Среднесписочная численность сотрудников

Среднесписочная численность — это не просто цифра для отчёта. Она определяет, сможете ли вы работать на упрощённой системе налогообложения, сохранить льготные тарифы по страховым взносам и участвовать в госзакупках как малый бизнес. Ошибётесь в расчёте — получите штрафы и переход на общий режим. В статье мы разберём что это такое, как её посчитать и почему это важно для каждого работодателя.

Что такое среднесписочная численность

Представьте, что вы каждый день в течение месяца записываете в блокнот, сколько человек числится в вашей компании. Выходные и праздники тоже считаете — ставите ту же цифру, что была в последний рабочий день. Потом складываете все эти цифры и делите на количество дней в месяце. Полученное число, даже если это 5,33 человека, — это и есть среднесписочная численность за месяц.

Проще говоря — это «средняя температура по больнице» вашего штата за определённый период.

В среднесписочную численность включаются все, с кем у вас трудовой договор: те, кто работает, кто в отпуске, на больничном, в декрете до трёх лет или даже в неоплачиваемом отпуске. Каждый считается как целая единица.

Не включайте:

Внешних совместителей. Тех, кто работает у вас по совместительству, имея основное место работы в другой фирме.
Работников по договорам ГПХ. Они — не штатные сотрудники.

Для расчёта применяйте правила из указаний по заполнению формы П-4, утверждённых приказом Росстата от 16.12.2024 № 647.

Для чего определять среднесписочную численность

Государство использует этот показатель как главный измеритель размера вашего бизнеса:

Для налогов. Право работать на упрощёнке или патенте зависит от лимита по среднесписочной численности. УСН — 130 человек, патент — 15 человек.
Для того, чтобы определить, относится ли компания к малому и среднему бизнесу. Лимит для микропредприятий — не более 15 человек. Для малых предприятий — не более 100 человек. Для среднего бизнеса лимит от 101 до 250 человек — в общем случае. Для лёгкой промышленности — от 251 до 1000 человек. Для общепита — до 1500 человек.
Для отчётности. Сведения о среднесписочной численности надо подавать в налоговую в составе отчётов РСВ и ЕФС-1.
Для статистики. Росстат использует эти данные для анализа рынка труда. Информацию подают в составе отчёта П-4.
Для расчёта квоты на приём на работу инвалидов.

Альфа-Бухгалтерия поможет сдать отчёт без визита в налоговую

Средняя и среднесписочная численность

Среднесписочная численность, как мы уже выяснили, учитывает только работников по трудовым договорам.

Средняя численность — более широкое понятие.

Она включает в себя три основные группы:

Среднесписочную численность. То есть всех сотрудников по трудовым договорам.
Внешних совместителей по ТК.
Работников по гражданско-правовым договорам. Они учитываются за каждый календарный день как целые единицы на период действия договора.

Если средняя численность более 10 человек, вы обязаны сдавать всю налоговую отчётность только в электронном виде.

Росстат определяет набор и периодичность подачи статистических форм, например, по зарплате, также исходя из средней численности.

Как учитывать среднесписочную численность сотрудников

Прежде чем перейти к формулам, важно понять, кого и как мы считаем в ежедневном списочном составе. Это основа корректного расчёта.

Включаем в списочный состав за каждый день:

Фактически работавших сотрудников.
Находившихся в служебных командировках, если за ними сохранялась зарплата.
Не работавших из-за простоя.
Не явившихся на работу по болезни. На весь период листка нетрудоспособности.
Находившихся в отпусках.
Тех, кто находится в учебном отпуске.
Студентов и учащихся – практикантов, зачисленных на должности.
Взявших отпуск по уходу за ребёнком до трёх лет.
Работавших на неполной ставке.
Временно отсутствующих с сохранением места. Участники судебных заседаний, доноры и т. д.

Не включаем в списочный состав:

Внешних совместителей.
Подрядчиков и исполнителей по гражданско-правовым договорам.
Тех, кого перевели в другие организации или за границу без сохранения заработной платы.
Сотрудников, которые учатся с отрывом от производства. Например, отправлены работодателем на обучение в другой город.
Людей, которых приняли по ученическим договорам с выплатой стипендии.
Собственников, которые не получают зарплату в организации.
Адвокатов и военнослужащих, которые исполняют обязанность военной службы.

Сотрудники на неполном рабочем дне по инициативе работодателя или по соглашению сторон учитываются как целые единицы. Например, бухгалтер, работающий четыре часа в день, в ежедневном списке всё равно считается как один человек.

Внутренние совместители также учитываются как один человек. Их нельзя посчитать дважды.

Например, если сотрудник оформлен в компании на одну основную ставку и с ним заключён договор внутреннего совместительства на 0.5 ставки на другую должность. Он один и тот же физический человек, но по документам числится на двух должностях в одной компании. В этом случае сотрудника надо учитывать один раз по основной должности.

Расчёт среднесписочной численности работников

Расчёт проводите в три этапа: за месяц, за квартал и за год. Все данные берите на основе табеля учёта рабочего времени.

Шаг 1. Расчёт за каждый календарный месяц

Формула расчёта такая: Среднесписочная численность за месяц = Сумма списочной численности за каждый календарный день месяца / Количество календарных дней в месяце.

Выходные и праздничные дни учитывайте по численности предыдущего рабочего дня. Если в пятницу в списочном составе было 15 человек, то в субботу и воскресенье также будет 15.

Если организация работала неполный месяц, то сумму списочной численности всё равно делите на общее число календарных дней в этом месяце.

Пример расчёта за апрель 2026 года, 30 календарных дней:

С 1 по 20 апреля: в компании 18 сотрудников.
21 апреля: принят один новый сотрудник, итого 19.
С 22 по 30 апреля: 19 сотрудников. Отпусков и больничных не было.

Расчёт: Сумма списочной численности = (18 чел. * 20 дн.) + (19 чел. * 10 дн.) = 360 + 190 = 550.

ССЧ за апрель = 550 / 30 = 18,33.

Шаг 2. Расчёт за квартал, год или другой период

Формула: ССЧ за период = Сумма ССЧ за все месяцы в периоде / Количество месяцев в периоде.

Пример расчёта за 2 квартал 2026 года:

Апрель: ССЧ = 18,33
Май: ССЧ = 17,5
Июнь: ССЧ = 19,0

Расчёт: ССЧ за 2 квартал = (18,33 + 17,5 + 19,0) / 3 = 54,83 / 3 = 18,28

Шаг 3. Округление

Полученный результат не округляйте в процессе промежуточных расчётов. Округлите только итоговый показатель за отчётный период по математическим правилам. Если дробная часть 0,5 и больше — округляем в большую сторону. Если дробная часть меньше 0,5 — отбрасывается.

Расчёт для сотрудников на неполном рабочем дне

Для этой категории расчёт ведите отдельно, в человеко-днях, а затем включите в общую среднесписочную численность.

Порядок действий:

Рассчитайте общее количество человеко-дней, отработанных такими сотрудниками за месяц. Для этого сумма отработанных часов за месяц делится на установленную продолжительность рабочего дня, например, 8 часов при 40-часовой неделе.
Разделите полученную сумму человеко-дней на число рабочих дней в месяце.
Полученный показатель прибавьте к ССЧ, рассчитанной по основной формуле.

Пример: В октябре было 23 рабочих дня. Два сотрудника работали неполный день: один — четыре часа в день 0,5 ставки, второй — шесть часов в день 0,75 ставки. Оба отработали все 23 дня.

Человеко-часы: (4 ч. * 23 дн.) + (6 ч. * 23 дн.) = 92 + 138 = 230 человеко-часов.
Человеко-дни при 8-часовом дне: 230 / 8 = 28,75 человеко-дней.
Средняя численность неполнодневных работников: 28,75 / 23 раб. дн. = 1,25.

Эта цифра 1,25 прибавляется к общей ССЧ за октябрь, где все остальные работники учтены как целые единицы.

Итог

Среднесписочная численность — это один из показателей размера вашего бизнеса в глазах государства.

Считайте за каждый день месяца всех, кто с вами в трудовых отношениях, складывайте и делите на дни. Не забывайте про выходные и праздники.

От численности зависит можете ли вы применять УСН или патент, а также относитесь ли вы к малому бизнесу.

Главный совет: ведите табель учёта рабочего времени. По нему считать численность легко. Если сомневаетесь, используйте онлайн-калькуляторы или обратитесь к бухгалтеру. Правильный расчёт избавит вас от лишних вопросов, штрафов и проблем с налогами.