Это документ, который фиксирует факт отсутствия сотрудника в рабочее время. У документа нет чёткой формы, всё зависит от внутренних правил и распоряжений компании.
Для чего нужен акт:
- Зафиксировать отсутствие сотрудника в кадровых документах.
- Иметь доказательство при проверках и дисциплинарных разбирательствах.
- Оформить дисциплинарное взыскание или скорректировать график работы.
- Планировать задачи команды и поддерживать трудовую дисциплину.
Такой документ помогает работодателю вести внутренний учёт, следить за трудовой дисциплиной и при необходимости оформлять взыскания за нарушения.
Когда оформляется акт
Акт об отсутствии на рабочем месте оформляют в тот же день, когда сотрудник не появился на работе без уважительной причины. После составления акта у работника запрашивают письменное объяснение, на что у него есть два рабочих дня (ст. 193 Трудового кодекса).
Акты об отсутствии на рабочем месте составляют в таких случаях:
- Прогул.
- Опоздание.
- Игнорирование графика выхода на работу.
- Другие ситуации, когда важно зафиксировать отсутствие сотрудника.
Без акта не получится привлечь работника к ответственности.
При подготовке акта об отсутствии на рабочем месте важно:
- Оформить документ в день отсутствия работника.
- Не составлять документ задним числом.
- Использовать конкретные формулировки и описывать факты.
- Поставить подписи составителя и свидетелей.
Обычно акт составляет прямой руководитель сотрудника или специалист отдела кадров. Чтобы документ имел юридическую силу в суде, его должны подписать как минимум два свидетеля.
Что указывают в акте
В акте об отсутствии сотрудника фиксируют:
- Дату и точное время отсутствия.
- Место, где сотрудник должен был находиться.
- ФИО и должность работника.
- Возможную причину отсутствия сотрудника, если она известна.
- Подписи составителя и свидетелей.
Добавьте этот документ в личное дело сотрудника. Скачайте готовый бланк акта об отсутствии на рабочем месте, чтобы соблюсти требования закона и внутренние правила организации.
