Маршрутный лист — это первичный учётный документ, в котором фиксируют маршрут движения транспортного средства, время выезда и возвращения, пробег и факт выполнения рейса. Документ заполняется при служебных поездках, доставке грузов, перевозке сотрудников и пассажиров, а также для внутреннего контроля работы транспорта.
Маршрутный лист можно оформить в свободной форме, но в нём должны быть обязательные реквизиты по п. 2 ст. 9 № 402-ФЗ. Это нужно, чтобы документ подтверждал, что поездка была служебной, а транспортные расходы — обоснованными.
Особенности оформления маршрутного листа
В верхней части документа указывают наименование организации, номер и дату составления листа.
Далее в бланк маршрутного листа носят сведения о транспорте:
- Марку.
- Модель.
- Государственный регистрационный номер.
После этого заполняют данные о водителе — ФИО, должность работника, номер водительского удостоверения, а также цель поездки.
Далее в таблице указывают пункты отправления и назначения, промежуточные адреса, если они предусмотрены заданием. Маршрут нужно указывать в том порядке, в котором фактически выполняется поездка.
Перед началом поездки водитель записывает показания одометра на старте маршрута и фиксирует время выезда. После возвращения он указывает конечные показания одометра и время прибытия. По этим данным бухгалтер или ответственное лицо рассчитывает фактический пробег за рейс.
Если маршрутный лист применяют для учёта топлива или рабочего времени, в документ дополнительно вносят периоды простоя, время загрузки и разгрузки, а также другие операции, которые предусмотрены формой.
Когда сотрудник использует служебный автомобиль или личный транспорт для выполнения рабочих задач, работодатель компенсирует пробег — покрывает расходы на топливо, износ и эксплуатацию. Маршрутный лист подтверждает объём и служебный характер перемещений, на его основании рассчитывают компенсацию.
Водитель подписывает документ, тем самым подтверждая, что выполнил маршрут. Со стороны компании ответственное лицо проверяет данные и тоже подписывает лист.
Чтобы правильно и быстро оформить маршрутный лист, скачайте готовый образец.
