной помощи, Положения об оплате труда или Коллективного договора. Вот что указывают в документе.
Виды материальной помощи: денежная, неденежная. Если поддержка будет в натуральной форме, нужно написать, чем именно, например, продуктами или продукцией бизнеса.
Ситуации и условия, в которых выдают матпомощь. Здесь перечисляют все случаи, когда сотрудник может получить поддержку. Иногда это может быть стаж работы в компании, например, не менее двух лет.
Размер материальной помощи. Он может быть в твёрдой сумме или в диапазоне, который зависит от каких-то условий. Например, от количества родившихся детей, степени ущерба для жилья или тяжести заболевания.
Источник выплаты. Тут указывают, за счёт каких денег выдавать материальную помощь сотруднику.
Сроки выплаты материальной помощи. Это может быть конкретная дата, например, день выплаты зарплаты, или удобный для работодателя период. Утверждённых правил нет, поэтому выдать матпомощь иногда можно хоть в следующем году.
Шаг 2. Ознакомить работников с документом под подпись
Сотрудники должны знать, что могут получить поддержку от работодателя. Новый персонал информируют о Положении во время трудоустройства.
Шаг 3. Получить заявление от сотрудника
Если случилось то, после чего он может обратиться за материальной помощью, то должен написать заявление. Его составляют в свободной форме, указывают повод для получения матпомощи и прикладывают подтверждающие документы.
Есть случаи, когда заявление писать не нужно. Обычно это случаи регулярной матпомощи, например, в честь юбилея компании или перед отпуском.
Например, руководство установило материальную помощь сотрудникам перед отпуском в размере трёх окладов, но получить её можно только раз в год. Для этого работнику нужно указать, в какой из отпусков хочет получить выплату, когда подаёт свои запланированные даты.
Шаг 4. Издать приказ об оказании материальной помощи
Приказ тоже составляют в свободной форме.
Также можно вписать источник финансирования и ответственного за исполнение Приказа — обычно это бухгалтер.
Шаг 5. Выплатить матпомощь
Сотруднику выдают или перечисляют деньги в установленный срок. Если нужно, с этой суммы удерживают налог и начисляют взносы.
Шаг 6. Отразить материальную помощь сотруднику в налоговом и бухгалтерском учёте
Налогообложение и начисление страховых взносов мы разберём в разделе ниже, а бухучёта касаться не будем — это задача для опытного бухгалтера.
Налогообложение материальной помощи в 2025 году
Перечисленные виды матпомощи по-разному облагаются НДФЛ: некоторые не подлежат налогообложению, а другие облагаются частично, в зависимости от вида и условий выплаты.
Когда матпомощь не облагается НДФЛ
В общем случае не подлежит налогообложению материальная помощь сотруднику по любым причинам, если её размер менее 4000 рублей.
В ст. 217 НК РФ перечислены четыре частных случая, когда налог с работника не удерживают, и он получает полную сумму на руки.
Когда у сотрудника родился ребёнок. Выплата материальной помощи касается также усыновления, оформления опеки.
Есть два условия, которые должен учесть работодатель, чтобы не удерживать НДФЛ.
Когда имущество работника или членов его семьи пострадало из-за стихийного бедствия, террористического акта или другой чрезвычайной ситуации. Так сказано в п. 46 статьи.
Когда сотрудник мобилизован или служит по контракту. В том числе не облагается НДФЛ матпомощь членам семьи, но выплата должна быть связана с военной службой. Это описано в п. 93 статьи.
Когда сотрудник умер, даже если он уже был на пенсии, а также в случае смерти некоторых членов семьи. Выплата касается смерти жены или мужа; родителей, в том числе приёмных; детей. Это написано в п. 8 статьи. В случае смерти других родственников, например, брата или бабушки работника, удержать НДФЛ придётся.
Когда матпомощь частично облагается НДФЛ
Одного случая мы уже коснулись: при рождении или усыновлении ребёнка, оформлении опеки с части выплаты материальной помощи, превышающей 50 тысяч рублей, нужно удержать налог.
Например, у инженера Петрова родился сын. Сотруднику выплатили 75 тысяч рублей. НДФЛ составит: (75 000 - 50 000) х 13% = 3250 рублей. Поэтому на руки Петров получит 71 750 рублей.
Разберём второй случай, когда выплата частично облагается НДФЛ. Это касается матпомощи по любым другим основаниям, если в течение года она в сумме превышает 4000 рублей.
Представим, что бухгалтеру Сидорову в апреле начислили 20 тысяч рублей в честь свадьбы, а в июле — 15 тысяч на операцию для отца.
Рассчитаем НДФЛ.
- С первой суммы: (20 000 - 4000) х 13% = 2080 рублей. Сотруднику на руки — 17 920 рублей.
- Из второй суммы лимит вычитать уже не нужно, так как он превышен ещё в первом случае: 15 000 х 13% = 1950 рублей. Сотруднику на руки — 13 050 рублей.
Налог на прибыль при выплате матпомощи
При расчёте налоговой базы для налога на прибыль есть категории доходов и расходов, которые учитывают и не учитывают в базе. Согласно п. 23 ст. 270 НК РФ, расходы на материальную помощь не входят в налоговую базу.
Налог на добавленную стоимость (НДС)
С денежных выплат работодатель не должен платить НДС. Помощь работникам в натуральной форме признаётся реализацией, поэтому облагается налогом. Ставка зависит от того, чем предприниматель помогает сотрудникам. Например, на продукты, медицинские товары и детскую одежду действует ставка 10%, а на взрослую одежду — 20%.
Если вы закупаете натуральную материальную помощь у контрагентов, то можете получить вычет на входной НДС благодаря счёту-фактуре.
Страховые взносы с материальной помощи
В общем случае матпомощь облагается взносами по единому тарифу и на травматизм.
Основания для того, чтобы не перечислять взносы полностью или частично, такие же, как для обложения НДФЛ. А если материальную помощь получает член семьи или посторонний человек, она не облагается страховыми взносами.
Фото на обложке: jcomp / Freepik.
