Соглашение об использовании факсимиле — это документ, который разрешает подписывать определённые документы с помощью факсимиле — точной копии подписи человека. В п. 2 ст. 160 ГК РФ указано, кто и в каких случаях может так подписывать документы.
Если факсимиле используют внутри компании, например, для кадровых документов, достаточно оформить локальный акт — приказ, положение о документообороте или регламент использования подписи.
Как составляют соглашение об использовании факсимиле
Унифицированной формы нет. Компания вправе разработать удобный для себя документ.
В соглашении указываются следующие пункты:
- Стороны. Полные наименования организаций или ФИО физических лиц, а также основания полномочий представителей, если подпись ставит не руководитель лично.
- Предмет соглашения. Прописывают, что стороны договариваются об использовании факсимиле конкретного лица. Уточняют, чьё именно факсимиле применяется и в каком виде — клише, штамп или графическое изображение.
- Документы, на которых можно использовать факсимиле. Обычно это договоры определённого вида, допсоглашения, письма и уведомления и иные документы, которые не относятся к первичным учётным или строго регламентированным формам.
- Ограничения. Отдельно указывают, где факсимиле нельзя использовать. Например, на документах, которые по закону требуют личной подписи, или на документах с высоким юридическим и финансовым риском.
- Порядок использования и хранения. Документ хранят так же, как и другие внутренние документы компании, обычно не менее 5 лет, чтобы при необходимости можно было подтвердить законность использования факсимильной подписи.
- Срок действия соглашения. Его можно заключить на определённый период или оставить бессрочным с возможностью отозвать согласие по письменному уведомлению.
Соглашение подписывают в двух экземплярах. С этого момента все документы с факсимиле считаются подписанными правильно.
Скачайте готовый образец, чтобы не составлять документ вручную.
