Всё по полочкам: как провести инвентаризацию в рознице

У Пети небольшой магазин подарков. На полках — свечи, чашки, игрушки и другие мелочи. Как и в любом бизнесе, дел хватает: принять товар, помочь покупателям, оформить продажу.

Петя уже давно не проверял, что лежит на складе и совпадает ли это с учётом. Однажды он замечает: по документам должно быть 25 чашек с котиками, а в зале — только 22. Это значит, самое время провести инвентаризацию.

Инвентаризация — это пересчёт всех товаров и сверка данных с учётом. Сотрудники считают, что есть в магазине и на складе, и сравнивают с записями в системе. Так находят недостачи или излишки. Обычно проверки проводят в выходные или ночью, когда нет покупателей.

Что проверяют при инвентаризации

При инвентаризации в рознице проверяют всё, что числится на балансе магазина и влияет на прибыль.

 Это не только товары, но и другое имущество:



• Торговое оборудование и техника — кассовые аппараты, весы, терминалы, холодильники, планшеты, мониторы.
• Деньги — наличные в кассе, средства на онлайн-кассах и депозитах, подарочные сертификаты.
• Материалы и упаковка — пакеты, ленты, плёнка, расходники для торгового зала.
• Чужие ценности — имущество на ответственном хранении у магазина, например, в аренде или лизинге.

Магазин обязан подтвердить налоговой наличие, состояние и стоимость всего имущества, которое отражено в бухгалтерском учёте.

Когда проводить инвентаризацию

Без инвентаризации бухгалтерский баланс нельзя считать достоверным — он не показывает реальное состояние имущества. Предприниматель обязан сверять учётные данные с фактическими. Это требование закреплено в Положении по ведению бухгалтерского учёта.

Согласно п. 15 ФСБУ 28/2023, проводить проверки необходимо в следующих ситуациях:



• Перед сдачей годовой отчётности — чтобы убедиться, что все данные отражены корректно.
• Когда передают, продают или выкупают имущество — чтобы подтвердить его наличие и состояние.
• При смене материально ответственного лица — чтобы передать имущество другому сотруднику.
• При кражах, хищениях или порче имущества — чтобы зафиксировать ущерб и определить виновных.
• После пожара, аварии, стихийного бедствия или другой ЧС — чтобы оценить последствия и подтвердить утраты.
• Когда компанию реорганизуют или ликвидируют — чтобы сверить имущество с данными учёта.

Если вы ИП на УСН или патенте, вести бухгалтерский учёт не обязательно. Но следить за остатками важно — так вы будете знать, сколько товара осталось, что продано и что нужно закупить.

Плановая инвентаризация

Точных сроков для проверок нет, поэтому бизнес сам определяет, как часто их проводить. Чтобы не устраивать хаос перед отчётностью, составьте график инвентаризаций и закрепите его внутренним приказом.

Обычно предприниматели проводят проверки раз в квартал или полгода. Чем больше оборот и ассортимент — тем чаще.

Раз в год:



• Товары на складах.
• Сырьё и материалы.
• Капитальные вложения.
• Незавершённое производство.
• Основные активы и оборудование.

Дважды в год:



• Драгоценные металлы и камни.
• Расчёты с дебиторами и кредиторами.

Ежемесячно:



• Продовольственные товары.
• Продукты и тара в розничных магазинах.
• Выручка, депозиты и бланки строгой отчётности.

Реже:

• Основные средства с низким оборотом, например, мебель, кассовые аппараты, холодильники — раз в три года.
• Библиотечные и архивные фонды, например, инструкции, каталоги, отчёты и другие материалы — раз в пять лет.

Согласно п. 16 ФСБУ 28/2023, предприятия в особых условиях, например, на Крайнем Севере, могут проводить инвентаризацию в период, когда склады и помещения хранят минимальные остатки. Это снижает нагрузку на производство и логистику.

Внеплановая инвентаризация

Иногда проверки проводят вне графика.

Это нужно, если возникают непредвиденные ситуации, например:



• Подозрение на кражу или пересортицу.
• Сбой в программе учёта.
• Переезд магазина или смена склада.
• Смена материально ответственных лиц.

Как подготовиться к инвентаризации

В малом бизнесе подготовка требует меньше ресурсов, чем на крупных предприятиях, но порядок остаётся тем же. Разберём, что нужно для проведения самостоятельной инвентаризации.

Шаг 1. Создать инвентаризационную комиссию

Комиссия проводит инвентаризацию и оформляет по ней документы. В состав включают независимых сотрудников, чтобы результаты были объективными. Правила формирования комиссии закреплены в п. 19–22 ФСБУ 28/2023.

Когда компания расширяет розницу, важно выстроить общие правила учёта. Можно создать несколько комиссий для разных торговых точек и распределить обязанности между ними.

Чтобы сформировать комиссию, руководитель должен выполнить следующие действия.

Издать приказ по форме ИНВ-22 о проведении проверки. Это главный внутренний документ, с которого начинается инвентаризация. В нём фиксируют сроки и объекты проверки, а также ФИО ответственных лиц.

Назначить председателя и секретаря. Председатель координирует работу комиссии, подписывает акты и контролирует подсчёты. Секретарь ведёт документацию, фиксирует результаты и протоколы.

Подобрать членов комиссии. Участники должны быть компетентны в учёте и не состоять в прямом подчинении у материально ответственных лиц.

При необходимости в комиссию приглашают эксперта по специфическому имуществу, например, технолога, кладовщика или специалиста по драгоценным металлам. Его задача — подтвердить состояние ценностей.

В некоторых случаях комиссию можно не создавать. Например, если в организации работают только руководитель и бухгалтер или проверку проводят под контролем внешнего независимого аудитора.

Внешним независимым аудитором может быть аудиторская фирма или частный аудитор, если они входят в реестр аудиторов и аудиторских организаций. Их приглашают, когда нужно подтвердить достоверность учёта, проверить сотрудников или подготовиться к налоговой проверке.

Шаг 2. Подготовить документы

Инвентаризационная опись в двух экземплярах по форме ИНВ-3, чтобы учесть товары в наличии.

Акт о списании продукции по форме ТОРГ-16.

Сличительная ведомость в двух экземплярах по форме ИНВ-19. Её заполняют члены комиссии.

Расписка ответственного. Подписывается подчинённым, чтобы подтвердить сдачу первичных документов. Это правило прописано в п. 27 ФСБУ 28/2023.

Акты приёмки и передачи, чтобы зафиксировать состояние имущества при передаче новому владельцу.

Акт инвентаризации за товары в пути по форме ИНВ-6, чтобы учесть товары, которые уже оплатили, но ещё не доставили в магазин.

Формы Госкомстата № 88 необязательны. Компания может использовать собственные шаблоны, если в них есть обязательные реквизиты из ст. 9 № 402-ФЗ.

Шаг 3. Подготовить места хранения

Перед началом инвентаризации приведите в порядок все помещения, где хранятся товары, материалы или деньги: на складе, в кассе, торговом зале.

Чтобы подготовить места хранения:



• Разложите все ценности так, чтобы их было удобно пересчитывать.
• Уберите посторонние предметы и освободите доступ к каждому месту хранения.
• Проверьте, что все товары промаркированы, а документы на них оформлены и под рукой.

Если проверка занимает несколько дней, ограничьте доступ к складам: опечатайте двери, установите видеонаблюдение или поставьте охрану. Это поможет защитить имущество.

Шаг 4. Предупредить материально ответственных лиц

Ими могут быть:

• Кладовщики, кассиры, завскладами.
• Руководители коллективов или бригад.
• Другие сотрудники, которым доверено имущество.

Заранее предупредите ответственных о дате и объекте проверки, чтобы они успели подготовить документы и сверить учёт. Если инвентаризация внезапная, сотрудников можно не предупреждать, но участвовать они должны обязательно.

Как провести инвентаризацию в 2025 году

Перед проверкой сотрудники готовят товарно-материальные ценности (ТМЦ), проверяют их целостность и наличие первичных документов.

К ним относятся:



• Накладные. 
• Приходно-расходные ордеры.
• Отчёты о движении активов.

Комиссия получает документы и ставит на них пометку «До инвентаризации», чтобы видеть, какие операции прошли до начала проверки, а какие — после.

Шаг 1. Пересчитать товар и заполнить инвентаризационную опись

Комиссия пересчитывает все единицы розницы, опираясь на п. 24, 25 и 28 ФСБУ 28/2023.

Товары в упаковке считают по документам с выборочной проверкой.

Сыпучие и жидкие продукты измеряют по весу, объёму или обмеру с помощью мерной тары.

При большом объёме ТМЦ пересчитывают частями, затем данные сверяют в конце рабочего дня.

Для крупных партий пересчёт проводят поэтапно, например, по категориям или секциям склада.

В небольших магазинах товар пересчитывают вручную по инвентаризационной описи или через программу учёта.

Чтобы подтвердить результаты проверки, используют простые способы фиксации:



• Фото или видео с телефона — например, если пересчитывают витрину с мелким товаром или остатки на складе.
• Сканирование штрихкодов — современная альтернатива ручной записи по ведомости, ускоряет процесс и снижает вероятность ошибок.

Главное — сохранить доказательства, особенно если есть расхождения. Фото и ведомости прикладывают к акту инвентаризации или хранят вместе с отчётом не менее пяти лет.

После пересчёта комиссия заполняет инвентаризационную опись по форме ИНВ-3 в двух экземплярах. Один — для бухгалтерии, второй — для материально ответственного лица.

В описи указывают:

• Название и описание товара.
• Количество по номенклатуре и единицам измерения.
• Общее количество продукции прописью и их номера.
• Расписку материально ответственного лица о проверке.
• Итоговые суммы.
• Подписи участников комиссии.

Одновременно с этим сотрудники проверяют читаемость штрихкодов и целостность упаковки. Испорченные, просроченные или повреждённые товары выделяют отдельно — позже их спишут по акту и утилизируют.

Шаг 2. Сверить данные учёта с фактическими остатками

После подсчёта результаты проверки сравнивают с бухгалтерскими документами. Здесь и выясняется, где есть недостачи и излишки.

Причины расхождений бывают разные:



• Сбой программы учёта.
• Ошибки при вводе данных в систему.
• Кража или пересортица.

Иногда при пересчёте оказывается, что одного товара не хватает, а другого — столько же лишнего. Если эти товары закреплены за одним сотрудником и относятся к одной группе, излишек можно зачесть вместо недостачи. Возможно, часть товаров просто перепутали по наименованию.

Шаг 3. Оформить сличительную ведомость

Бухгалтер заносит все расхождения в сличительную ведомость по форме ИНВ-19. В ней отмечают, где есть излишки, а где — недостачи.

Если есть недостача, нужно выяснить причины и решить, кто будет нести за это ответственность. Иногда разница объяснима: например, товар испортился или его списали, но забыли внести в учёт.

Оформление результатов

Для некоторых активов нужны дополнительные документы:



• Акты обмеров — для зданий, помещений, земельных участков.
• Технические расчёты — для весовых, сыпучих или наливных товаров.
• Письменные объяснения материально ответственных лиц в свободной форме, если есть недостачи. Это требование п. 2 ст. 247 ТК РФ.

Испорченные или просроченные товары заносят в отдельную ведомость. После проверки составляют акт на списание и указывают причину: порча, повреждение упаковки или истечение срока годности.

Результаты инвентаризации фиксируют в бухучёте по состоянию на дату проверки:



• Излишки отражают как доход компании или ставят на учёт на складе.
• Недостачи списывают в расходы или возмещают за счёт сотрудника, если его вина подтверждена документально.
• Потери в пределах норм естественной убыли включают в расходы на производство или торговлю.
• Испорченные, но пригодные к продаже товары, переоценивают — их стоимость снижается через процедуру обесценения.

Все акты и ведомости подписывают члены комиссии и материально ответственные лица. Без этих подписей результаты проверки не имеют юридической силы.

Если в документах есть ошибки, их исправляют только в присутствии всех участников комиссии и ответственного сотрудника. Пустые строки в формах перечёркивают, чтобы исключить подделки и приписки.

Ответственность и риски при нарушениях

Если инвентаризацию проводят с нарушениями, компания рискует получить штрафы и претензии от налоговой.

Основные риски:



Финансовые санкции — штраф до 40 000 рублей за недостоверную бухгалтерскую отчётность по ст. 120 НК РФ.

Административная ответственность — для должностных лиц штраф до 20 000 рублей или дисквалификация до двух лет по ст. 15.11 КоАП РФ.

Репутационные риски — особенно при обязательном аудите незасчитанный товар может исказить отчётность и вызвать проблемы с проверкой.

Чтобы избежать нарушений:

• Вовремя проводите инвентаризацию по утверждённому графику, например, каждые три месяца.
• Фиксируйте порядок проведения проверки в учётной политике и локальных актах.
• Назначьте компетентную комиссию и грамотно оформляйте документы.
• Каждый акт проверки прикладывайте к бухгалтерским документам и храните не менее пяти лет.

Инвентаризация — важная часть внутреннего контроля. Чем точнее учёт, тем меньше рисков для бизнеса.