Организация работы с поставщиками товаров: от договора до претензий

Вы нашли поставщика, согласовали цены и подписали договор. Всё выглядит надёжно — товар в наличии, условия прописаны. Но уже при первой поставке сроки сдвигаются, количество товаров не совпадает, а на претензию никто не отвечает.

Давайте разберём, как искать надёжных поставщиков, какие условия закрепить в договоре и что делать, если ваши договорённости нарушили.

Поиск и выбор надёжных поставщиков товаров

Нельзя просто так взять и заключить договор с первым встречным поставщиком. Надёжный партнёр — основа стабильных продаж. Поэтому лучше потратить время на тщательный поиск и проверку, чем потом потерять деньги и клиентов из-за срыва поставок.

Как оценить потенциальных поставщиков

Ассортимент и постоянство. Проверьте, как часто поставщик обновляет каталог. Если он регулярно убирает позиции или меняет характеристики, завтра нужного товара может не оказаться. Стабильный ассортимент помогает планировать закупки и поддерживать постоянный спрос.

Цена и условия оплаты. Попросите коммерческое предложение, уточните, как проходит оплата: частями, после приёмки или полностью заранее. Если цена заметно ниже рыночной и при этом поставщик требует стопроцентную предоплату, стоит насторожиться. Для первой сделки безопаснее выбрать оплату после приёмки.

Логистика и доставка. Уточните, как происходит доставка и кто отвечает за товар в дороге. Если поставщик берёт всё на себя и готов показать документы — лицензию, страховку, информацию о транспорте, — это плюс. Значит, у него налаженные процессы.

Качество и безопасность продукции. Запросите у поставщика документы, которые подтверждают, что товар законно обращается на рынке и соответствует обязательным требованиям.

Поставщик должен предоставить:



• Сертификат соответствия — подтверждает, что товар прошёл проверку по стандартам технических регламентов. Полный перечень товаров, для которых требуется этот документ, установлен Постановлением Правительства РФ № 2425.
• Информацию об изготовителе, сроках действия документов и органе, который их выдал. Эти данные можно проверить в реестре Росаккредитации.

Если поставщик не может предоставить сертификаты или уклоняется от проверки, лучше отказаться от сотрудничества.

Проверка надёжности и деловой репутации

Прежде чем подписать договор, важно убедиться, что поставщик работает легально и не скрывает проблемы с налоговой.

Проверьте регистрацию. На сайте ФНС можно узнать ИНН, дату регистрации и статус бизнеса, а в сервисе «Прозрачный бизнес» — проверить наличие долгов, сведения о бухгалтерской отчётности и адрес регистрации. Если поставщик работает недавно, не имеет сотрудников и числится по адресу, где зарегистрированы десятки компаний, — это признаки фирмы-однодневки.

Посмотрите судебную историю. В картотеке арбитражных дел можно проверить, участвовала ли компания в судебных спорах с клиентами или партнёрами. Частые иски — тревожный сигнал для закупщика.

Изучите деловую репутацию. Её нельзя измерить цифрами, но она многое говорит о партнёре. Проверьте отзывы на площадках вроде 2ГИС и Отзовика. Поищите упоминания компании на профессиональных форумах, в Телеграм-каналах предпринимателей, на vc.ru, а также в отзывах на маркетплейсах, где поставщик уже работал.

Проверьте лицензии и разрешения. Если поставщик работает с товарами, требующими сертификации или лицензии — например, алкоголем, техникой или медицинскими изделиями, — убедитесь, что документы действительны. Попросите у поставщика копии документов и сверьте данные с записями в государственных реестрах.

Ключевые условия при заключении договора с поставщиком

Договор фиксирует ваши договорённости с заказчиком и защищает при спорах. Чтобы он имел силу, нужно согласовать существенные условия — без них договор не будет считаться заключённым. Также в договор включают и другие пункты, которые будут регулировать работу с поставщиком.

Предмет договора

Для договора поставки существенным условием является предмет договора.

 В нём нужно указать:

• Какой товар будет поставляться — наименование, модель, артикул, характеристики. Если из договора нельзя понять, о каком товаре идёт речь, документ не будет иметь силу (ст. 432, ст. 455 ГК РФ).
• Количество товаров — в штуках, килограммах, литрах, упаковках и так далее. Если количество не определено, договор тоже считается незаключённым (ст. 465 ГК РФ).

Стоимость и порядок оплаты

Стороны вместе договариваются и устанавливают стоимость товаров (ст. 424 ГК РФ). В договоре можно указать цену за единицу товара, общую сумму партии и валюту расчётов.

При определении стоимости стороны обычно ориентируются на коммерческое предложение или прайс-лист поставщика, рыночные цены у конкурентов, издержки производства и объём закупки — крупные партии часто идут со скидкой.

Иногда цену определяют не сразу.

Это допустимо, если стороны:

• Заключают рамочный договор, где общие условия фиксируются заранее, а конкретные цены указываются позже в спецификациях или дополнительных соглашениях.
• Работают по гибким условиям, где стоимость зависит от курса валюты, сезона или рыночной цены сырья.

Если цена в договоре не указана и не может быть определена из его условий, применяется обычная цена — рыночная стоимость аналогичных товаров при сравнимых обстоятельствах (ст. 424 ГК РФ).

Кроме суммы, в договоре важно закрепить порядок оплаты — аванс, предоплату, рассрочку или постоплату, а также сроки перечисления средств.

Сроки и порядок поставки

По ст. 457 ГК РФ поставщик обязан передать заказ в согласованные сроки, поэтому лучше обозначить конкретные даты. Например: «Поставщик обязуется передать товар покупателю не позднее 20-го числа каждого месяца».

Если поставки регулярные, удобнее оформить календарный график в виде приложения к договору. Тогда можно добавить пункт: «Сроки и объёмы поставок определяются в календарном графике (Приложение №1), который является неотъемлемой частью настоящего договора».

В графике указывают:

• Даты поставок. Например: «Поставка осуществляется каждую пятницу до 18:00. При нарушении срока дистрибьютор уплачивает штраф в размере 0,5% от суммы партии за каждый день просрочки». 
• Объёмы поставок. Например, вы знаете, что летом продажи растут, поэтому в июне и июле нужно будет заказать на 30% больше.

В договоре стоит описать и сам порядок поставки: кто организует доставку, куда привозят товар, когда он считается переданным.

По ст. 459 ГК РФ риск случайной порчи или утраты товара переходит к покупателю с момента передачи, если стороны не установили иное. Чтобы избежать споров, в договоре можно зафиксировать: «Ответственность за повреждение продукции при транспортировке несёт поставщик до момента приёмки на складе покупателя».

Факт поставки подтверждается товарной накладной, актом приёмки или универсальным передаточным документом (УПД). Главное, чтобы по документам можно было определить, что именно, в каком количестве и когда было поставлено.

Также важно предусмотреть порядок уведомлений при задержках или форс-мажоре. Например: «Сторона, которая нарушила срок доставки, обязана уведомить партнёра в течение одного рабочего дня».

Тара, упаковка и маркировка

По ст. 482 ГК РФ товар должен быть упакован так, чтобы при транспортировке сохранились его качество и целостность. В договоре стоит указать требования к упаковке и маркировке, особенно если поставляется хрупкий товар.

Если упаковка не соответствует условиям договора, вы вправе отказаться от приёмки или потребовать заменить товар.

Переход права собственности и рисков

По ст. 223 ГК РФ право собственности переходит покупателю с момента передачи заказа, если стороны не установили иной порядок. Это условие лучше прописать в документе, особенно если доставка осуществляется сторонней транспортной компанией.

Сопровождающие документы

Вместе с товаром поставщик передаёт покупателю комплект документов: накладные, сертификаты, паспорта, инструкции и, при необходимости, счёт-фактуру. Эти документы подтверждают факт и объём поставки и позволяют покупателю принять товар на учёт.

Качество и стандарты

Поставщик обязан передавать товар, который соответствует обязательным требованиям безопасности и условиям договора (ст. 469 ГК РФ).

В договоре стоит указать, какие именно документы подтверждают качество — сертификаты, декларации, паспорта товаров. Также желательно определить критерии оценки качества: внешний вид, комплектность, работоспособность, срок годности и соответствие техническим характеристикам.

Ответственность сторон и штрафные санкции

По ст. 518 ГК РФ, если поставщик передал товар ненадлежащего качества, вы вправе потребовать заменить товар, устранить недостатки, снизить цену или вернуть товар и уплаченные за него деньги. А если поставка не состоялась или нарушены сроки, вы можете взыскать убытки (ст. 521 ГК РФ).

Пошаговая инструкция по организации работы с поставщиками

Шаг 1. Согласуйте спецификации и цены

После оформления договора поставок переходите к спецификациям — приложениям, где указаны характеристики, количество и стоимость товаров.

Подробно опишите товар. Укажите наименование, модель, артикул, цвет, размер, материал и другие характеристики. Приложите фото или технический паспорт, если он есть.

Фото помогает точно определить, что именно поставляется. Можно приложить снимки из каталога поставщика, изображения из карточки товара на сайте, фотографии образца, который вы согласовали до подписания договора.

Технический паспорт — это документ, где указаны характеристики товара: состав, габариты, вес, мощность, правила эксплуатации, серийный номер, дата выпуска. Его выдают при покупке оборудования, электроники, запчастей, строительных материалов.

Установите стоимость и порядок расчётов. Укажите цену за одну единицу товара, общую сумму, размер скидок и порядок оплаты. Запишите, какая часть суммы перечисляется заранее, а какая — после приёмки продукции.

Пропишите условия возврата и обмена. Если они уже прописаны в договоре, повторять не нужно. Но если для конкретной партии действуют особые правила — например, сроки возврата или замены дефектного товара, — их можно указать в примечании к спецификации.

Шаг 2. Проконтролируйте сроки отгрузки и поставки

Чтобы работа с поставщиком шла по расписанию, заранее продумайте логистику и порядок доставки. Каждый этап должен быть зафиксирован документально — от даты отгрузки до момента приёмки товара.

Сверяйте сроки по графику. Для регулярных поставок оформите календарный график или платёжный календарь как приложение к договору. Так проще обновлять информацию, если сроки меняются.

Проверяйте способ доставки и распределение рисков. Если по договору поставщик отвечает за товар до момента приёмки, убедитесь, что он соблюдает это условие и несёт риски при транспортировке.

Настройте систему уведомлений. Попросите поставщика предупреждать о переносе сроков заранее. Это поможет скорректировать продажи или найти временную замену.

Ведите учёт поставок. Можно использовать таблицу или CRM-систему. В ней удобно фиксировать дату заказа, плановую и фактическую дату поставки, статус оплаты и наличие акта приёмки.

Шаг 3. Примите товар и оформите документы

После доставки важно проверить товар и оформить необходимые документы.

Сверьте партию со спецификацией. Проверьте наименование, артикул, количество и внешний вид товаров. Запишите все расхождения прямо в накладной.

Оформите акт приёма и акт расхождений. При несоответствии условиям договора зафиксируйте дефекты — документы понадобятся для возврата денег или замены.

Проверьте сопроводительные документы. Запросите накладную по форме ТОРГ-12 при бумажном документообороте или универсальный передаточный документ (УПД) при электронном, а также сертификаты, декларации, паспорта и инструкции, если они нужны для товара.

Зафиксируйте дату. Подпишите акт приёмки — он подтверждает, что доставка завершена и риски перешли к покупателю.

При работе с поставщиком удобнее вести электронный архив через систему ЭДО: там хранятся накладные, акты приёмки, счета и сертификаты. Это ускоряет поиск нужных документов и упрощает аудит и отчётность перед налоговой.

Претензионная работа с поставщиками

Даже при внимательном выборе партнёров вы не застрахованы от рисков: задержек, бракованного товара, неполной комплектации или ошибок в документах. Чтобы защитить бизнес и при этом сохранить партнёрские отношения, выстройте чёткую систему претензионной работы с поставщиками.

Претензионная работа — это фиксация проблем с поставщиком и официальное требование их устранить. Она помогает вернуть деньги или товар и зафиксировать позицию компании, в том числе на случай суда.

Шаг 1. Фиксация нарушения 

Как только вы заметили проблему, документально зафиксируйте все детали.

Например, если:

• Заказ пришёл с опозданием — сохраните переписку с поставщиком и отметьте фактическую дату доставки.
• Товар бракованный — сделайте фото и составьте акт расхождений, в котором подробно опишите дефекты.
• Есть недостача — сверьте накладную и спецификацию, укажите количество недостающих единиц.

Шаг 2. Подготовка досудебной претензии

После того как вы зафиксируете нарушение, направьте поставщику официальную претензию.

В документе укажите:

• Дату и номер договора.
• Суть нарушения, например, поставка товара ненадлежащего качества.
• Ссылки на конкретные пункты договора и нормы закона, например: «Поставка товара ненадлежащего качества нарушает пункт 3.1 договора поставки от 01.10.2025 и требования ст. 518 ГК РФ».
• Свои требования, например: заменить продукцию, устранить недостатки, вернуть деньги или выплатить неустойку.
• Срок исполнения. Если в договоре прописан конкретный срок для устранения нарушений — укажите его, если нет — обычно устанавливают 7–10 календарных дней как разумный срок для ответа.

Претензию можно отправить через ЭДО, заказным письмом с уведомлением или по электронной почте, если такой способ связи предусмотрен договором. К письму приложите копии актов, накладных, фото и переписки — всё, что подтверждает нарушение.

Шаг 3. Урегулирование спора

Обсудите с партнёром, как он планирует устранить нарушение. Если он согласен с условиями, договорённости можно оформить дополнительным соглашением, например, о замене товара или зачёте суммы неустойки в счёт следующей поставки.

Если подрядчик игнорирует претензию или отказывается выполнить требования, соберите пакет документов для суда. Важно уложиться в срок исковой давности. Для требований по договору поставки он составляет три года (ст. 196 ГК РФ). Основания для взыскания убытков и штрафов прописаны в ст. 393 и ст. 394 ГК РФ.

Шаг 4. Профилактика конфликтов

Постарайтесь минимизировать споры ещё до того, как они возникнут.

 Для этого рекомендуется:

• Прописывать условия поставки и ответственности сторон в договоре.
• Использовать типовые формы актов расхождений, сверки взаиморасчётов и приёмки товара.
• Вести журнал претензий.

Успех бизнеса напрямую зависит от того, насколько системно вы подходите к работе с поставщиками. Грамотно выстроенная претензионная работа поможет защитить ваши интересы и снизить финансовые риски.