Все работодатели обязаны вести воинский учёт — это официальное требование законодательства. В каждой организации за это отвечают конкретные специалисты или отделы, назначенные руководством. Ответственные должны готовить отчётность для отправки в военкомат, сообщать сотрудникам о получении повесток, оформлять для сотрудников бронь.
В статье мы расскажем про конкретные рекомендации по ведению воинского учёта в организациях, какие компании должны вести учёт и кого это касается по закону.
Для чего нужен воинский учёт в компании
Основная цель воинского учёта — собирать информацию о военнообязанных гражданах, работающих в компании, и передавать отчётность в военкомат.
Регистрировать военнообязанных нужно, чтобы военкоматы знали численность и характеристики потенциального воинского состава. В первую очередь это важно для государства. Эффективная система воинского учёта даёт понять, сколько всего людей, потенциально готовых участвовать в военных действиях, есть в стране и в каких регионах они проживают. Законодательную базу с конкретными рекомендациями по учёту можно найти в ФЗ № 53.
Есть два вида воинского учёта:
- Общий. Его ведут большинство компаний.
- Специальный. На него ставят граждан, у которых есть бронь: например, сотрудников внутренних органов, противопожарной службы, службы исполнения наказаний, а также сотрудников предприятий оборонно-промышленного комплекса, ОПК.
Работники с бронью освобождены от призыва и службы — за счёт этого компания может работать без сбоев, не испытывая дефицита кадров.
Отсрочка — не синоним брони и не требует спецучёта. Так, в 2026 году отсрочку могут получить IT-специалисты из аккредитованных компаний, если у них есть профильное образование, а их суммарный стаж работы в аккредитованных компаниях больше 11 месяцев.
Ключевое отличие отсрочки в том, что она закрепляется за конкретным человеком, а не за должностью, тогда как бронь — наоборот. Если сотрудник, работающий на должности с бронью, уволится, бронь перейдёт к тому, кто придёт на его место.
Обычно воинским учётом в компании занимаются сотрудники отдела кадров.
Они создают и обновляют документы по учёту, а ещё сообщают работникам о повестках. Эти обязанности прописываются в должностных инструкциях и приказах руководства. Сколько человек должны заниматься учётом — зависит от количества военнообязанных сотрудников. Но ведение воинского учёта можно передать и на аутсорс.
Кого касается
Учёту подлежат все мужчины, граждане РФ, постоянно проживающие на территории страны и не освобождённые от службы в вооружённых силах. Учёт касается и женщин с военно-учётными специальностями, сокращённо — ВУС: медиков, работниц связи, специалисток по картографии.
Форма трудоустройства при этом значения не имеет: сотрудники, работающие по совместительству или на неполной ставке, также подлежат воинскому учёту.
Воинскому учёту подлежат только сотрудники, оформленные по трудовому договору. Специалистов, которые проходят производственную практику, на учёт не ставят.
Вот полный список категорий граждан, которых касается учёт:
- Мужчины призывного возраста — от 18 до 30 лет — не уволенные в запас.
- Мужчины в запасе.
- Освобождённые от службы или не служившие мужчины.
- Мужчины и женщины, окончившие вузы с военной кафедрой.
- Мужчины и женщины, прошедшие альтернативную гражданскую службу.
- Женщины с ВУС.
Воинский учёт ведётся, пока гражданин находится в запасе. Мужчины пребывают в запасе максимум до 70 лет, женщины — до 50 лет. Реальный же срок зависит от воинских званий и разрядов. Например, у старших офицеров действует ограничение 65 лет, а у младших офицеров — 60 лет.
Есть и категории, которых воинский учёт не касается:
- Освобождённые от призыва по медицинским показаниям.
- Женщины без военной специальности.
- Граждане РФ, постоянно живущие за рубежом.
- Граждане до 17 лет и старше 70 лет.
- Граждане других стран.
- Уволенные в запас сотрудники ФСБ — за их учёт отвечает отдельная организация.
С 2026 года призыв на срочную службу стал круглогодичным: понятия «осеннего и весеннего призыва» больше нет. По новым правилам военнообязанный гражданин может получить повестку в любой день года. Отправка на службу будет происходить как и раньше, дважды в год.
Как правильно организовать учёт
Общего регламента постановки компании на учёт нет. В разных городах и регионах военкоматы составляют свои инструкции.
Если вы только открыли бизнес или ранее не занимались учётом, вам или сотруднику, которому вы поручили эту задачу, для постановки компании на учёт нужно прийти в военкомат по месту регистрации юрлица. Сотрудники военкомата объяснят, что нужно сделать, чтобы поставить компанию на учёт, и какие нужны документы.
Универсальный список документов такой:
- Учредительные документы юрлица (копии).
- Карточка регистрации (заполняется по форме 18).
- Приказ руководства об организации воинского учёта.
Список военных организаций есть на сайте Минобороны. Если в вашем населённом пункте нет военкомата, проконсультируйтесь в администрации города. Вам подскажут, в какую военную организацию поблизости можно обратиться.
Если у компании есть подразделения, ставить каждый из филиалов на отдельный учёт не нужно.
Ответственность за ведение воинского учёта лежит на руководителе организации, уполномоченных сотрудниках и их заместителях. Приказы руководства, которые относятся к воинскому учёту, согласуются в военкоматах.
Также в офисе нужно оборудовать под хранение документов отдельное помещение, доступ к которому будут иметь только ответственные за воинский учёт сотрудники.
Инструкция по ведению воинского учёта в компании
Определите, кого касается воинский учёт
Для начала нужно определить, какие работники подлежат воинскому учёту, а кто от него освобождён. Подробнее о категориях граждан, которые подлежат и не подлежат учёту, мы рассказывали в разделе «Кого касается».
Назначьте сотрудников
Номинальное ответственное лицо — руководитель компании, но обычно ведением дел занимаются сотрудники, которым руководство делегирует эту функцию. Количество ответственных сотрудников зависит от того, сколько работников в штате подлежит учёту.
Общие рекомендации по количеству ответственных:
- До 500 человек: достаточно одного сотрудника, совмещающего задачи по ведению воинского учёта с другими обязанностями.
- 500–2000 человек: документами занимается отдельный сотрудник, не занятый никакими другими задачами.
- 2000–4000 сотрудников: нужно минимум два сотрудника, занимающихся только учётом.
- От 4000 человек: по одному специалисту на каждые 3 тыс. сотрудников.
Перед ответственными сотрудниками будут стоять такие задачи:
- Ведение номенклатуры дел — системы распределения документов по папкам — и журнала проверок.
- Обновление карточек сотрудников.
- Проверка у работников документов, касающихся воинского учёта.
- Оформление направлений в военкомат.
- Сообщение о присланных повестках.
- Ведение базы данных в цифровом виде.
- Аудит ведения воинского учёта.
- Подготовка отчётов и других бумаг для военкомата.
Составьте план работы по ведению воинского учёта
В годовой план нужно занести все действия внутри организации, связанные с ведением воинского учёта.
План по ведению воинского учёта должен быть:
- Зарегистрирован сотрудником, отвечающим за документооборот.
- Пронумерован.
- Прошнурован.
- Заверен подписями гендиректора и военного комиссара.
Продумайте систему учёта
Руководству и ответственным лицам нужно продумать систему документооборота. Понадобится минимум три папки.
- Нормативные акты — законы, приказы руководства и инструкции. С этими бумагами могут ознакомиться сотрудники.
- Переписка с военкоматом — переписка с представителями организации и все относящиеся к ней документы.
- Картотека — карточки со всеми данными военнообязанных сотрудников.
Также нужно завести журнал проверок: туда будут записываться сведения о проверках со стороны военкомата.
Заполните карточки работников
Личные карточки сотрудников заполняются в бумажном и электронном виде по утверждённому шаблону, форме 18. Правила заполнения карточек едины для всех: нужно указывать только актуальную информацию и оперативно её обновлять.
Если сотрудник — призывник или военнообязанный, то карточку учёта нужно заводить сразу на этапе трудоустройства. Данные для карточки берутся из военного билета, который сотрудник приносит вместе с пакетом документов для оформления на работу.
Заполняя карточку, важно писать разборчиво, без зачёркиваний и сокращений — качество заполнения карточек проверяет военкомат во время выездной проверки. Графы «семейное положение», «место проживания» и телефон лучше заполнять карандашом: так вы сможете без проблем поправить информацию, если в ней будут изменения.
Чтобы с картотекой было проще работать, разбейте её на разделы:
- Призывники.
- Офицеры запаса.
- Солдаты и другие младшие чины запаса.
- Военнообязанные женщины.
Поддерживайте связь с военкоматом
Сведения о каждом сотруднике, подлежащем учёту, направляются в военкомат, к которому сотрудник относится по прописке. Уточнить адрес и контакты нужного военкомата можно на сайте Минобороны.
Постоянно обновляйте информацию
Ответственные сотрудники должны постоянно актуализировать все документы, относящиеся к воинскому учёту. Также необходимо сообщать в военкомат об изменениях в данных сотрудников, подлежащих учёту — например, о переходе сотрудника на другую должность или женитьбе.
Если военкомат присылает повестку, вы как работодатель обязаны сообщить об этом сотруднику не позднее чем за три дня до даты, указанной в повестке. Если сотрудник на больничном, в отпуске или работает удалённо, нужно составить акт о невозможности своевременного вручения повестки.
Контроль воинского учёта
За тем, как компании ведут воинский учёт, следят военкоматы, управляющие органы вооружённых сил и органы местного самоуправления. В инструкциях от военкоматов указано, какие проверки есть, кто может их проводить, как оценивать качество воинского учёта. Основная цель проверок — оценить корректность ведения учёта, а также изучить информацию о работниках, состоящих на учёте.
Военкоматы обязаны ежегодно проверять компании со штатом от 500 работников. Более мелкие компании проверяют с периодичностью раз в три года. О проверках военкоматы сообщают заранее — до 31 декабря текущего года, если проверка планируется в следующем году, а повторное уведомление присылают за пять дней до проверки.
Ответственность за несоблюдение правил ведения воинского учёта
Если компания нарушает требования к ведению воинского учёта, штрафы грозят не только компании, но также генеральному директору и от ответственным лицам. Нарушения рассматриваются военкоматом, и он же определяет размер штрафа.
Точно определить вероятность получить штраф нельзя: в открытом доступе нет базы нарушений. Зато понятно, какие штрафы потенциально возможны.
- Для физлиц: 40 000–80 000 рублей.
- Для малых предприятий: 175 000–250 000 рублей.
- Для крупных предприятий: 350 000–500 000 рублей.
