Транспортная экспедиция: что это и как правильно оформить документы

Транспортная логистика — обязательная опция для компаний любого масштаба. Товары нужно доставлять на склад, клиенту или между регионами. Чтобы организовать перевозку правильно, предприниматели обращаются в транспортно-логистическую компанию или к ИП, которые предоставляют экспедиторские услуги.

Экспедитор берёт на себя подготовку и контроль перевозки: выбирает маршрут, оформляет документы и следит за безопасностью груза. Разберём, что такое транспортная экспедиция (ТЭ), чем она отличается от обычной перевозки и кому может понадобиться экспедитор для перевозки грузов.

В чём отличие от перевозки

Иногда термин «транспортная экспедиция» путают с перевозкой, потому что оба процесса связаны с доставкой груза. Рассмотрим основное отличие транспортной экспедиции от перевозки.

ТЭ — это организация перевозки груза: экспедитор оформляет документы, контролирует движение товара и следит, чтобы всё соответствовало законодательству.

Перевозка — это сам процесс доставки груза от отправителя к получателю, который выполняет перевозчик.

Функции транспортной экспедиции

Экспедитор планирует движение товара, выбирает оптимальные маршруты и следит за тем, чтобы доставка происходила вовремя. Он контролирует состояние груза на всём пути, что особенно важно для хрупких или дорогостоящих товаров.

Транспортная экспедиция организует перевозку так, чтобы груз шёл наиболее рациональным маршрутом и подходящим транспортом, но важно помнить, что это зависит от компетентности экспедитора и конкретной логистической схемы.

За счёт ТЭ:



• Сокращается простой транспорта и ожидание на складах.
• Снижаются расходы на топливо.
• Ускоряется доставка.

Кто задействован в транспортной экспедиции

Основные участники процесса:

• Отправитель — лицо, передающее груз экспедитору на доставку.
• Экспедитор — юрлицо или индивидуальный предприниматель, который организует перевозку и контролирует сроки доставки.
• Перевозчик — организация или ИП, который перевозит груз.
• Получатель — лицо, принимающее груз по прибытии.

Дополнительно в процессе транспортной экспедиции могут участвовать:



• Страховые компании — если груз застрахован на время перевозки. Например, компания отправляет дорогую электронику в другой регион, и страховая покрывает риски повреждения или потери.
• Складские операторы — помогают с хранением и перегрузкой товара на промежуточных этапах. Перегрузкой называют перенос груза с одного транспорта или точки хранения на другую. Например, товар приехал на фуре, его разгружают и отправляют дальше — в машину или на склад.
• Таможенные брокеры — участвуют, если груз пересекает границу. Например, компания импортирует комплектующие из другой страны, и брокер оформляет документы, чтобы груз прошёл растаможку.

Формы ТЭ

В зависимости от целей и типа груза используют разные формы транспортной экспедиции. Каждая форма подходит для определённых условий и помогает оптимально организовать доставку.

Автомобильная — экспедитор доставляет грузы автотранспортом. Это удобно для региональной доставки грузов.

Железнодорожная — экспедитор перевозит тяжёлые и крупногабаритные грузы поездами. Подходит для длинных маршрутов внутри страны, между странами ЕАЭС и другими государствами, где налажено ж/д сообщение. Например, Узбекистаном, Таджикистаном, Азербайджаном.

Морская — экспедитор отправляет контейнеры и крупные товары морским транспортом. Способ чаще всего применяется для международной перевозки.

Авиационная — экспедитор доставляет грузы самолётом. Вариант подходит для ценных товаров и тех, которые нужно быстро доставить на большое расстояние.

Мультимодальная — экспедитор комбинирует несколько видов транспорта, например, автомобиль + железная дорога + морской транспорт. Используется, когда нужно доставить груз на большие расстояния или разными видами транспорта.

Документы для оформления договора транспортной экспедиции

Чтобы оформить договор на оказание транспортно-экспедиционных услуг, вам нужно подготовить документы и передать их экспедитору.

Свидетельство о госрегистрации бизнеса. Его должен предоставить экспедитор и вы. Подтверждает, что компания официально зарегистрирована и действует законно. Оно нужно, чтобы правильно указать реквизиты юрлица или ИП в договоре.

Доверенность на представление интересов — если договор будет подписывать ваш представитель.

Счёт-фактура или инвойс на перевозимый товар — передаёте вы, чтобы зафиксировать стоимость и состав груза. Первый документ используется внутри страны и служит для учёта НДС. Второй документ применяют при международной доставке.

Упаковочный лист — важно составить вам и описать в нём содержимое и количество грузов. Он помогает при приёмке, перегрузке и доставке груза получателю.

Товарно-транспортная накладная. При передаче груза перевозчику вам нужно оформить ТТН, указав в ней, кто отправляет и кто получает груз, маршрут перевозки и характеристики товара. Накладная нужна, чтобы зафиксировать факт передачи товара и рассчитать оплату за услуги.

Сертификаты качества или соответствия товара — нужны для продукции, которая подлежит обязательной сертификации, например, продукты питания, лекарства, электроника. Основные документы, которые регулируют сертификацию — № 184-ФЗ, а также Постановление № 2425. В Постановлении указан список товаров, на которые нужны сертификаты и декларация соответствия.

Разрешения на перевозку опасных или крупногабаритных грузов — обязательны при транспортировке химических веществ, горючих материалов, тяжёлого оборудования. Приказ Минтранса РФ № 127 регулирует порядок выдачи спецразрешения, а сам перечень опасных товаров представлен в постановлении Правительства № 341.

Таможенная декларация и лицензии требуются при перевозке товаров через границу, если они подлежат особому контролю. Первый документ оформляется в соответствии с Таможенным кодексом ЕАЭС, а лицензии нужны для товаров, требующих специальных условий ввоза или вывоза, например, лекарств (ст. 47 № 61-ФЗ), алкоголя (ст. 18 № 171-ФЗ), некоторой техники (ст. 71 № 126-ФЗ). Документы обычно передают таможенному брокеру или экспедитору для удобства оформления.

Страховые полисы нужны, если груз застрахован. Полис передаёт заказчик экспедитору или перевозчику для подтверждения страховой защиты груза.

Как заполнять транспортно-экспедиционный договор

Важно понимать суть договора транспортной экспедиции: он определяет обязанности экспедитора, права отправителя и порядок взаимодействия сторон.

Предмет сделки

В этом разделе фиксируют обязанности экспедитора.

Например: «Экспедитор организует перевозку груза от отправителя к получателю, подбирает перевозчика, оформляет необходимые документы и контролирует, чтобы условия доставки соблюдались».

Укажите, какие конкретно услуги включает работа: транспортировка, хранение, страхование груза, оформление таможенной документации, сопровождение и другие задачи. Это поможет избежать недопонимания между сторонами.

Ответственность экспедитора

Опишите, за что он отвечает, например: «Экспедитор отвечает за организацию перевозки в соответствии с договором и действующим законодательством».

Также стоит уточнить, когда его ответственность ограничена. Например, при форс-мажоре, повреждении груза по вине перевозчика или неправильном оформлении документов отправителем.

Оплата

Раздел об оплате делает условия прозрачными для обеих сторон.

Например: «Экспедитор получает 5% от стоимости перевозки, но не менее 10 000 рублей. Оплата происходит в течение 5 рабочих дней после подписания акта выполненных работ».

Пропишите способы оплаты, валюту и порядок компенсации дополнительных расходов: страхования, хранения, таможенных сборов.

Претензии

Опишите, как клиенты и отправители подают претензии и как их рассматривают: «Претензии по качеству услуг принимают в письменной форме в течение 10 рабочих дней после выявления недостатков».

Укажите, кто рассматривает претензии, сроки ответа и порядок урегулирования споров — через переговоры или арбитраж.

Изменение условий соглашения

Пропишите, в каком случае стороны договора транспортной экспедиции могут менять условия в документе: «Изменения и дополнения действуют только при письменном согласовании обеими сторонами».

Предусмотрите возможность корректировки сроков, маршрутов или перечня услуг при форс-мажорных обстоятельствах.

Сроки

Раздел сроков фиксирует, когда экспедитор выполняет свои обязательства, например: «Экспедитор организует перевозку в течение 3 рабочих дней после получения груза от отправителя».

Укажите сроки передачи документов, уведомления о проблемах с грузом и предоставления отчётов о выполненных услугах.

Итог

Транспортная экспедиция помогает сделать логистику вашего бизнеса проще и надёжнее. Правильно оформленный договор транспортной экспедиции снижает риски и защищает интересы сторон.

При заключении договора обратите внимание на следующие детали:



• Страхование груза — укажите, кто оформляет страховку и в каком объёме. Это позволит компенсировать ценность товара от повреждений, потери или кражи во время транспортировки. Также стоит указать, кто несёт расходы по страховке.
• Форс-мажор — определите обстоятельства, при которых стороны освобождаются от ответственности. Обычно к таким ситуациям относятся природные катастрофы, аварии на транспорте и другие нештатные ситуации.
• Конфиденциальность — закрепите правила защиты информации о маршрутах, грузах и клиентах.
• Формы транспортной экспедиции — уточните, какие виды перевозки будут использоваться: автомобильные, железнодорожные, морские, авиационные или мультимодальные.
• Документы экспедитора — пропишите, какие бумаги он обязан предоставлять: накладные, акты выполненных работ, отчёты о доставке. Это служит доказательной базой при возникновении споров.
• Детали договора услуги транспортной экспедиции — убедитесь, что все условия и обязательства прописаны подробно. Включите сроки доставки, порядок оплаты, порядок подачи претензий, ответственность за нарушения и условия изменения договора.