Любая торговая компания рано или поздно сталкивается с необходимостью списать товары, которые больше не подлежат реализации. Это может быть испорченная продукция, устаревшие модели, бракованные или с истёкшим сроком годности изделия. Разберёмся, как правильно списать товар, какие документы для этого оформлять и какие бухгалтерские проводки формировать.
Основные причины списания товара в розничной торговле
В розничной торговле товары могут сниматься с учёта по разным причинам.
Одна из распространённых — истёк срок годности. Это касается продуктов питания, лекарств, косметики и других товаров.
Согласно п. 2 ст. 472 ГК РФ, продавец обязан передать покупателю товар, пригодный для использования, до того, как истечёт срок годности. Продавать продукты с истёкшим сроком годности запрещено, это указано в п. 2 ст. 3 № 29-ФЗ. За нарушение предусмотрена административная ответственность по ст. 14.4 КоАП РФ — штраф для ИП — до 20 000 рублей, а для юрлиц — до 30 000 рублей.
Анна, владелица небольшого продуктового магазина, еженедельно проверяет остатки молочной продукции. Если срок годности истекает через 2–3 дня, она уценяет товары на 30–50% и размещает в специальной зоне распродажи. То, что не продалось, подлежит списанию. Такой подход помогает минимизировать потери — вместо 1,5% ликвидаций она держит показатель на уровне 0,8%.
Для небольшого продуктового магазина такой уровень можно считать оптимальным, так как он минимизирует потери и одновременно позволяет эффективно управлять ассортиментом.
Важно понимать, что 1,5 и 0,8% — это не предельно допустимые нормы, а средние показатели для конкретного магазина. Они сильно зависят от типа точки, категории товаров и модели продаж. Чем ниже доля списания, тем меньше потерь и выше прибыль.
Физическая порча или повреждение. Товары могут испортиться из-за неправильного хранения, транспортировки, протечек на складе, перепадов температуры. Товар списывают на основании актов о выявленных дефектах. Если изделие испортилось по вине материально ответственного лица, можно взыскать ущерб согласно ст. 243 ТК РФ.
Моральное устаревание. Электроника, одежда, аксессуары устаревают морально быстрее, чем физически изнашиваются. Модели прошлых сезонов теряют потребительскую ценность. Компания может списать такие позиции вместо того, чтобы продавать такой товар с акциями или скидками.
Недостача. Если во время инвентаризации бухгалтер выявляет расхождение между учётными данными и фактическими остатками, и товара на складе оказывается меньше, чем указано в документах, возникает недостача. Такой товар невозможно оприходовать — его фактически нет, поэтому бухгалтер должен оформить результаты инвентаризации и отразить недостачу в учёте. Ст. 11 № 402-ФЗ требует проводить инвентаризацию перед годовой отчётностью, при смене материально ответственных лиц, а также в случае хищений, порчи имущества или стихийных бедствий.
Использование в качестве образцов. Товар списывают как образцы, когда продукцию используют для демонстрации покупателям, размещают в торговом зале, передают на дегустацию или тестирование. После использования такие образцы обычно не возвращают на склад для последующей продажи.
Брак от производителя. Изделие может иметь производственные дефекты, которые делают его непригодным для реализации. В такой ситуации компания возвращает товар поставщику, списывает его за свой счёт либо предъявляет претензию производителю. Если потребитель купил бракованный товар или ненадлежащего качества, ст. 518 ГК РФ позволяет ему отказаться от продукции и потребовать её заменить или вернуть деньги.
Игорь, владелец магазина сантехники, получил партию смесителей, у 8 из 50 штук обнаружился дефект резьбы. Предприниматель составил акт о выявленных недостатках, сфотографировал товар и направил претензию поставщику. Он согласился на возврат и компенсацию. Если бы поставщик отказался, Игорю пришлось бы списать бракованные смесители и обратиться в суд.
Утилизация по требованию законодательства. Это касается электроники с аккумуляторами, химических веществ, медпрепаратов. Глава 3 № 89-ФЗ устанавливает правила обращения с отходами производства и потребления. Просто выбросить недостаточно — нужно передать изделие специализированной организации и получить подтверждающие документы.
Пошаговая инструкция и порядок списания товара
Процедура состоит из нескольких последовательных этапов, каждый из которых важен для правильного оформления операции.
Шаг 1: Создание комиссии по списанию
Состав комиссии. В неё включают минимум трёх человек: представителя администрации, материально ответственное лицо, например, кладовщика или завскладом, а также бухгалтера. Для крупных операций в комиссию могут войти технолог, юрист или независимый эксперт. Правила формирования комиссии указаны в п. 19–22 ФСБУ 28/2023.
Приказ о создании комиссии. Руководитель компании издаёт приказ, в котором указывает состав экспертной группы, цель её работы, сроки выполнения задачи. Приказом назначается председатель комиссии — обычно это заместитель директора или главный бухгалтер. Унифицированная форма документа не установлена, компания может издать его по собственному образцу.
Полномочия. Члены комиссии проверяют фактическое состояние товаров, определяют причины негодности, устанавливают виновных лиц, например, если порча произошла по чьей-то вине, принимают решение о дальнейших действиях: утилизация, возврат поставщику, реализация по сниженной цене.
Периодичность работы. Комиссия может быть постоянно действующей или создаваться разово для конкретной операции.
Шаг 2: Оформление акта списания (форма ТОРГ-16)
Существует унифицированная форма, утверждённая постановлением Госкомстата РФ №132. С 2013 года унифицированные формы применять не обязательно, согласно Постановлению Минфина № П3-10 / 2012.
Компания может разработать собственную форму акта, но она должна содержать все обязательные реквизиты первичного документа, согласно ст. 9 № 402-ФЗ.
В документе указывают:
- Дату и номер акта.
- Основание для списания — по приказу руководителя, результатам инвентаризации, из-за того, что истёк срок годности.
- Наименование товаров, их количество, единицы измерения.
- Себестоимость по каждой позиции и общую сумму.
- Причину, по которой списывают каждую позицию.
- Способ утилизации или дальнейшую судьбу товаров.
- Подписи всех членов комиссии.
Обоснование причин. Важно подробно описать, почему изделия снимаются с учёта. Для просроченных продуктов надо указать истёкший срок годности с точной датой. Для испорченных — характер повреждений. Для недостачи — ссылку на результаты инвентаризации с указанием даты и номера описи. Чем детальнее обоснование, тем меньше вопросов возникнет при проверке.
Приложения к акту. К нему прикладывают фотографии испорченных товаров — как минимум 3–5 снимков с разных ракурсов с датой на фото.
Также нужны:
- Заключения экспертов или технологов,
- Инвентаризационные описи по форме ИНВ-3 — это документ для учёта товаров и материалов на предприятии, фиксирующий их наличие, количество и состояние.
- Акты о недостачах.
- Накладные на утилизацию от специализированной организации.
Утверждение акта. После подписания членами комиссии документ передаётся руководителю организации на утверждение. Руководитель может запросить дополнительные обоснования или отклонить списание, если считает его необоснованным.
Хранение документов. Согласно п. 2 ст. 29 № 402-ФЗ, первичные учётные документы хранятся не менее пяти лет после отчётного года. Они могут потребоваться при налоговых проверках для подтверждения обоснованности расходов.
Шаг 3: Отражение в бухучёте
Далее нужно отразить операцию в учётной системе компании.
Дата списания. Списание фиксируется в учёте в день, когда руководитель утвердил акт. Например, если акт составили 15 числа, а утвердили 20, в бухгалтерии операция учитывается 20 числа.
Оценка списываемых товаров. Они списываются по себестоимости — той цене, по которой они были куплены у поставщика, с учётом транспортных расходов и других затрат на доставку, согласно разделу IV ФСБУ 5/2019. Розничная цена или цена возможной продажи не имеет значения для целей учёта.
Дмитрий, владелец магазина бытовой техники, закупил партию пылесосов по 8000 рублей за штуку, помимо этого его транспортные расходы составили 500 рублей на каждый пылесос. Себестоимость одного пылесоса для целей учёта составила 8500 рублей. В розницу он продавал их за 12 000 рублей. Когда один пылесос был повреждён при транспортировке внутри магазина, списано было именно 8500 рублей, а не розничная цена.
Аналитический учёт. В карточках складского учёта делаются записи об уменьшении остатка товаров. Указывается количество списанных единиц, их стоимость, номер и дата акта. Затем проверяют, что остатки в системе соответствуют фактическому наличию на складе.
Бухгалтерские проводки при списании товара
Основные правила по списанию установлены Планом счетов бухучёта.
Рассмотрим, как провести списание товара с помощью проводок, которые используются в розничной торговле.
Сейчас компании и ИП на УСН не начисляют и не принимают к вычету НДС, если доход за прошлый год не превышает 60 млн рублей. Поэтому при списании товаров их отражают по стоимости приобретения — без выделения НДС.
Основанием для каждой проводки служит утверждённый акт списания. Без первичного документа проводки считаются необоснованными, согласно п. 1 ст. 9 № 402-ФЗ.
Налоговый учёт списанных товаров
Порядок учёта списанных товаров для целей налогообложения зависит от применяемой системы и причины утилизации.
Общая система налогообложения
Организации и ИП на ОСН учитывают расходы на списание при расчёте налога на прибыль, но с ограничениями, это указано в пп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ.
Списание материально-производственных запасов (МПЗ) из-за естественного износа и истечении срока годности учитывается как материальные расходы, а не как внереализационные.
Обязательное условие — наличие документально подтверждённого обоснования. Недостаточно просто написать в акте «товар испорчен». Нужны доказательства: фотографии, экспертные заключения, акты комиссии с детальным описанием состояния каждого изделия.
Минфин в письме № 03‑03‑06/1/10792 разъясняет: чтобы списанные из-за недостачи или хищений материальные ценности можно было учесть как внереализационные расходы, нужны документы, подтверждающие факт выбытия имущества. Также важно зафиксировать отсутствие виновных лиц, например, с помощью справок от МВД или следственных органов.
Списание недостачи в пределах норм естественной убыли учитывается в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ. Нормы естественной убыли утверждены приказами министерств и ведомств для различных категорий товаров.
Например, для продовольственных позиций при хранении применяются нормы, утверждённые приказом Минпромторга. Превышение норм покрывается благодаря чистой прибыли или взыскивается с виновных лиц.
Андрей, директор продуктового магазина, при годовой инвентаризации выявил недостачу муки на 50 кг. Норма естественной убыли для муки при хранении на складе составляет 0,04% от товарооборота. При годовом обороте муки 120 тонн норма составила 48 кг. Андрей включил в расходы недостачу в пределах нормы — 48 кг, а превышение в 2 кг взыскал с кладовщика, так как это предусмотрено внутренними правилами учёта.
Списание образцов для рекламных целей относится к рекламным расходам, согласно п. 4 ст. 264 НК РФ.
Важно: затраты на рекламу учитываются в пределах 1% от выручки. Превышение норматива не уменьшает налогооблагаемую базу. П. 4 ст. 274 НК РФ подтверждает, что передача товаров в качестве образцов для рекламы признаётся в расходах в пределах установленного норматива.
НДС при списании. Если товар купили с НДС, который ранее был принят к вычету, при списании без продажи (порча, недостача сверх норм естественной убыли) налог можно восстановить и уплатить в бюджет на основании пп. 2 п. 3 ст. 170 НК РФ. Восстановленная сумма включается в состав прочих расходов при расчёте налога на прибыль, согласно той же статье Кодекса.
Упрощённая система налогообложения
На УСН «Доходы минус расходы» стоимость списанных товаров не включается в расходы, так как перечень допустимых расходов ограничен п. 1 ст. 346.16 НК РФ, и потери от порчи или брака в него не входят.
Татьяна, владелица магазина одежды на УСН с объектом «Доходы минус расходы», закупила партию курток на сумму 300 000 рублей. Продала половину за 450 000 рублей — в расходы включила 150 000 рублей (себестоимость проданных курток). Оставшиеся куртки устарели, и она их списала. Эти 150 000 рублей в налоговые расходы не попали — затраты взяла на себя компания.
Документальное подтверждение для налоговой
Чтобы признать расходы на списание в налоговом учёте, нужен пакет документов:
- Приказ о создании комиссии.
- Акт списания товаров с подробным обоснованием причин.
- Инвентаризационные описи при выявлении недостачи.
- Экспертные заключения или заключения технолога при спорных случаях.
- Документы об утилизации от специализированной организации, если товары утилизированы.
- Фото- или видеофиксация состояния продукции с указанием даты съёмки.
Материальная ответственность
Если установлено виновное лицо, сумма ущерба взыскивается с него. Взысканная сумма не включается в доходы для целей налогообложения, если она компенсирует ранее не учтённые в расходах потери. Если же потери были учтены в налоговых расходах, а затем компенсированы работником, компенсация включается во внереализационные доходы.
Сроки оценки и учёта
Списание отражается в том отчётном периоде, в котором акт утверждён руководителем. Нельзя задним числом списать товары в предыдущих периодах — это нарушение правил учёта, которое может привести к доначислению налогов и штрафам.
Контроль обоснованности
Руководителю и бухгалтеру важно критически подходить к каждому случаю списания. Высокий процент потерь может привлечь внимание налоговой инспекции. Нормальный уровень потерь для розничной торговли продуктами — 0,3–0,7% от товарооборота, для непродовольственных товаров — ниже.
