Сначала неоформленные сотрудники помогают работодателю сэкономить, но затем становятся источниками обоснованных проблем. Выплаты в конверте, фиктивные должности и другие серые схемы — это нарушение. За работника, которого наниматель не оформил, предусмотрена административная, налоговая и уголовная ответственность, а также существуют репутационные риски. Разберёмся, что грозит работодателю, если «забыть» оформить сотрудника, и как избежать проблем.
Виды нарушений при трудоустройстве
Серая зарплата
Если работодатель решает выбрать «меньшее из зол», то часто предпочитает эту схему. В итоге часть проводят официально, то есть облагают НДФЛ и платят за сотрудника взносы, а остальное отдают в конверте.
К концу 2024 году в экономике России было занято 76,2 млн человек. Из них 828 тысяч трудились с нарушением норм ТК РФ. Это всего 1% от общего работающих, но реальная доля может быть гораздо выше.
Серая зарплата — это экономный, но небезопасный вариант. При проверках со стороны ФНС или Государственной инспекции труда обман всё равно обнаружат.
Заключение договора ГПХ вместо трудового
Подмена трудовых отношений гражданско-правовыми тоже распространена, но запрещена Трудовым кодексом. Договор ГПХ должен заключаться для выполнения конкретной задачи.
При этом исполнитель не должен работать по чёткому графику и под контролем заказчика, зависеть от него в плане расходников и оборудования. Всё перечисленное — только некоторые признаки трудовых отношений, для оформления которых обязательно заключать трудовой договор.
«Мёртвые души»
Иногда наниматели создают должности, на которых люди работают только по бумагам.
Такая схема позволяет:
- Уходить от налогов.
- Легализовать доходы.
- Создавать видимость деятельности.
Всё перечисленное незаконно и грозит не только налоговой и административной, но и уголовной ответственностью. То же самое относится к ситуации, когда ставка для сотрудника реальная, но ему платят МРОТ, а остальное — в конверте.
Отсутствие оформления отношений
Это вариант, когда соглашение держится «на честном слове». При этом неоформленные сотрудники никак не защищены: не имеют социальных гарантий, не могут официально пожаловаться на нарушение своих прав. Часто на такой шаг идут подростки, когда хотят заработать первые деньги, оказываются под давлением и не имеют знаний о гарантиях, предусмотренных ТК РФ.
Какая ответственность за нетрудоустроенного сотрудника
В России ответственность за неоформленных работников прописана в Трудовом кодексе, КоАП, Налоговом и даже Уголовном кодексе. Наказание зависит от масштаба нарушения и регистрационно-правовой формы бизнеса — ИП или ООО.
Бизнесу грозят:
- Налоговые доначисления.
- Административный штраф за неоформленного сотрудника.
- Уголовная ответственность, если нарушение было крупным
- При повторных нарушениях — увеличение штрафов, дисквалификация должностных лиц или уголовное наказание.
- Репутационные риски.
Рассмотрим каждое из возможных последствий более подробно и узнаем, какой штраф грозит работодателю.
Налоговая ответственность
Первая потенциальная проблема — налоги. Если вы платите зарплату в конверте, не оформляя сотрудника, ФНС считает это уклонением от уплаты НДФЛ и страховых взносов по ст. 122 и ст. 123 НК РФ.
Что будет за неоформленного работника:
- Доначислят НДФЛ и страховые взносы за весь период работы сотрудника.
- Выпишут штраф — от 20% до 40% от неуплаченной суммы. Максимальный штраф оформят, если ФНС докажет, что нарушение было умышленным.
- Начислят пени за просрочку по этим платежам.
Пени для ИП и ООО рассчитывают по-разному.
Пени для ИП = Сумма неуплаченного налога * Число дней просрочки * 1/300 ключевой ставки ЦБ РФ
Пени для ООО. Формула расчёта та же, что и для ИП, но отличается в зависимости от дня просрочки.
- Первые 30 календарных дней просрочки — 1/300 ключевой ставки Центробанка
- С 31-го по 90-й день просрочки — 1/150 ставки
- С 91-го дня просрочки — 1/300 ставки
Вы платили сотруднику 50 тысяч рублей в течение года ежемесячно, но не оформили трудовые отношения, в итоге он заработал 600 тысяч рублей. ФНС обнаружила нарушение: она доначислит НДФЛ (13% — 78 тысяч рублей) и взносы (минимум 30% — от 180 тысяч рублей), плюс пени и штраф. Итог — более 250 тысяч рублей взысканий, не считая штрафа и пени.
Административная ответственность
Она предусмотрена КоАП РФ и заключается в административном штрафе за каждого работника, который не оформлен по Трудовому кодексу. Сумма здесь зависит от формы бизнеса и статуса нарушителя.
Согласно ст. 5.27 КоАП РФ, штраф за неоформленного сотрудника составит:
- Для ИП — до 10 тысяч рублей.
- Для ООО — до 100 тысяч рублей.
- Для должностных лиц (директора, бухгалтера) — до 20 тысяч рублей.
Если нарушение повторится, штрафы удвоятся. Деятельность могут приостановить на срок до 90 суток, а должностных лиц — дисквалифицировать на срок до двух лет.
После привлечения к административной ответственности работодатель на год попадёт в чёрный список: официальный реестр ИП и ООО, у которых выявлены факты нелегальной деятельности.
Уголовная ответственность
Она может наступить за уклонение от уплаты взносов и НДФЛ, если ФНС сможет это доказать. Наказание для ИП предусмотрено ст. 198 и ст. 199.3 УК РФ, а для юрлиц — ст. 199 и ст. 199.1 УК РФ. При этом неуплата должна быть крупной: сумма зависит от формы организации бизнеса и вида нарушения. В лучшем случае работодатель обойдётся штрафом до 300 тысяч рублей.
Эти последствия не относятся к налоговым, административным или уголовным, но нанимателю также придётся выплатить больничные, отпускные и другие возможные пособия. К ним относятся компенсации за труд в ночное время, сверхурочную работу и так далее.
Репутационные последствия
Неоформленные сотрудники влияют на денежные потери бизнеса напрямую, но есть и опосредованные риски.
Недобросовестные работодатели:
- Теряют доверие партнёров и клиентов.
- Привлекают внимание СМИ и общественности.
- Получают антирекламу, из-за которой у компании формируется негативный имидж.
- Сталкиваются со сложностями при найме в будущем.
Как находят нарушителей
Вот как сотрудники Государственной инспекции труда (ГИТ) и ФНС находят неоформленных сотрудников:
- Изучают анонимные жалобы от работников или конкурентов. Они могут обратиться в контролирующие органы. Инспектор обязан проверить заявление.
- Анализируют данные. Налоговая сверяет расходы на зарплату и количество сотрудников по отчётности во время камеральной проверки, а также по информации из Социального фонда. Если сведения не совпадают, сотрудники ФНС могут инициировать внеплановую проверку.
- Отслеживают соцсети и объявления на сайтах-агрегаторах: hh.ru, Авито и других. Если формулировки звучат подозрительно, например, указана зарплатная вилка с разбросом в десятки тысяч рублей. Вероятно, что такой работодатель официально будет платить на руки минимум, а остальное — на руки.
Как правильно оформить сотрудника и избежать нарушений
Заключить трудовой договор. Его составляют письменно, в двух экземплярах. В договоре прописывают условия работы, зарплату, график и другие значимые реквизиты.
Оформить трудовую книжку. Если у сотрудника её нет, книжку нужно завести, обязательно в электронном виде.
Вести кадровый учёт. У работодателя должен быть табель учёта рабочего времени, личные дела, расчётно-платёжные ведомости и другие документы.
Платить налоги и взносы. НДФЛ и страховые взносы нужно перечислять вовремя и в полном объёме.
Обоснованно оформлять договоры ГПХ. Составлять такие соглашения нужно только тех, кто выполняет конкретные задачи, а не полноценную трудовую функцию. Если человек сидит в офисе и выполняет указания руководителя — это основание для заключения трудового договора.
Коротко о главном
Самые распространённые нарушения, связанные с трудоустройством сотрудников — это выплаты в конверте, оформление договора ГПХ вместо трудового или несуществующих работников, а также отказ от заключения договора вообще.
За перечисленное предусмотрена налоговая, административная и уголовная ответственность, а ещё работодатель потеряет деньги на выплате отпускных и больничных. Репутационные риски тоже присутствуют, потому что никому не хочется сотрудничать с недобросовестными компаниями.
Нарушителей выявляют ФНС, ГИТ и Социальный фонд. В этом им могут помочь сами сотрудники или конкуренты бизнеса.
Чтобы избежать проблем, нужно правильно и своевременно оформлять трудовые отношения, платить налоги и взносы, вести необходимую отчётность и документы.
