Дефектный акт — это документ, в котором фиксируют неисправности оборудования или других основных средств (ОС). Его составляют, чтобы оформить ремонт или списание имущества, а также подтвердить техническое состояние для бухгалтерии и налоговой.
Чтобы оформить документ, обычно используют форму дефектного акта № ОС-16. Но компания может утвердить собственный бланк, если в нём есть все обязательные реквизиты.
В каких случаях нужен дефектный акт
Дефектные акты составляют:
- Если техника выходит из строя и требует ремонта.
- Нужно документально подтвердить неисправность для списания оборудования.
- Организация хочет системно учитывать состояние основных средств.
Например, в офисе перестал работать принтер. Чтобы отправить его в сервис, составляют дефектный акт на ремонт, где фиксируют неисправность и дату осмотра.
Как правильно составить дефектный акт
Правильно оформленный дефектный акт содержит следующие разделы:
- Шапка документа — название организации, дата и номер акта, основание для составления.
- Информация об объекте — название оборудования, его серийный номер и модель, место установки и условия эксплуатации.
- Описание дефектов — конкретные неисправности, при каких обстоятельствах их выявили, подтверждения дефектов.
- Рекомендации комиссии и подписи — ответственные лица решают, что делать дальше, и подписывают документ.
В состав комиссии обычно входят:
- Руководитель организации — подтверждает факт осмотра и согласие с выводами комиссии.
- Сотрудники, которые осматривают оборудование и фиксируют неисправности.
- Внешняя экспертная организация — привлекается только при необходимости, например, если нужна независимая оценка.
На что обратить внимание при заполнении
Чтобы правильно оформить дефектные акты, важно соблюдать несколько правил:
- Указывайте точные данные об оборудовании: полное наименование техники, серийный номер, модель, место установки и дату ввода в эксплуатацию.
- Подробно описывайте все дефекты и возможные причины. Например: «Принтер не включается, индикатор питания не горит, слышен щелчок реле».
- Указывайте актуальную дату и номер дефектного акта на списание или ремонт.
- Обязательны подписи ответственных лиц: руководителя организации, членов комиссии или специалиста, который проводил осмотр.
- Для нескольких объектов можно оформить общий акт, где часть техники направляют на ремонт, а часть — на списание.
Дефектные акты помогают контролировать состояние основных средств, правильно оформлять ремонт или списание оборудования, а также подтверждают данные для бухгалтерии и налоговой.
После скачивания шаблона вы сможете заполнить дефектный акт на ремонт или списание самостоятельно, следуя рекомендациям и примерам выше.
