Договор займа — это документ, который фиксирует две вещи: факт передачи денег или имущества и обязательство вернуть долг в установленный срок. Договор можно заключать между ИП и юридическими лицами, либо смешанно: например, когда компания выдаёт заём сотруднику. Даже если стороны доверяют друг другу, без письменного оформления возможны проблемы: от неясных сроков возврата до отказа от обязательств.
Разберём, как правильно составить договор займа: что должно быть указано, какие документы приложить, как зафиксировать передачу денег и что ещё учесть, чтобы договор имел юридическую силу.
В какой форме заключаются договоры займа с участием юридических лиц и ИП
Форма договора займа напрямую зависит от сторон договора, суммы и способа передачи денег. Если в сделке участвуют ИП и юрлица, требования к оформлению становятся жёстче, чем при бытовых займах между физлицами.
Письменная форма
Договор займа должен быть заключён в письменной форме в четырёх случаях.
Учитывая последний пункт, любые договоры займа лучше всё-таки фиксировать: на бумаге или электронным способом.
Электронная форма
Оформление договора займа с помощью электронного документооборота популярно у сторон, которые находятся далеко друг от друга. Чтобы оформить такой договор, стороны заключают соглашение об использовании квалифицированной электронной подписи — КЭП. Это можно сделать с помощью оператора ЭДО или по электронной почте. КЭП признаётся эквивалентной реальной подписи и подтверждает сделку, а договор, подписанный в электронном виде, имеет полную юридическую силу.
Устная форма
Когда письменный или электронный договор можно не заключать:
У договора в устной форме есть два больших недостатка: вам придётся полагаться на честность заёмщика, а также будет тяжело вести учёт доходов и расходов. Поэтому рекомендуется составить расписку: это обеспечит минимальный уровень защиты, особенно если возврат должен происходить частями или с процентами.
Как правильно составить расписку
Расписка даже может заменять реальный договор с подписями сторон, если фиксирует следующие моменты:
Без этих пунктов в случае конфликта невозможно будет доказать ваши договорённости. Другие документы, например, бухгалтерские документы заёмщика или акт сверки взаиморасчётов, суд чаще всего не принимает. Это связано с тем, что перечисленное не позволяет установить заёмные отношения.
Даже правильная расписка может не помочь в подтверждении заёмных отношений в суде, и даже с договором нет гарантии, что должник вернёт вам деньги. В случае если он оформит банкротство, долг могут списать.
Оформление договора займа: необходимые документы и требования
Разберём, что должно быть в договоре займа, чтобы он имел юридическую силу.
Стороны договора и их данные. Для ИП и физлиц — ФИО и паспортные данные, для юрлиц — полное наименование; адрес; ИНН; ОГРН; контакты.
Сумма займа. Её записывают прописью и цифрами и указывают валюту.
Срок возврата. Указывают конкретную дату или формулировку «в течение ___ дней с момента получения».
Порядок передачи денег. Он может быть наличным или безналичным, важно вписать банковские реквизиты.
Процентная ставка. Договор займа может быть:
- Возмездным — с указанием процентов. При этом процентная ставка указывается в явном виде, например, 15% годовых.
- Беспроцентным — только если прямо указано в тексте. Иначе суд может считать, что заём процентный по умолчанию, на уровне ключевой ставки ЦБ.
Выдача займа — один из законных способов снять деньги с расчётного счёта ООО, когда в долг дают сотруднику. Нужно чётко зафиксировать: заём под проценты или без, потому что это условие влияет на учёт и налоговую нагрузку бизнеса.
С беспроцентными займами нужно быть аккуратнее: ФНС может посчитать эту операцию получением материальной выгоды. А для договоров между ИП и юрлицами лучше отдельно прописывать, кто несёт расходы по уплате процентов и как они фиксируются в учёте.
Порядок возврата. Деньги возвращают единоразово или частями и тогда прописывают график платежей.
Ответственность за просрочку. Если заёмщик задерживает долг, могут начисляться пени и проценты за каждый день, накладываться штраф.
Условия досрочного возврата. Указывают, возможен ли он, по чьей инициативе и на каком основании.
Форма подтверждения возврата. Это может быть расписка, платёжка, акт возврата со ссылкой на номер договора. Если деньги поступили в банк займодавца — значит, он получил долг, если условиями договора не предусмотрено иное. Так сказано в п. 3 ст. 810 ГК РФ. Заёмщику важно сохранить документы, чтобы не стать должником во второй раз.
Без перечисленных реквизитов договор либо не вступит в силу, либо не обеспечит надёжной защиты в случае конфликта.
Дополнительные документы к договору
К договору займа могут быть добавлены приложения, например, такие.
Расписка о получении денег. Даже если стороны подписали договор, расписка о факте передачи остаётся важным доказательством, особенно заём выдан наличными. Выше мы рассказали, как её составить.
Платёжное поручение. При безналичной передаче сохраняется копия платёжки с назначением «по договору займа № ___». Это подтвердит целевое расходование и факт передачи денег.
Расписка, платёжное поручение, квитанция к кассовому ордеру, акт передачи, или выписка о переводе на карту подтверждают факт передачи денег и важны для обеих сторон:
- С даты передачи денег у заёмщика начинают капать проценты.
- У займодавца есть способ защититься, если должник будет утверждать, что не брал денег.
График платежей. Если возврат происходит поэтапно, к договору прикладывают график с суммами и датами. Лучше утвердить его как приложение с подписями.
Дополнительное соглашение. Если какие-то условия договора меняются, например, стороны пересматривают срок, сумму, ставку или порядок возврата, это оформляется в виде допсоглашения. Его должны подписать обе стороны.
Требования к форме и подписям
Договор составляют в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. Подписи должны быть с расшифровкой, в каждом экземпляре, а печати ставятся по желанию.
Если договор подписывает представитель, обязательно приложить доверенность и указать её реквизиты.
Как заключить договор займа
Чтобы договор действительно работал и защищал ваши интересы, нужно пройти по всем этапам: от согласования условий до подтверждения факта передачи денег. Приводим инструкцию, которая подходит для оформления займов между юридическими лицами и для сделок с участием ИП или физлиц.
Шаг 1. Согласовать ключевые условия
Прежде чем переходить к оформлению, стороны должны согласовать реквизиты договора, которые мы описали в разделе выше:
Шаг 2. Подготовить проект договора
Можно использовать шаблон, но обязательно адаптировать его под конкретную сделку. В тексте должны быть:
Если предполагается передача наличных, стоит сразу подготовить текст расписки и включить в договор формулировку: «Факт передачи денежных средств подтверждается распиской заёмщика. Она является неотъемлемым приложением к настоящему договору».
Шаг 3. Подписать договор и оформить дополнительные документы
Подписать договор денежного займа должны уполномоченные лица — у юрлица это директор — или представитель по доверенности.
Если деньги передаются наличными, заёмщик подписывает расписку о получении с указанием точной суммы, даты и ссылки на договор. Если деньги перечисляются на счёт, инициируйте перевод, указав в назначении платежа: «Заём по договору № __ от __, без НДС / с процентами ___%» — в зависимости от условий.
Не передавайте деньги до подписания договора. В противном случае вы потеряете возможность подтвердить основание передачи средств.
Шаг 4. Передать деньги и зафиксировать это
При безналичном переводе нужно сохранить платёжное поручение с отметкой банка. При передаче наличных необходимо оформить:
Если предусмотрен поэтапный возврат займа, обязательно составьте график и подпишите его обеими сторонами как приложение.
Шаг 5. Вести учёт и контролировать возврат
Возвращайтесь к графику платежей и контролируйте, что заёмщик его соблюдает, фиксируйте даты фактических возвратов. Возможно, об очередном платеже придётся напоминать.
Шаг 6. Сохранять все документы
Договор, приложения, графики, расписки, копии платёжек — храните всё вместе, желательно в бумажной и сканированной форме. Если возникнет судебный спор или начнётся проверка ФНС, эти документы будут основным доказательством, что сделка была законной.
Напомним, что если займодавец — юридическое лицо, а заёмщик — его сотрудник, директор или учредитель, нужно учитывать, что такие займы часто проверяет ФНС на предмет вывода денег. Аналогичная ситуация возможна, если заём беспроцентный и выдан тому, кто не связан с компанией.
