Работники и руководители используют служебные записки, чтобы сообщить важную информацию, объяснить действия, попросить о чём-то или зафиксировать рабочую ситуацию. Для вас как руководителя — это основание для того, чтобы принимать решения, оформлять приказы и документально подтверждать факты. В статье расскажем, как написать служебную записку, для чего это нужно и какие бывают виды таких документов.
Что такое служебная записка
Это рабочий документ, который помогает донести важную мысль до руководителя или коллеги. Через неё можно попросить закупить оборудование, предложить идею, объяснить рабочую ситуацию или сообщить о проблеме.
Сейчас множество вопросов можно решить через мессенджеры или по видеосвязи. Но бывают ситуации, когда нужно официально зафиксировать информацию, чтобы избежать споров внутри компании и с внешними подрядчиками, подтвердить действия или запустить процесс принятия решения. Именно для этого существует служебная записка.
В большинстве случаев служебную записку писать не обязательно. Это внутренний документ, который используется тогда, когда нужно зафиксировать задачу, предложение или важную информацию. Если в компании нет специальных правил, руководитель или директор сам решает, когда оформлять служебную записку. Обязательной она становится только там, где это прописано во внутренних регламентах или бизнес-процессах.
Какие бывают служебные записки
Те типы, которые мы перечислим ниже, — это актуальная классификация, основанная на практике делопроизводства, но важно понимать, что официально закреплённого перечня видов служебных записок в ГОСТах или законах нет.
Составление служебной записки регулируется стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нём описаны общие правила написания деловых писем и записок, но ГОСТ не делит их на конкретные виды или категории.
Как правило, внутренние документы не требуют использовать фирменный бланк, но вы можете создать такой образец с логотипом компании для служебных записок, если захотите.
Далее разберём, с какой целью руководители и сотрудники пишут служебные записки. Исходя из этого, сформируем основные виды записок, которыми пользуются сотрудники и руководители в компаниях.
Ходатайственные
Обычно при помощи таких служебных записок сотрудники согласуют покупку оборудования, увеличение бюджета или перенос сроков.
«Прошу согласовать закупку ноутбука для удалённой работы. Технический отдел подтвердил, что имеющееся оборудование не соответствует требованиям ПО. Готов предоставить все спецификации и обоснование».
Распорядительные
Такие записки оформляют руководители, чтобы закрепить задачу за ответственным и установить сроки работы над конкретной задачей.
«Прошу подготовить сводный отчёт о продажах за II квартал до 10 июля. Ответственный — руководитель отдела маркетинга».
Инициативные
Служат для предложений по улучшению процессов или внедрению новых идей.
«Предлагаю внедрить систему электронного учёта заказов вместо бумажных журналов. Это поможет сократить время обработки заявок и снизить количество ошибок. Готов подготовить сравнительный анализ».
Как правильно составить служебную записку
Начните с сути. Первые строки должны давать ясный ответ на вопрос «что нужно сделать». Допустим: «Прошу до 10 августа подготовить отчёт по продажам за I квартал».
Укажите причины и цели — зачем это нужно, к чему приведёт выполнение задачи. Например: «Данные необходимы для планирования закупок и оценки эффективности отдела».
Укажите конкретные сроки и ответственных.
Не перегружайте документ. Одна записка — одна суть вопроса. Чем лаконичнее, тем легче исполнителю будет понять задачу.
Ставьте акцент на результат. Вместо «надо разобраться» пишите «ожидаю предложения по решению вопроса до 15 августа».
С шаблоном служебной записки можете ознакомиться ниже.
Срок хранения служебной записки
Сколько хранить служебные записки, зависит от их содержания. Основные правила указаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, согласно приказу Росархива № 236.
Информационная записка — от 1 до 3 лет.
«Сообщаю, что 15 августа принтер в отделе маркетинга вышел из строя. Используем резервный до ремонта».
Если ремонт прошёл и вопрос закрыт, записку можно ликвидировать через год.
Служебная записка, на основе которой приняли управленческое решение, должна храниться от 5 до 75 лет — в зависимости от важности и типа документа. Если благодаря записке директор изменил график работы, перераспределил обязанности в коллективе, запустил новый проект или внёс изменения в бюджет компании, то такая записка становится частью официальных документов и должна храниться в кадровом архиве.
«Прошу согласовать перевод сотрудника Иванова И. П. в отдел логистики с 1 сентября 2025 года».
Если перевод оформлен приказом, служебная записка хранится вместе с кадровыми документами до 75 лет.
Что будет, если не хранить служебные записки:
- Штраф до 10 000 рублей для юрлиц, а для должностных лиц — до 5000 рублей по ст. 13.20 КоАП РФ.
- Проверки налоговой или трудовой инспекции. Например, инспектор запросит документы о перераспределении обязанностей, а подтвердить их будет нечем.
- Споры с сотрудниками. Например, если сотрудник регулярно опаздывает, руководитель может зафиксировать это в служебной записке и передать вышестоящему руководству. Такой документ станет подтверждением того, что проблема зафиксирована. Если же записок нет, сотрудник сможет оспорить штраф или увольнение, а доказать факты нарушений будет гораздо сложнее.
- Конфликты с клиентами. Если партнёр недоволен задержкой заказа и нужно разобраться, кто согласовал перенос сроков или изменение условий, служебная записка поможет быстро установить ответственного и дату принятия решения.
Как подавать служебную записку в электронном виде
Большинство компаний уже перешли на электронный документооборот, и служебные записки тоже удобно подписывать и отправлять онлайн.
Если ЭДО нет, можно отправить служебную записку через корпоративную почту.
Без электронной подписи документ не будет иметь юридическую силу. Пропишите в регламенте, что служебные записки оформляются и принимаются только в формате PDF на рабочую почту или через ЭДО.
Что делать, чтобы сотрудники не отправляли вам разные образцы одного и того же документа:
Итоги
Служебная записка помогает быстро и ясно зафиксировать важные вопросы, решения и идеи внутри компании. Руководитель получает официальный документ, чтобы принять решение, дать поручение или провести проверку.
Ключевые мысли:
- При составлении служебной записки укажите конкретную информацию, ваше ФИО, кому адресовано письмо, суть вопроса и желаемый результат.
- Если сомневаетесь в формулировках или оформлении, всегда можно посмотреть, как выглядит служебная записка. Образец сэкономит время на поиск документа в интернете.
- Просите сотрудников оформлять служебные записки, если нужно официально зафиксировать проблему или важное событие: поломку оборудования, перенос сроков, просьбу о командировке или конфликтную ситуацию. Служебная записка позволит доказать, что важный вопрос по внутренним процессам обсуждался вовремя.
