Акт об отказе дать письменное объяснение — это документ, который фиксирует случай, когда сотрудник отказывается письменно объяснить конкретную ситуацию на работе. Например, опоздание, прогул, нарушение трудовой дисциплины, ошибки в работе или несоблюдение правил техники безопасности. Такой акт помогает работодателю зафиксировать отказ и создать доказательную базу для дисциплинарного разбирательства, внутреннего расследования, проверки или применения взыскания.
Акт об отказе работника дать письменные объяснения обычно оформляет руководитель или специалист отдела кадров. В некоторых ситуациях нужны свидетели. Ими могут стать коллеги или начальники подразделений.
Прежде чем составлять акт, работодатель должен запросить у сотрудника письменное объяснение. Согласно ст. 293 Трудового кодекса, у работника есть два рабочих дня на его подготовку. Акт об отказе составляют только по истечении этого срока, если объяснение так и не было получено.
Документ составляют, если сотрудник:
- Нарушает трудовую дисциплину.
- Наносит материальный ущерб компании.
- Не соблюдает внутренние правила или инструкции.
В документе обычно отражают такие сведения:
- Дата, время и место его оформления.
- ФИО и должность сотрудника, который отказался давать объяснения.
- Информация о тех, кто составил акт и кто был свидетелем ситуации.
- Основание, по которому от работника требовалось объяснение. Например: «Основание: требование письменного объяснения от сотрудника в связи с нарушением трудовой дисциплины (отсутствие на рабочем месте 22.09.2025 с 09:00 до 13:00)».
- Подробная запись самого отказа. Например: «Работник заявил, что не будет предоставлять объяснения, и покинул кабинет».
Каких ошибок стоит избегать при составлении акта:
- Не записывайте отказ задним числом — фиксируйте его сразу.
- Не используйте общие формулировки — описывайте конкретные факты и обстоятельства.
- Не забывайте подписи — акт подписывают составитель и свидетели, если они есть.
- Всегда указывайте точную дату и время.
- Не игнорируйте акт, если сотрудник покидает рабочее место — факт отказа всё равно нужно зафиксировать.
Правильно оформленный акт об отказе дать письменное объяснение помогает работодателю защитить свои права, использовать документ при проверках, дисциплинарных разбирательствах и взысканиях.
После составления акт прикрепляют к личному делу сотрудника и хранят вместе с другими документами внутреннего расследования. Такие акты нужно хранить в организации 3 года. Вы можете сразу скачать готовый образец и использовать его, чтобы корректно зафиксировать отказ сотрудника.
