Докладная записка — это служебный документ, с помощью которого сотрудник сообщает руководителю о проблеме, происшествии, нарушении или предлагает, как решить рабочую ситуацию. Её оформляют письменно, чтобы официально зафиксировать факт и запустить нужные действия — от внутреннего разбирательства до изменений в процессах компании.
Чёткой формы для докладной нет, но её оформление опирается на правила делопроизводства и статьи 192 и 193 Трудового кодекса РФ. Они регулируют дисциплинарные проступки и порядок получения объяснений от работника.
Докладную записку составляют, когда:
- Сотрудник нарушил дисциплину: опоздал, прогулял или повёл себя недопустимо.
- Произошёл инцидент: поломка, авария, кража.
- Нарушены правила техники безопасности.
- Нужно официально зафиксировать событие для кадровой службы или бухгалтерии.
Докладную можно составить в свободной форме, но она должна содержать:
- ФИО и должность руководителя.
- ФИО и должность автора.
- Название — «Докладная записка».
- Дату и место происшествия.
- Чёткое описание ситуации: что случилось, кто был участником, к чему это привело.
- Предложения, что делать дальше.
- Дату и подпись автора.
Пишите чётко и по делу, избегайте лишних слов. Главное — изложить факты спокойно и понятно. Если речь идёт о нарушении, приложите подтверждающие документы: объяснительные, акты, фото и другие доказательства.
Докладная — инструмент, который помогает разобраться в ситуации и действовать по закону. Оформите её грамотно — и защитите и себя, и бизнес. Особенно, если дело дойдёт до трудовой инспекции или суда.
