Расходы на зарплату, взносы и другие выплаты для персонала составляют большой пласт от общих расходов бизнеса и могут съедать прибыль. Задача любого предпринимателя — зарабатывать больше, поэтому рассмотрим, на что работодатели тратят деньги, как сократить расходы законно и чего делать не стоит.
Проанализируйте текущие расходы
Чтобы было легче оптимизировать затраты, поделим их на 10 категорий, и узнаем, какие расходы можно сократить.
Собственно зарплата
Это основное вознаграждение, которое сотрудник получает за отработанное время или объём выполненных работ.
Выплата на руки может складываться также из стимулирующих и установленных законом компенсационных выплат, но не должна быть ниже МРОТ, если сотрудник полностью отработал положенное время. В 2025 году федеральный МРОТ составляет 22 440 рублей.
Компенсационные выплаты
Это дополнительные деньги, которые сотрудник может получить в некоторых ситуациях, например, за работу в праздничные или выходные дни, ночные смены, труд во вредных или опасных условиях. Обычно случаи, в которых сотруднику положена компенсация, устанавливает государство, то есть она положена не всем. Работодатель может увеличить сумму по своему усмотрению, но важно зафиксировать это решение локальными актами.
Стимулирующие выплаты
Это необязательные выплаты, которые работодатель устанавливает только по своему усмотрению: премии за перевыполнение объёма работы, в честь дня рождения компании, доплаты за стаж и так далее. Всё перечисленное тоже фиксируют в локальных документах и дают сотрудникам для ознакомления и подписи.
Страховые взносы
Работодатель обязан платить взносы: они позволяют сотрудникам пойти на больничный, в отпуск или декрет, получать пенсию или компенсацию после травмы на работе.
В 2025 году существует два основных вида страховых взносов: по единому тарифу и на травматизм.
Для взносов на пенсионное страхование возможны также дополнительные тарифы. Это связано с тем, что некоторые сотрудники имеют право досрочно выйти на пенсию. Важно регулярно проводить СОУТ — специальную оценку условий труда, потому что от неё зависит дополнительный тариф. Больше об этом мы писали в статье, посвящённой страховым взносам.
Компенсация за задержку зарплаты и отпускных
Даже если задержка произошла не по вине работодателя, ему придётся потратиться. Чтобы определить сумму компенсации за один день опоздания, размер отпускных или части зарплаты умножают на 1/150 текущей ставки ЦБ РФ. Это будет минимальная компенсация за каждый день просрочки. По трудовому договору она может быть больше.
Компенсация за использование личного имущества
Когда таксист или курьер работает на своём автомобиле, то ежедневно тратит «личный» бензин. По договорённости работодатель может компенсировать расходы на топливо, но только если это письменно зафиксировано.
Сотрудники на удалёнке часто пользуются личным ноутбуком, а ещё платят за интернет и электроэнергию. Удалёнщикам работодатель обязан компенсировать расходы, и это всегда прописывают в договоре.
Оплата отпускных и больничных
Все люди должны отдыхать от работы и иногда болеют. Работодатель оплачивает ежегодный отпуск сотрудника, а ещё компенсирует его, даже если работник уволился спустя три недели. Также он оплачивает первые три дня больничного, а остальное ложится на плечи СФР.
Командировочные
Командировка — это рабочая поездка, поэтому за неё платит работодатель. Нужно оплатить проживание, проезд, питание, иногда связь. За расходование денег сотрудник должен отчитаться после возвращения к месту работы. Также работнику положены суточные — минимум 100 рублей в день. Их можно тратить как угодно, без последующего отчёта.
Вынужденные прогулы и простои
Бывает, что на рабочем месте случился пожар или потоп. Работать в таких условиях нельзя, поэтому у сотрудника появляется вынужденный простой. То же самое получается, если деятельность предпринимателя приостанавливает контролирующий орган, и ему временно запрещают работать.
Другая подобная ситуация — незаконное увольнение. Существует много нарушений трудовых прав, например, увольнение беременной. Чаще всего сотруднику удаётся восстановиться на работе, но весь период вынужденного прогула работодателю придётся компенсировать.
Расходы, не связанные с сотрудниками
Несмотря на то, что статья посвящена затратам на персонал, не можем пропустить этот пункт. В него входит всё что угодно: подарки для контрагентов, мерч, проведение мероприятий, канцелярия, подписка на платные сервисы, массажное кресло для офиса и так далее.
Некоторые расходы на сотрудников сократить не получится, поэтому другие траты тоже важно учитывать.
Способы оптимизации расходов
Снизить зарплату сотрудников
Трудовой кодекс защищает работников, поэтому уменьшить оклад без веских оснований нельзя — это ухудшит положение сотрудника. Если он выполняет те же задачи в том же режиме, без изменения характера работы и других факторов, платить меньше не получится. Так сказано в ст. 8, ст. 57 и ст. 135 ТК РФ.
Представим двух дизайнеров. Первый опытный, сотрудничал с крупными компаниями, собрал убедительное портфолио из разнообразного контента. Второй — новичок, который делает эффективные одностраничные сайты — лендинги. Получается, что он может выполнять меньше более простых задач. Поэтому, несмотря на одну и ту же должность, зарплата сотрудников может отличаться.
Что можно сделать
В компании должно быть штатное расписание — это обязательный документ для любого работодателя. Кроме информации о компании, в нём указывают должности сотрудников, оклады и надбавки, например, премии и другие доплаты.
В расписание вы вносите одну должность — например, дизайнер, с одинаковым окладом. Но конечную зарплату можно делать разной за счёт надбавок. Они зависят от квалификации сотрудника, сложности и количества задач, результата работы.
Для этого полезно ввести второй, необязательный по закону документ — должностные инструкции. В них прописывают требования к опыту работы, образованию, набору навыков. Иногда всё это указывают в трудовом договоре. В результате у двух разных сотрудников на одной должности могут быть разные зарплаты. Это признаёт и судебная практика. Вы можете использовать этот совет при найме нового персонала.
Найти подрядчиков
Если нужно выполнить одну или несколько конкретных задач, необязательно искать человека в штат, чтобы не переплачивать.
Что можно сделать
Заключить договор ГПХ с внешним исполнителем и платить по факту выполнения работ или оказания услуг. В этом случае не придётся платить взносы на травматизм. А если исполнитель — самозанятой, взносы не нужно делать вообще. Он будет выставлять вам счёт на оплату, самостоятельно платить налог с дохода и отчитываться с помощью чеков.
Уменьшить компенсационные выплаты
Нельзя отказаться от компенсации, например, за труд в условиях труд в северных условиях, потому что она установлена Трудовым кодексом.
Больше о видах компенсаций по ТК РФ мы писали в статье о формах и системах оплаты труда, когда разбирали, из чего складывается зарплата сотрудника.
Что можно сделать
Пересмотрите организацию работы вместе с руководителями, например, HR и главным бухгалтером. Возможно, получится направлять меньше сотрудников на работу в выходные, праздники, ночное время, не давать сверхурочные задачи.
Нужно посчитать, будет ли выгодно нанять нового сотрудника, чтобы не платить компенсацию текущему персоналу, или достаточно изменить график работы.
Снизить выплаты на отпуск и больничные
Как мы уже говорили, ежегодный отпуск и три дня больничного оплачивает работодатель. Относительно больничных выплата будет выше для сотрудников, у которых больше страховой стаж. Поэтому сэкономить по решению работодателя не получится.
Что можно сделать
Вовремя составлять график отпусков на следующий год и следовать ему. Согласно ст. 123 ТК РФ, его нужно составить максимум за две недели до конца календарного года. График отпусков на 2026 год должен быть сформирован до 17 декабря 2025 года.
Примерно с ноября напоминайте сотрудникам, чтобы они запланировали даты отдыха на следующий год. Это поможет распределить отпуска равномерно, и тогда вам не придётся разом выплачивать крупные суммы.
За больничный работодатель платит часть от среднего заработка за последние два года, но не меньше МРОТ. Так как снизить сумму не получится, важно предотвращать заболеваемость.
Также полезно организовать специальную оценку условий труда — СОУТ. Её результат влияет в том числе на частоту периодических медосмотров. Чем выше класс опасности условий труда, тем чаще нужно проводить обследование. Это поможет выявить работников, у которых есть проблемы со здоровьем, и снизить частоту больничных.
Уменьшить компенсацию за задержку зарплаты и отпускных
Нельзя платить менее, чем 1/150 от ставки ЦБ за каждый день задержки.
Что можно сделать
Следить за графиком выплат. Если в трудовом договоре стоят конкретные даты для каждой выплаты, придерживайтесь их. Вам поможет платёжный календарь, который можно составлять в Excel.
Тот же самый совет можно дать относительно отпусков. График отпусков позволяет обоснованно переносить их — для этого есть графа. Однако важно знать о переносе отдыха заранее: для кого-то задержка выплаты некритична, но компенсацию платить всё равно придётся.
Бывает, что у работодателя случился форс-мажор: контрагент задолжал денег, заблокировали расчётный счёт.
Если на зарплаты не хватает, можно использовать кредитные продукты, например, овердрафт. Он позволяет уйти в минус, когда на счету пусто. Первые поступившие деньги потом спишутся в счёт погашения долга. Овердрафт может быть выгоднее, чем кредитная линия, потому что для него не нужно обеспечение в виде залога или поручительства.
В будущем нужно работать с контрагентами: напоминать о долгах, проверять новых партнёров. Это можно делать на сайте ФССП России.
Блокировка расчётного счёта всегда неприятна, потому что затрудняет расчёты безналичным способом.
Платить меньше командировочных
Командировочные состоят из подотчётных затрат: проезда и проживания, а также из суточных, за которые отчитываться не нужно.
Что можно сделать
Здесь у работодателя много вариантов сэкономить:
- Покупать билет не в бизнес, а в экономкласс.
- Искать билеты на поезд или автобус.
- Подбирать более доступные гостиницы.
- Оплачивать проездной вместо поездок на такси.
- Уменьшать суточные.
Когда мест в недорогом отеле и дешёвых билетов уже нет, может случиться внеплановая командировка. Но при плановых поездках, если сотрудники часто посещают конкретный город, вы можете подобрать оптимальный вариант размещения, мониторить билеты и подобрать достаточный размер суточных.
После возвращения работника из командировки просмотрите авансовый отчёт: если деньги регулярно остаются или персонал доплачивает из своего кармана, расходы на поездку нужно пересмотреть.
Временно отменить премии и надбавки
Надтарифная часть зарплаты — мотивация для многих сотрудников. Но так как стимулирующие выплаты устанавливает руководитель, в тяжёлые времена иногда приходится их урезать.
Что можно сделать
Обязательно поговорите с персоналом до того, как решитесь отменить доплаты. Важно объяснить, что эти временные меры помогут бизнесу справиться и сохранить рабочие места, а потом премии вернутся.
Просчитайте целесообразность и предложите нематериальные «плюшки». Это может быть дополнительный выходной, скидки на товары компании, компенсация проезда и так далее.
Составьте дополнительное соглашение к трудовому договору. В разделе об оплате труда в договоре указывается размер стимулирующих выплат. Раз условия меняются, их нужно зафиксировать официально.
Снизить страховые взносы
Ставки для взносов за сотрудников достаточно жёсткие, поэтому вы не сможете просто платить меньше.
Для взносов по единому тарифу есть предельная база. Это сумма, после достижения которой ставка снижается с 30% до 15,1%. Такое правило зафиксировано в п. 3 ст. 425 НК РФ. В 2025 году предельная база составляет 2 759 000 рублей.
Например, облагаемый взносами заработок сотрудника — 280 тысяч рублей в месяц. Ежемесячно 30% от этой суммы нужно переводить в ФНС. В октябре его суммарный облагаемый доход достигнет 2,8 млн рублей — больше предельной базы. Поэтому с этого же месяца работодатель до конца года будет переводить не по 84 000 рублей, а по 42 280 рублей.
У некоторых категорий бизнеса есть возможность платить по льготным тарифам. Мы рассматривали их в статье о страховых взносах.
Возможность платить меньше взносов на травматизм есть у предпринимателей, которые проводят СОУТ. Впервые еë нужно организовать в течение года после найма первого сотрудника. Если класс условий труда первый или второй, в компании не появляются новые рабочие места и не было травм, однократной СОУТ достаточно.
Если класс третий или четвёртый, случилась травма у сотрудника или появились дополнительные рабочие места, нужно проводить новую оценку условий. Иногда это позволяет снизить класс и, в результате, ставку взносов на травматизм.
Уменьшить компенсацию за использование личного имущества
Тем, кто работает удалённо, работодатель обязан компенсировать некоторые расходы. Это прописывают в договоре. С остальными сотрудниками у ИП или компании есть возможность платить меньше.
Что можно сделать
Если закуплено достаточно техники, можно передать её в рабочее пользование удалёнщику и немного уменьшить компенсацию за использование личного ноутбука.
Персоналу, который работает «на местах», можно возмещать меньше расходов. Мы приводили для примера курьера и траты на бензин. Если раньше вы возмещали 100% расходов по чекам, можно снизить эту долю.
В обоих случаях важно составлять допсоглашение к трудовому договору. Напомним, что сотрудник должен подписать этот документ добровольно. Попытка одностороннего изменения договорённостей — один из поводов обратиться в трудовую инспекцию.
Объявить простой
Простой — ситуация, когда работать невозможно по техническим, технологическим, организационным или экономическим причинам. В это время работодатель может платить меньше.
- Во период простоя по причинам, не зависящим от предпринимателя, сумма равна минимум 2/3 от оклада, которые рассчитаны пропорционально периоду простоя.
- Если простой начался по вине работодателя, нужно платить каждому сотруднику минимум 2/3 от его средней зарплаты. Так сказано в ст. 157 ТК РФ.
Иногда зарплата получается ниже МРОТ, особенно после удержания НДФЛ. Трудовая инспекция это допускает, потому что время не будет отработано полностью.
Что можно сделать
Простой можно оформить на одного сотрудника, например, на курьера, который попал в ДТП. А можно на весь штат, если деятельность бизнеса приостановлена по распоряжению ФНС.
Время простоя по вине сотрудника не оплачивается: если он вывел оборудование из строя, то можно оформить простой на него и не платить.
Как не надо сокращать расходы на персонал
Подменять трудовые отношения гражданско-правовыми
Можно сотрудничать с исполнителями по ГПХ и самозанятыми, но если задачи регулярные, а не разовые, работодатель предоставляет материалы и инструменты, требует работы по определённому графику и платит деньги в конкретные дни — это признаки трудовых отношений. Такая подмена позволяет экономить на налогах и взносах, но запрещена по закону. Бизнес получит доначисление, штрафы и пени.
Платить ниже МРОТ
Мы выяснили, что это можно делать в некоторых случаях во время простоя. Всё остальное не может быть поводом к занижению зарплаты и станет основанием для проверки со стороны трудовой инспекции.
Делать переработки нормой
Иногда сотрудник уволился, нового нет, поэтому руководитель просит других «подхватить» задачи. Часто персонал не против, потому что переработки оплачиваются в 1,5–2 раза выше, чем работа в основное время. Длительно пользоваться чужой добротой не стоит: закон запрещает сотруднику перерабатывать более чем на 120 часов в год.
Фото на обложке: AR_doodle / Freepik.
