Авансовый отчёт по форме АО-1 — документ, который заполняет работник, когда он получил деньги на рабочие нужды. Например, чтобы купить материалы или оплатить гостиницу в командировке.
Сотрудник заполняет бланк, когда потратил выданные под отчёт деньги в срок, который установил руководитель компании. Например, после возвращения из командировки сотрудник должен отчитаться о расходах в течение трёх дней и передать в бухгалтерию все чеки и квитанции. Если остались лишние деньги, их возвращают в кассу, а если суммы не хватило, организация компенсирует перерасход.
В форме АО-1 подробно указывают, куда были потрачены деньги. Это помогает бухгалтерии следить за расходами.
В бланке авансового отчёта указывают:
Реквизиты организации:
- наименование организации;
- коды по ОКПО и ОКУД.
Реквизиты авансового отчёта:
- номер и дата составления;
- сумма отчёта, утверждённая руководителем.
Данные подотчётного лица:
- ФИО и должность;
- структурное подразделение;
- табельный номер;
- назначение аванса (например, «на командировочные расходы»).
Финансовые показатели:
- предыдущий аванс: остаток или перерасход;
- полученный аванс: сумма, полученная наличными или на расчётный счёт;
- израсходовано: расходы, подтверждённые документами;
- остаток или перерасход: разница между полученным авансом и израсходованной суммой.
Приложения:
- На оборотной стороне формы АО-1 должен быть перечень подтверждающих документов (чеки, квитанции, билеты) с указанием суммы.
Подписи:
- подпись работника;
- подписи бухгалтера и руководителя организации с расшифровкой.
С 2013 года форма АО-1 стала необязательной. Организации могут составить свой шаблон, исходя из учётной политики — внутренних правил, как вести бухгалтерский и налоговый учёт. Также можно скачать готовый образец для удобства.
