Если вы организуете переезд компании, хотите открыть новый офис или представительство, нужно грамотно оформить эти изменения и внести их в ЕГРЮЛ — единый реестр юридических лиц.
Если этого не сделать, могут возникнуть проблемы: налоговая оштрафует, вы не сможете открыть расчётный счёт или участвовать в тендерах. В этой статье — подробная инструкция: как выбрать подходящее помещение и правильно зарегистрировать новый адрес.
Когда и зачем подавать сведения в налоговую инспекцию
Регистрировать изменения в ЕГРЮЛ — это обязанность, от которой напрямую зависит легальность работы компании.
Когда точно нужно сообщить об изменениях в ЕГРЮЛ:
- Переехали в другой офис или открыли новое представительство.
- Назначили нового директора, добавили или исключили участника, изменили название фирмы — всё это тоже повод обновить данные.
- Поменяли виды деятельности — ОКВЭД, например, добавили новый вид деятельности или отказались от старого.
- Внесли правки в устав или утвердили новую редакцию.
На подачу сведений в налоговую инспекцию даётся неделя. Отсчёт начинается с момента, как только вы подписали договор аренды или подписали акт приёма-передачи помещения.
Даже если вы просто переехали через дорогу или открыли офис в соседнем помещении — адрес всё равно нужно обновлять.
Юридический адрес и местонахождение ООО: в чём разница
Когда вы открываете ООО или меняете официальный адрес на другой, приходится разбираться с двумя похожими, но разными понятиями — местонахождение и юридический адрес. Может показаться, что это одно и то же, но у них разное юридическое значение.
Юридический адрес указывается в уставе и подаётся в налоговую при регистрации ООО. Этот адрес вносится в ЕГРЮЛ. По этому адресу приходят письма от налоговой, фондов, банков и контрагентов.
Местонахождение — это город, в котором зарегистрирована компания. Он тоже указывается в ЕГРЮЛ. Например, если в уставе указана Казань, то местом нахождения будет этот же город, а юридический адрес — это уже точный адрес вместе с индексом.
Иван открыл ООО по производству мебели. У него мастерская в пригороде, а офис он арендует в городе. Он указывает в документах местонахождение — город Екатеринбург, и юридический адрес: 123456, город Екатеринбург, ул. Техническая, д. 10Б, офис 219.
Юридический адрес Иван указал, чтобы сообщить, куда отправлять корреспонденцию, уведомления и письма, а фактический адрес говорит о том, где именно работает и находится Иван.
Последовательность шагов при смене адреса
Подготовьте решение или протокол о смене адреса
Если в компании только один учредитель — вы, то достаточно составить решение единственного участника о смене юридического адреса. Это простой одностраничный документ, который вы подписываете сами.
А вот если учредителей несколько, потребуется протокол общего собрания участников ООО. В нём указывается, кто присутствовал, что обсуждалось, какое решение приняли и как распределились голоса. Это более формализованный документ, он подтверждает, что решение принято большинством — так требует закон.
Без этих бумаг налоговая не зарегистрирует изменения.
В протоколе общего собрания надо указать дату и место, где проводите собрание, список участников, повестку дня, а также итог голосования по каждому вопросу. Протокол подтверждает, что участники утвердили важные изменения, например, смену юридического адреса ООО, изменения в уставе или назначение руководителя.
Если в компании только один участник, то структура решений остаётся такой же, как при общем собрании, но формулировку «принятое решение» надо заменить на «решаю» в протоколе решения.
Оплатите госпошлину
Если вы подаёте документы в бумажном виде или вносите изменения в устав, придётся оплатить госпошлину — 800 рублей согласно п. 1 пп. 6 ст. 333.33 НК РФ. А вот если устав остаётся без изменений и заявление подаётся на сайте ФНС с электронной подписью, платить ничего не нужно.
Оплатить пошлину можно на сайте Росреестра, через Госуслуги или на сайте налоговой в разделе «Уплата налогов и пошлин».
Подготовьте пакет документов
Что подготовить, кроме протокола общего собрания или решения:
- Заполненную форму заявления Р13014. Его можно заполнить через онлайн-сервисы или вручную.
- Договор аренды, субаренды или гарантийное письмо, оформленное и подписанное собственником. Например, вы арендуете офис в коворкинге. Запросите у владельца помещения гарантийное письмо и выписку из Единого госреестра недвижимости.
- Квитанцию об оплате государственной пошлины.
- Выписку из ЕГРН. Она подтверждает, что помещение действительно существует. Также на портале ЕГРН есть вся информация о собственниках конкретных помещений.
Как получить выписку:
- Зайдите на сайт Росреестра.
- Перейдите в раздел «Предоставление сведений ЕГРН», а затем — «Выписки ЕГРН об объектах недвижимости или их правообладателях».
- Авторизуйтесь в личном кабинете при помощи логина и пароля от Госуслуг.
- Укажите адрес помещения.
- Получите выписку в течение трёх дней в электронном виде, подписанную ЭЦП Росреестра — электронной цифровой подписью.
Также можно заказать выписку у нотариуса или через МФЦ лично, если нужна бумажная версия.
Уведомьте ИФНС о смене адреса
Все собранные документы направьте в инспекцию.
Выберите удобный для вас вариант:
- Лично в ИФНС по текущему адресу организации — необходимо записаться на приём, взять оригиналы и копии всех документов, а также паспорт.
- Через нотариуса лично или онлайн.
- Онлайн на сайте ФНС — подойдёт, если у вас есть действующая усиленная квалифицированная электронная подпись — УКЭП. Заявление и документы загрузите через личный кабинет на сайте ФНС.
Срок рассмотрения — пять рабочих дней с даты получения заявления согласно п. 2 ст. 84 НК РФ. Если вы меняете адрес в пределах одного региона, регистрация происходит быстрее. При переезде в другой регион процесс может занять до 8–10 рабочих дней, так как документы передаются в другое отделение налоговой.
А если у вас уже был зарегистрирован юрадрес, то вам надо сообщить в прежнее отделение ИФНС, что хотите снять адрес с учёта, и только после этого уведомить налоговую по новому месту нахождения по п. 4 ст. 84 НК РФ. У вас есть неделя, чтобы уведомить текущую инспекцию, и за 20 дней надо успеть зарегистрироваться в новой ИФНС.
В таком случае вам придётся дважды подавать заявление по форме Р13014, первый раз — в прежнюю инспекцию, а затем ещё раз в новую.
У Анны ИП, она решила сменить юридический адрес и выбрала новое помещение — офис в коворкинге. Она заключила договор аренды с управляющей компанией коворкинга, получила от них гарантийное письмо и выписку из ЕГРН, где указано, что помещение действительно принадлежит арендодателю, затем заполнила форму Р13014 — указала в ней новый адрес точно так же, как в выписке ЕГРН, вплоть до офиса и корпуса.
Потом Анна загрузила все документы на сайт ФНС через личный кабинет и подписала усиленной электронной квалифицированной подписью — УКЭП. Через неделю Анна получила уведомление, что адрес успешно сменён.
Убедитесь в смене юридического адреса ООО
Уведомьте банк, в котором обслуживаетесь
Сотрудники банка должны знать, где официально зарегистрирована ваша компания. Если адрес в ЕГРЮЛ массовый или похож на фиктивный, — банк может приостановить операции по счёту. Это его обязанность: проверять, не участвует ли компания в сомнительных схемах. Направьте письмо, приложите копию листа из ЕГРЮЛ. Можно сделать это через онлайн-банк.
Сообщите партнёрам и контрагентам
Чтобы письма и счета на оплату не ушли «в никуда», отправьте уведомление клиентам и поставщикам. Особенно важно для тех, кто оформляет документы вручную и по почте.
Проверьте, сменилась ли налоговая
Если при смене адреса поменялась и налоговая инспекция, уточните у новой ИФНС — не нужно ли подать что-то дополнительно. Иногда они просят подтвердить факт деятельности по новому адресу.
Что делать, если налоговая отказала в смене адреса
- Узнайте причину отказа.
- Если вы ошиблись и не проверили адрес на массовость, то проверьте адрес по официальному реестру на сайте ФИАС — Федеральной информационной адресной системы от ФНС. Если адрес числится как массовый, выберите другое помещение.
- Проверьте, правильно ли вы заполнили заявление, корректны ли ваши ИНН и ОГРН, новый юридический адрес с индексом, стоит ли подпись и дата в документе.
Что учитывать при выборе помещения
Что будет, если не оповестить о смене адреса
Если предприниматель сменил юридический адрес, но никому об этом не сообщил — могут начаться проблемы.
Что грозит юрлицу:
- Штраф от налоговой. По п. 4 14.25 КоАП РФ, если данные в ЕГРЮЛ не соответствуют реальности, налоговая может оштрафовать юрлицо на сумму от 5000 до 10 000 рублей. Например, вы указали один адрес, а работаете по другому адресу. Даже если забыли обновить — формально вы нарушаете закон. Налоговая это расценивает как предоставление недостоверных сведений.
- Проблемы с банком. Если банк обнаружит, что в ЕГРЮЛ указан массовый адрес или сведения не совпадают с фактическими, счёт могут временно заблокировать. Придётся доказывать, что с документами всё в порядке, и предоставлять дополнительные подтверждения.
- Пропуск писем и требований. Если вы не сказали налоговой, банку, партнёрам или на почте, что сменили адрес, — письма будут приходить по старому адресу. А там могут быть важные документы. Если вы их не получите и не отреагируете, будет считаться, что вы их проигнорировали. Отсюда же задержки, путаница с поставками, просрочки в оплате и лишние споры.
Закрепим
Убедитесь в том, что все документы оформлены правильно, тогда смена адреса ООО займёт 7–10 рабочих дней без задержек и проблем.
