Что стоит отдать на транспортный аутсорсинг

Логистика часто требует больше всего времени и денег: нужно следить за автопарком, планировать маршруты и контролировать поставки. Транспортный аутсорсинг помогает снять эту нагрузку. Вы делегируете управление грузоперевозками и доставкой профессиональной команде, а сами сосредотачиваетесь на развитии компании и работе с клиентами.

В статье разберём, как работает аутсорсинг в транспортной логистике, какие функции можно передать партнёрам, кому он подойдёт и с чего начать переход на новый формат работы.

Функции транспортного аутсорсинга

Когда компания растёт, управлять логистикой, водителями, маршрутами и документами становится всё сложнее. Поэтому многие предприниматели передают эти задачи партнёрам.

В результате вы получаете: чёткие маршруты, исправные машины, понятные документы и прогнозируемые расходы.

Что можно передать на аутсорсинг

Вместо того чтобы управлять каждой деталью перевозки вручную, вы можете делегировать часть задач профессиональному партнёру.

Что поручить специалистам:



• Планирование маршрутов и распределение заказов. Экспедитор выбирает оптимальные логистические пути с учётом пробок, расстояний и сроков доставки, назначает заказы перевозчикам.
• Обслуживание грузовых автомобилей. Партнёр проверяет состояние машин, ремонтирует их, оформляет страховку и избавляет компанию от простоев и непредвиденных затрат.
• Контроль доставки и взаимодействие с клиентами. Экспедитор информирует пользователей о статусе заказов, решает нештатные ситуации и координирует водителей.
• Документооборот. Логистическая компания оформляет первичные и сопроводительные документы, проверяет и отправляет в электронном виде, освобождая бухгалтерию от рутинной работы.
• Оптимизация расходов. Партнёр анализирует затраты на топливо, выплаты водителям и ремонт машин.

Кому подойдёт транспортный аутсорсинг

Логистические компании помогут бизнесам любого размера и сферы деятельности:

Небольшим компаниям и стартапам — организуют доставку без капитальных вложений.

Средним и крупным компаниям — оптимизируют маршруты, снизят затраты на содержание автопарка и персонала, автоматизируют контроль доставки.

Организациям с сезонными колебаниями спроса — масштабируют ресурсы под рост заказов и минимизируют расходы в низкий сезон.

Онлайн-магазинам и розничным сетям — проконтролируют статусы заказов и снизят риск ошибок.

Компаниям с филиалами в разных регионах — упростят управление, сократят расходы на межрегиональные перевозки и помогут поддержать единый стандарт обслуживания клиентов во всех точках продаж.

Производителям — обеспечат надёжную логистику и соблюдение графика поставок.

Переход на транспортный аутсорсинг

Процесс требует подготовки и поэтапного планирования. Чтобы он прошёл без затруднений, действуйте пошагово.

Шаг 1. Оцените фронт работы. Подсчитайте количество заказов, объём перевозок, маршруты и частоту доставки.

Шаг 2. Определите задачи, которые передадите. Это может быть доставка клиентам, складская обработка, обслуживание автопарка или все процессы сразу. Разделите задачи по приоритету и сложности.

Для этого можно использовать:

• Матрицу Эйзенхауэра. Проверьте, какие задачи критичны для работы бизнеса и требуют немедленного контроля.
• Разделение по объёму и частоте выполнения. Например, регулярные маршруты и массовые заказы можно передавать на аутсорсинг в первую очередь.
• Оценку рисков. Задачи с высокой вероятностью ошибок или с большими финансовыми последствиями можно делегировать только после тщательной проверки подрядчика.

Шаг 3. Составьте список компаний, которые предлагают аутсорсинг транспортных услуг, и оцените их опыт, репутацию, наличие лицензий и страховых полисов. Обратите внимание на отзывы клиентов, портфолио выполненных проектов и прозрачность отчётности по маршрутам и выполненным заказам.

Шаг 4. Заключите договор на оказание транспортно-экспедиционных услуг. В документе пропишите сроки выполнения работ, ответственность за повреждения и задержки, стоимость услуг, порядок расчётов и условия изменения объёма работы. Пропишите алгоритм решения спорных ситуаций.

Шаг 5. Подключите систему мониторинга маршрутов и статуса заказов, определите ответственных сотрудников для контроля качества и связи с клиентами.

Как внедрить систему мониторинга:

• Выберите подходящий инструмент. Это может быть специализированная система логистики, GPS-трекеры на транспорте или модуль в CRM или ERP-системе. Договоритесь с партнёром о том, какую систему использовать.
• Настройте отчёты. Их можно получать автоматически или в виде электронных таблиц. Контрагент должен предоставлять регулярную информацию о выполнении маршрутов, статусе заказов, задержках и проблемах.

Шаг 6. Тестируйте процесс. Проверяйте: точность доставки, соблюдение сроков, качество обслуживания клиентов и способность партнёра оперативно реагировать на нештатные ситуации, например, задержки, возвраты или повреждения груза.

Соблюдайте осмотрительность и не передавайте всё сразу. После тестирования постепенно расширяйте объём и передавайте дополнительные функции.

Итог

Переход на транспортный аутсорсинг помогает предпринимателям оптимизировать логистику, а также сэкономить время и ресурсы.

Учитывайте несколько нюансов перед внедрением:



• Определите объём работы, приоритеты и задачи, которые хотите делегировать.
• Выбирайте надёжного партнёра. Оцените опыт компании, репутацию, лицензии.
• Заключите договор транспортной экспедиции. В нём зафиксируйте сроки, ответственность, стоимость услуг, порядок расчётов и алгоритм решения спорных ситуаций.
• Настройте контроль. Подключите системы мониторинга маршрутов, отчётности и определите ответственных сотрудников.
• Протестируйте процесс. Начните с малого объёма, проверьте точность доставки, качество работы и то, как действует партнёр в нештатных ситуациях.