Расходный кассовый ордер (РКО) — первичный документ, который оформляется при любых выплатах наличными, независимо от сферы деятельности компании. РКО оформляется каждый раз, когда наличные деньги выдаются из кассы, — например, для компенсации представительских расходов или оплаты услуг. За оформление РКО отвечает кассир или бухгалтер, а подписывает документ как кассир, так и руководитель компании. Печать на бумажный экземпляр не ставится.
В каких случаях оформляется РКО:
- Выдача сотрудникам зарплаты, материальной помощи, командировочных.
- Инкассация.
- Возврат денежных средств покупателю.
- Использование наличных для финансовых операций компании: например, для оплаты поставщикам за товары или услуги, покупки канцелярии или расходных материалов для офиса, оплаты аренды. Ещё это может быть компенсация сотрудникам товаров для работы, купленных за свои деньги.
Бланк — типовой образец документа — содержит три раздела: «Основное», «Расшифровка» и «Печать».
- В первом разделе указываются номер, дата, касса, сумма, операция, получатель, код подразделения, комментарий.
- Во втором разделе более детально прописываются основание платежа и его назначение. Например, если это выплата заработной платы или компенсации, то указываются ФИО получателя и период, за который выплачивается зарплата.
Учёт ведется по форме КО-4 и каждая операция, на которую выписан ордер, заносится в кассовую книгу отдельной строкой. Вести кассовую книгу можно и электронно — но в этом случае у сотрудника, уполномоченного выписывать расходники (например, кассира), должна быть электронная подпись.
В выписанном расходном кассовом ордере не должно быть никаких исправлений. Если при составлении документа допущены ошибки, нужно составить новый РКО.
Срок хранения РКО стандартный для всей бухгалтерской документации — 5 лет.
Вы можете скачать бланк — это поможет не упустить важные детали при составлении ордера.
