Опись документов — это список бумаг с названиями, количеством и другими важными деталями. Когда дело касается важных документов, опись становится вашей страховкой. Например, при отправке документов если другая сторона заявит, что что-то не получила — у вас будет подтверждение обратного. Она нужна обеим сторонам: отправителю — чтобы зафиксировать, что именно он передал, получателю — чтобы подтвердить, что он всё принял.
Также опись помогает быстро найти нужный документ и понять, где он находится. Ещё она упрощает работу с бумагами внутри компании.
Опись пригодится, если вы:
- Передаёте документы между компаниями или физлицами.
- Сдаёте бумаги в архив.
- Отправляете документы в налоговую, суд, пенсионный фонд или другой госорган.
- Прикладываете документы к договору или акту.
Жёстких требований к форме документа нет, поэтому опись можно составить в свободном виде. Главное, чтобы она включала все нужные сведения. Для удобства можно скачать готовый шаблон.
Что обязательно вписать:
- Название организации или ФИО отправителя и получателя.
- Что именно передаёте: договор, акт, счёт, декларация.
- Номер и дату каждого документа.
- Сколько листов или экземпляров.
- Зачем передаёте, например, «для проверки», «на хранение», «по договору № ...», «в налоговую».
- Дату составления описи.
- Подписи обеих сторон.
Если отдаёте бумаги лично, сделайте опись в двух экземплярах: одну отдадите вместе с документами, вторую оставьте себе — на ней распишется получатель. Указывайте каждый документ с новой строки. Если список длинный, добавьте итог: например, «Всего документов — 8 на 24 листах». Перед передачей обязательно проверьте, чтобы все данные в описи совпадали с самими документами.
