Сопроводительное письмо — это краткое пояснение к тому, какие документы вы отправляете и зачем. Оно помогает получателю сразу разобраться: что внутри, кому адресовано и по какому поводу. Такое письмо особенно полезно, когда вы отправляете договоры, акты, отчёты, заявления, бухгалтерские или юридические документы.
Сопроводительное письмо не обязательно по закону, но его часто используют в деловой переписке. Оно позволяет зафиксировать факт передачи документов. Таким образом вы снимаете с себя ответственность в случае, если адресат потеряет один из документов или обвинит вас в нарушении сроков их сдачи. Для экономии времени скачайте образец.
Что обязательно указать в письме:
- Название вашей организации.
- Кому отправляете документы: имя, должность, компания.
- Список и количество приложенных документов.
- Зачем вы их отправляете: «для подписания», «на согласование», «по договору № …».
- Ваши контакты.
- Дату и номер письма.
- Подпись.
Пишите понятно и без лишней канцелярщины. Не надо загромождать письмо лишними подробностями — лучше, если оно поместится на одной странице. Обязательно перечислите все вложения — без этого письмо теряет смысл. И не забудьте сохранить копию письма — пригодится, если возникнут споры.
