Акт приёма-передачи конфиденциальной информации — это документ, который фиксирует факт передачи сведений от одной стороны к другой. Его составляют, когда компании обмениваются важными сведениями: коммерческими тайнами, проектными наработками, базами клиентов или технологическими решениями. Такой документ нужен, чтобы исключить спорные ситуации.
Без акта нельзя доказать, что информация действительно передавалась. Это особенно важно в случае конфликтов или утечек: если факт передачи подтверждён, можно установить, кто и в какой момент получил доступ к данным.
Однако акт без договора о неразглашении не может обеспечить защиту интересов — обязанности сторон прописываются в соглашении о неразглашении (NDA) или основном договоре.
Что включает акт
Документ составляется в свободной форме, но в любом случае должен содержать:
- Общие сведения о сторонах. Названия компаний, ФИО представителей, их должности и реквизиты.
- Список информации, которая передаётся. Например, файлы, отчёты, базы данных. Чем точнее и детальнее составлен список, тем проще защитить интересы сторон.
- Указание на характер сведений. Если это конфиденциальная или служебная информация, в документе это должно быть чётко указано.
- Порядок доступа и хранения. Кто и на каких условиях может использовать полученные данные.
- Дата и место подписания, подписи сторон.
Документ рекомендуется хранить менее 5 лет либо до окончания срока действия NDA.
Зачем нужен акт
Такой документ выполняет несколько функций:
- Подтверждает сам факт передачи и закрепляет состав данных.
- Определяет ответственность сторон за сохранность и защиту конфиденциальной информации.
- Помогает в случае споров: если одна из сторон нарушит правила использования данных, можно сослаться на акт.
- Упрощает внутренний контроль, особенно в компаниях, где много проектов и сотрудников имеют доступ к разным видам сведений.
При оформлении акта стоит учитывать:
- Чем конкретнее описан объём и состав информации, тем надёжнее защита сторон.
- Если документ касается конфиденциальной или коммерческой тайны, важно закрепить порядок хранения и доступ только для уполномоченных лиц.
- Обычно акт оформляют вместе с договором NDA, который закрепляет обязательства сторон не раскрывать доступ к информации третьим лицам.
Скачайте акт приёма-передачи конфиденциальной информации, чтобы снизить риски при работе с ценными данными.
