Книга учёта трудовых книжек — это обязательный документ, фиксирующий движение бумажных трудовых книжек в организации. В ней отображается, когда работник передал трудовую книжку при приеме на работу, когда и на каком основании она ему выдана, были ли оформлены дубликаты. Вести книгу должны все организации, ИП и даже филиалы с отдельным кадровым документооборотом.
Книга учёта трудовых книжек ведётся по установленной форме, которая регламентируется сразу двумя нормативными актами: Постановлением Правительства РФ №225 от 16.04.2003, где определены общие правила ведения документации, и Постановлением Минтруда РФ №69 от 10.10.2003, которое детализирует порядок учёта, хранения и выдачи трудовых книжек работодателями. Бланк включает табличную часть, где фиксируются все движения трудовых книжек работников.
- Порядковый номер записи — каждая запись ведётся строго в хронологическом порядке, начиная с первой страницы. Нумерация не сбрасывается.
- Дата приёма/выдачи — указывается точная дата, когда трудовая книжка была передана работодателю (при трудоустройства) или возвращена работнику (при увольнении, переводе, выходе на пенсию).
- ФИО работника — записывается полностью, без сокращений.
- Серия и номер трудовой книжки — переписываются точно так, как указано в документе. Если работник предоставляет дубликат, фиксируется его номер.
- Должность и структурное подразделение — отмечается, кем принят сотрудник и в каком отделе/филиале он будет работать.
- Основание для выдачи — указывается причина передачи документа работнику (например, увольнение по приказу №..., передача в другой филиал, оформление дубликата).
- Подпись сотрудника — ставится, когда трудовая книжка возвращается ему в руки. Без подписи в этой графе передача документа считается недоказанной.
- Подпись ответственного лица — обычно кадрового специалиста, который ведёт учёт трудовых книжек.
- Подпись руководителя ставится в конце книги, когда документ закрывается, либо при ежегодном подведении итогов.
Если из-за утраты или порчи оригинала выдаётся дубликат, это тоже отражается в книге. Записи ведутся строго в хронологическом порядке, исправления не допускаются — при ошибке делается корректирующая запись с пояснением. В конце книги обязательно указывается общее количество внесённых записей, а каждый лист прошивается, нумеруется и скрепляется печатью организации. Для удобства заполнения документа можно скачать образец. Штрафы за отсутствие книги по ст. 5.27 КоАП РФ (от 30 000 до 50 000 рублей для организаций и от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц).
