Когда на приёмке хаос — жди проблем: появляются недостачи, пересортица, задерживаются акты и выкладка. Особенно тяжело, когда поставки идут одна за другой, как это бывает перед праздниками или в сезон распродаж. Если зона приёмки не готова, всё тормозится: товары заполоняют пространство, а сотрудники путаются в бумагах. В итоге магазин теряет деньги и время, а получает штрафы и разборки с поставщиками.
Основа стабильной работы — планирование и внимательность. Чтобы не утонуть в товарах, важно подготовиться, понимать, что и когда приедет, и следить за документами. В статье расскажем, как организовать приёмку, чтобы она прошла гладко.
Подготовка к приёмке товара в магазине
Планирование мы уже упоминали — хорошо, если экспедиторы предупреждают о приездах примерно за полчаса. Можно освободить зону приёмки и подготовиться к проверке товара.
Подготовка помещения и необходимого оборудования
Зона разгрузки
Чтобы всё прошло быстро и безопасно, в зоне разгрузки должен быть свободный доступ для транспорта. Поставщики смогут соблюдать график, а вам будет удобно проводить первичную распаковку товара.
Зона приёмки
Зону приёмки тоже нужно освободить, она должна быть чистой, сухой и хорошо освещённой. Помещение полезно разделить: так проще понять, какие товары только разгружены, а какие уже оприходованы. Для зонирования можно использовать знаки или наклейки, а пол разметить с помощью скотча, маркера или белой несмываемой краски.
Пригодятся схемы с последовательностью действий: они помогут новым сотрудникам быстрее влиться в процесс и снизить количество ошибок.
Также нужно предусмотреть оборудование:
- Тележки и погрузчики.
- Весы с функцией поверки.
- Стол для документов.
- Смартфон или камеру для фиксации дефектов.
- Сканер штрихкодов. Подойдёт двухмерный, так как он может сканировать линейные штрихкоды и коды Data Matirx для маркировки в системе Честный знак.
- Принтер для штрихкодов может понадобиться для внутреннего штрихкодирования — шестого шага приёмки.
- Розетки и тестер ламп пригодятся, если вам поставляют лампочки и технику, которая работает от сети.
Терминалы сбора данных позволяют автоматизировать приёмку. Эти портативные мини-компьютеры, например, могут сканировать и печатать штрихкоды, заносить данные в систему учёта, использоваться при инвентаризации. Такие устройства упрощают работу, но стоят десятки тысяч рублей.
Проверка сопроводительных документов от поставщика
В таблице мы собрали документы, которые могут понадобиться для приёмки товара от поставщика.
Кроме того, в УПД можно вписать и товары, и услуги, а при оформлении ТОРГ-12 — только товары. Поэтому если ещё есть сопутствующие услуги, то нужно отдельно акт составлять или тот же УПД.
Если вы используете ЭДО, то нужно переходить на УПД: с 1 января 2026 года формы ТОРГ-12, актов оказанных услуг и выполненных работ нельзя будет применять. Однако бумажные документы можно использовать и дальше.
Пошаговая процедура приёмки товара
Товар должен быть качественным и поставляться в количестве, которое указано в сопроводительных документах и договоре поставки. Чтобы соблюсти эти принципы, есть правила для поставщиков и заказчиков.
Приёмкой товаров должен заниматься материально ответственный сотрудник, потому что он:
- Знает порядок приёмки и оформления документов.
- Несёт ответственность за сохранность принятых товаров и груза с дефектами, который потом отправится к поставщику. Это поможет снизить риск корпоративного мошенничества — например, кражи.
Обычно приёмкой товара занимается кладовщик или товаровед. С сотрудником подписывают договор о материальной ответственности и составляют на него доверенность по форме М-2. Она позволит принимать товары, ставить подпись и визировать документы от имени заказчика.
Шаг 1: первичный осмотр в зоне разгрузки
В этой зоне ответственный за приёмку сотрудник проверяет три вещи:
- Повреждения на транспорте — они могут говорить о порче груза.
- Условия перевозки: температуру, влажность, амортизацию, товарное соседство, наличие нехарактерных запахов. Последнее особенно важно для пищевых продуктов, которые могут портиться при нарушении условий.
- Упаковку. Пломбы для опечатывания груза, тара, палеты, мешки и коробки должны быть целыми. Также не должны быть повреждены коды маркировки, иначе могут возникнуть проблемы со сверкой.
Повреждения транспорта (вмятины, царапины), упаковки (следы вскрытия, намокания, деформации и так далее) или нарушение условий перевозки нужно фиксировать, указывать в документах и передавать информацию поставщику.
Шаг 2: сверка по количеству
Количество товара по документам и по факту должно совпадать. Порядок приёмки такой: товар пересчитывают или взвешивают, если в документах он измеряется не в штуках. После этого сверяют другую информацию: реквизиты, наименования, коды маркировки и так далее.
Качество продуктов животного происхождения проверяет Россельхознадзор. Если наименования на упаковке и в документах не совпадают (например, на упаковке «сырный продукт», а в декларации соответствия — «сыр»), это может привести к штрафу.
Приёмку алкоголя нужно подтвердить в ЕГАИС. Благодаря этой системе отслеживают производство и оборот продукции, содержащей алкоголь и этиловый спирт.
Если с количеством всё в порядке, груз принимают, документы подписывают, и он отправляется на конечный склад.
О несоответствиях на этом этапе тоже нужно сообщать поставщику. Можно сделать это сразу или опираться на сроки, указанные в договоре поставки.
Шаг 3: сверка по весу
Вес брутто производители указывают на упаковке, поэтому его легко проверить. Трудности могут возникнуть, когда есть очевидные повреждения или подозрение на недостачу. В этом случае упаковку взвешивают, не вскрывая (можно вместе с тарой, если известен её вес). Если вес брутто не соответствует указанному, нужно пригласить представителя поставщика и зафиксировать расхождения в документах.
Шаг 4: сверка по качеству и комплектности
Проверку можно проводить двумя способами, которые связаны с термином «грузовое место». Это объект, который нельзя разделить, хотя он может состоять из нескольких товаров. Каждая единица упаковки, в которой перевозят груз — это грузовое место.
Поставщик привёз 30 коробок, 10 палет и 15 мешков с товарами. Общее количество грузовых мест — 55.
Проверка грузовых мест может быть сплошной и выборочной:
- В первом случае сверяют качество и комплектность каждого грузоместа (каждую коробку, палету и мешок из примера), но это занимает много времени и подходит для небольших поставок.
- При выборочной проверке изучают качество и комплектность товаров из нескольких случайных грузомест.
Оценивают внешний вид, запах (особенно для продуктов питания), работоспособность, срок хранения и так далее — в зависимости от товара. Также данные сравнивают с документами, например, сертификатом соответствия, техническим паспортом и другими.
Шаг 5: согласование расхождений
На предыдущих этапах может оказаться, что фактическое количество или качество товара не совпадает с указанным. Некоторые виды и примеры расхождений мы собрали в таблицы.
При расхождении составляют соответствующий акт, который мы рассмотрим в последнем разделе.
Шаг 6: маркировка (если необходима)
Бывает, что упаковка у товара на иностранном языке или штрихкод наклеен неправильно, поэтому он затирается или рвётся. Тогда нужно использовать собственную (принятую внутри компании) систему штрихкодов, чтобы отслеживать реализацию товара.
Шаг 7: размещение по местам на складе
Распределять товары можно:
- Произвольным способом — если склад небольшой и товары не нужно долго искать.
- По принципу адресного хранения — у каждой единицы хранения (например, ячейки) будет уникальный идентификатор, по которому можно найти товар. Этот принцип применяют на больших складах. Сотрудники всегда знают, где и сколько товара лежит, легко могут отследить остатки, контролировать сроки годности и реализации.
Адресное хранение вы могли видеть в ПВЗ маркетплейсов и в зоне выдачи заказов многих магазинов, например, в «Детском мире».
Оформление документов при приёмке товара
Если при приёмке товара по количеству и качеству расхождений не выявлено, стороны подписывают и визируют (при использовании печати) документы: УПД или счёт-фактуру и товарную накладную, а также ТН, ТТН. У каждой стороны должен быть свой экземпляр.
Дополнительно заказчик составляет акт приёмки товара (форма ТОРГ-1). После этого документы передают в бухгалтерию, чтобы отразить их в учёте, а на складе товары вносят в учётную систему и готовят к выкладке.
Действия при выявлении расхождений
Вы уже знаете, что их нужно зафиксировать. Также мы разберём, что делать с товарами.
Что делать с документами
Подписать документы, как есть, нельзя — это будет означать, что заказчик принял товар без претензий, и не позволит защитить магазин. Бизнес может получить проблемы с налоговым и бухгалтерским учётом, понести убытки.
Что делать с товарами
Права сторон регулируются ст. 506–507 ГК РФ и договором поставки, составленным на их основе. В документе должен быть раздел о порядке при выявлении расхождений во время приёмки товара. Поэтому то, как будут действовать стороны, зависит от множества параметров: вида товара, условий договора и так далее.
Если стороны согласовали возврат, то до него заказчик хранит товары у себя и несёт ответственность за их сохранность, даже если это продукты с истекшим сроком годности или разбитая техника.
