Гарантийное письмо — это официальный документ, в котором одна сторона (гарант) подтверждает свои обязательства перед другой стороной (бенефициаром). Они могут быть связаны с оплатой, выполнением работ, поставкой товаров или предоставлением услуг. Такой документ часто используется в деловой переписке, чтобы зафиксировать договорённости и укрепить доверие между партнёрами.
В этой статье мы разберём, когда ещё используются гарантийные письма, кто их составляет, как правильно оформлять и какие особенности учитывать при подготовке письма для контрагентов и налоговой.
Гарантийное письмо и закон
В гражданском законодательстве нет термина «гарантийное письмо». Из-за этого могут возникнуть трудности: из названия понятно, что составитель намерен что-то сделать, и гарантийное письмо напоминает предварительный договор. При этом письмо им не является, потому что, например, не описывает ответственность за нарушение гарантии.
Кажется, что от обязательства по письму легче уклониться, а суд не всегда воспринимает документ в качестве доказательства. Несмотря на это, гарантийное письмо — распространённый документ, который помогает успокоить партнёров, сохранить репутацию или продлить исковую давность по взысканию задолженности.
Когда требуется гарантийное письмо
Гарантийное письмо может понадобиться в разных ситуациях — вот несколько примеров.
Гарантия оплаты товаров. Покупателю письмо поможет подтвердить, что он заплатит за поставку в оговорённую дату. Представим, что срок нарушен из-за непредвиденных обстоятельств. Благодаря новому письму контрагент может успокоиться и пойти навстречу, не обращаясь в суд и продолжая сотрудничество, а гарант проявите себя ответственным партнёром.
Изменение графика оплаты. Например, из-за просрочки ИП договорился с партнёром об оплате по частям. Письмом он признаёт долг и фиксирует обязательство оплатить товар, услугу или работу в определённый срок.
Уточнение условий сотрудничества. В больших проектах часто уходит много времени, чтобы подписать договор. Если попросить подрядчика составить гарантийное письмо, вы сможете быстрее договориться об условиях одного из видов работ и приступить к делу.
Продление срока исковой давности. Представим, что вы должны были получить деньги за товар 5 июня, но оплаты от покупателя не последовало. У вас есть три года с этой даты, чтобы обратиться в суд и взыскать долг, согласно ст. 200 ГК РФ. Если должник признает свои обязательства и подпишет гарантийное письмо, срок исковой давности можно будет возобновить.
Регистрация в налоговой. Для регистрации ООО нужно указать юридический адрес. Иногда недвижимости в собственности нет, но подписать договор аренды перед созданием юрлица не получится. Поэтому у владельца помещения ФНС может запросить гарантийное письмо о том, что собственник планирует сдать его будущей организации.
Кто составляет гарантийное письмо
Гарантийное письмо составляет представитель стороны, которая берёт на себя обязательства. Обычно это руководитель бизнеса — директор ООО или ИП. Письмо может написать и уполномоченное лицо, но по доверенности. Её копию нужно приложить к письму.
Как оформить письмо правильно
Гарантийное письмо — это не просто текст на бумаге. Оно должно быть оформлено в соответствии с деловым стилем и содержать обязательные элементы.
Что включить в текст письма.
Шапка. Укажите ваши реквизиты: название, ИНН, КПП, ОГРН или ОГРНИП, адрес, контактные данные.
Данные об адресате. Напишите, кому направлено письмо, например, название, адрес и контакты компании или налоговой инспекции.
Тема письма. Кратко сформулируйте суть документа, например: «Гарантийное письмо об оплате».
Текст письма. Укажите, какие обязательства вы берёте на себя, в какие сроки (конкретная дата или период отсрочки) и на каких условиях. Также нужно сослаться на реквизиты договора, по которому вы должны были оплатить товар, услугу или сделать что-то другое.
Подпись. Письмо подписывает руководитель или уполномоченное лицо.
Советы по оформлению:
- Используйте фирменный бланк, если он у вас есть.
- Письмо должно быть напечатано, а не написано от руки.
- Перед отправкой проверьте текст на ошибки и опечатки.
Гарантийное письмо для налоговой: особенности
Мы уже писали, что компании для работы нужен юридический адрес. Зарегистрироваться в одном месте, а работать в другом нельзя — это чревато штрафом и исключением из ЕГРЮЛ. Чтобы не вредить бизнесу, ФНС старается предотвратить такие последствия. Поэтому во время регистрации могут запросить письмо о юридическом адресе.
Если собственного помещения нет, нужно найти арендодателя, договориться с ним об аренде и попросить составить гарантийное письмо. В нём владелец указывает, что намерен сдавать конкретное помещение для нового ООО.
Что важно указать в письме.
ООО можно регистрировать лично в ФНС или онлайн, например, на Госуслугах. Поэтому письмо нужно привезти в отделение налоговой или прикрепить скан документа.
Грамотно составленное письмо — это не только формальность, но и репутация бизнеса. По предложенным структурам вы можете составить образцы гарантийных писем и использовать их в будущем. Уделите внимание деталям, а если возникнут трудности, не стесняйтесь обращаться за помощью к юристам или бухгалтерам.
