В деловых отношениях стороны регулярно рассчитываются друг с другом. Это не всегда происходит быстро и легко, поэтому в какой-то момент можно запутаться в операциях. Чтобы разобраться в расчётах между партнёрами и справиться с необоснованными взаимными требованиями, используют акт сверки. Рассказываем, что это такое, как оформляют документ и что нужно учесть, чтобы его составить.
Что такое акт сверки
Акт сверки взаиморасчётов — это документ, который составляют два контрагента, чтобы понять, есть ли у кого-то из них обязательства перед другим. Обе стороны должны чётко представлять ситуацию с расчётами на определённую дату. Поэтому основные задачи акта — обобщить и согласовать данные о взаимных обязательствах.
Закон не обязывает предпринимателей составлять акт сверки, но на практике многие компании и ИП его заполняют. Разберём, чем акт сверки может быть полезен.
Помогает подготовить отчётность
Юридические лица обязаны вести бухгалтерский учёт, поэтому в марте сдают годовую отчётность за прошлый год. Многие ИП освобождены от обязанности вести бухучёт, но могут заниматься этим добровольно. Акты сверки взаиморасчётов помогают собрать данные о дебиторской и кредиторской задолженности и понять, признаёт ли контрагент эти суммы.
Позволяет контролировать текущую ситуацию
Представим, что две компании заключили договор о поставке товаров. Покупатель сначала внёс аванс, затем платил в рассрочку и взял кредит. Спустя некоторое время контрагенты оформили взаимозачёт. В результате сделка не завершилась сразу и появилось множество дополнительных документов: счета-фактуры, дополнительные соглашения к договору и так далее. Акт сверки позволяет обобщить данные о платежах и обязательствах.
Способствует финансовой дисциплине
Возможны ситуации, когда бухгалтерские записи одной компании не совпадают с данными другой. Например, поставщик может считать, что у покупателя есть задолженность. Покупатель же уверен, что полностью рассчитался. В таком случае акт помогает выявить расхождения и устранить ошибки до того, как они приведут стороны в суд.
Защищает участников сделки
Если контрагент отказывается признавать долг, сверка может стать доказательством в суде. Особенно это актуально, когда речь идёт о крупных суммах или длительных партнёрских отношениях. Некоторые суды рассматривают акт сверки как письменное подтверждение задолженности, это упрощает процесс взыскания.
Чтобы вернуть имеющиеся долги, акты сверки взаиморасчётов нужно составлять хотя бы раз в год, например, после инвентаризации или перед сдачей годовой отчётности. Согласно ст. 196 и ст. 200 ГК РФ, подать в суд в связи с задолженностью можно только в течение трёх лет. Если срок уже прошёл, но контрагент подписал акт, срок давности получится обнулить через суд и получить ещё три года на взыскание.
Кто составляет акт
Акт сверки формирует бухгалтерия или финансовый отдел компании, которая инициирует проверку расчётов. Обычно это поставщик. Покупатель тоже может проявить инициативу, особенно если сомневается в расчётах.
Составить акт сверки можно относительно определённого периода времени, конкретной поставки, договора либо конкретного товара по артикулу или названию. Процесс начинается с подготовки данных обо всех хозяйственных операциях, которые касаются объекта сверки. Бухгалтер сверяет внутренние учётные записи с первичными документами, счетами-фактурами. После этого он создаёт таблицу с перечнем операций и остатками.
Проект направляют контрагенту для проверки. Если он согласен с данными, документ подписывается и визируется уполномоченные лицами обеих сторон — руководителем и главным бухгалтером. Если обнаружены расхождения, стороны вместе их изучают и исправляют акт.
Правила оформления акта
Акты сверки взаиморасчётов для ИП и юридических лиц не отличаются. Специальных требований к оформлению нет, документ можно составлять в двух вариантах:
- В бумажном — в свободной форме.
- В электронном — опираясь на Приказ ФНС от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@. Понадобится квалифицированная электронная подпись.
Чтобы письменный документ обладал юридической силой и мог использоваться в суде, лучше придерживаться определённой структуры: мы предлагаем такую.
Все суммы должны быть указаны в едином формате с точностью до копеек. Операции лучше перечислять по хронологическому принципу или группируя по видам первичных документов. Готовый письменный акт взаимных расчётов составляют в двух экземплярах и указывают срок, в течение которого вторая сторона должна его подписать.
К акту можно приложить копии первичек, на основе которых проводили сверку. Если выявлены расхождения, отдельно оформляется протокол разногласий, где подробно фиксируются все спорные моменты.
Составлять акты рекомендуется регулярно: ежеквартально или при завершении значимых сделок. Чем детальнее описаны операции, тем проще находить и исправлять ошибки. Все подписанные акты хранятся не менее пяти лет, потому что могут понадобиться для внутреннего контроля, при налоговых проверках или в суде. По истечении срока документы можно уничтожить.
Инструкция по заполнению акта сверки
Перед составлением нужно подготовиться: поднять и сверить все первичные документы и счета-фактуры. Внимание нужно уделить и соответствию учётных данных с документами контрагента.
Шаг 1: заполнить шапку
В шапке указывают наименование — «Акт сверки взаимных расчётов». Акту присваивают порядковый номер и проставляют дату составления. Обязательно указывают период, за который проводится сверка, и полные реквизиты обеих сторон, включая ИНН, КПП и контактные данные.
Шаг 2: составить таблицу операций
Основная часть оформляется в виде табличной формы.
- Первая колонка — даты проведения операций.
- Вторая колонка — номера первичных документов.
- Третья колонка — наименования операций (поставка, оплата, возврат).
- Четвёртая колонка — суммы операций с выделением НДС.
- Пятая колонка — последовательно рассчитывается остаток задолженности после каждой операции.
Это ориентировочная схема таблицы. Она может выглядеть так.
Шаг 3: подвести итоги
После таблицы с операциями подводится итог. Указывается конечная сумма задолженности, валюта расчётов и, при необходимости, сроки погашения. Акт взаимных расчётов подписывают руководитель и главный бухгалтер, указывают полные имена и должности, дату подписания.
