Командировочные расходы: как оплачивать и вести учёт

Представьте себе ситуацию: вашему менеджеру по продажам нужно поехать в другой город, чтобы заключить контракт с новым клиентом. Всё, что связано с этой поездкой, — билеты, проживание в гостинице, питание, проезд на такси в том городе — и есть командировочные расходы. В статье рассказали, как оформлять и учитывать такие расходы и что в них входит.

Что такое командировочные расходы

Командировочные расходы — это все деньги, которые компания тратит на то, чтобы отправить своего сотрудника выполнять работу не на его обычном месте, а в другой местности.

Но не любая поездка считается командировкой. По закону, чтобы поездка считалась именно служебной командировкой, должны соблюдаться три условия (ст. 166 ТК РФ).

1. Поездка должна быть по распоряжению работодателя. 
2. Цель поездки — выполнение служебного поручения. 
3. Поездка должна быть временной. Если сотрудника переводят в другой филиал на постоянной основе — это не командировка.

Какие расходы включаем в командировочные (ст. 168 ТК, п. 9, 10 и 19 положения, утверждённого постановлением Правительства от 16.04.2025 № 501):



• Расходы на проезд и проживание. Сюда входят билеты на самолёт, поезд, автобус, а если сотрудник едет на служебной или личной машине — бензин, платные дороги. А также стоимость размещения в гостинице.
• Суточные. Это деньги, которые выдают сотруднику на каждый день командировки, чтобы он смог оплатить мелкие расходы, поесть.
• Иные расходы. Всё остальное, что связано с поездкой и согласовано с работодателем. Например, оплата услуг переводчика, визовый сбор для загранпоездки.

Компания обязана возместить сотруднику все расходы, связанные с командировкой, в полном объёме. Но только в том случае, если эти расходы подтверждены документами.

Учёт и оформление командировочных расходов

Теперь расскажем, как правильно оформить командировку, чтобы налоговая не предъявила претензий и у сотрудника не возникло проблем.

Шаг 1. Документальное оформление командировки



Издайте приказ руководителя. Это основание для любой командировки. Без приказа поездка — личная инициатива сотрудника. Форма приказа обычно используется № Т-9 или Т-9а. Можно использовать и свою форму, главное, чтобы в ней были все обязательные реквизиты. Укажите: ФИО сотрудника, его должность, структурное подразделение, цель поездки, пункт назначения, сроки, источник финансирования.

Подготовьте служебное задание по форме № Т-10а — это документ, где подробно расписано, что именно должен сделать сотрудник в поездке. После возвращения он составляет отчёт о выполнении этого задания. Это важно для обоснования производственной цели командировки в глазах налоговой инспекции.

Оформите командировочное удостоверение по форме № Т-10. Сейчас этот документ не является строго обязательным, но его часто требуют для отметок в месте пребывания. Он подтверждает, что человек находится в командировке от имени конкретной компании.

Шаг 2. Финансовые вопросы: аванс и отчёт



Компания может заранее купить билеты и оплатить гостиницу, а может выдать деньги под отчёт, и сотрудник оплатит всё самостоятельно.

Выдача денег оформляется через расходный кассовый ордер № КО-2 или переводом на банковскую карту сотрудника. Обязательно получите с него заявление на выдачу подотчётных сумм с указанием суммы и цели. Руководитель должен на этом заявлении поставить визу «Разрешаю».

После возвращения у сотрудника есть три рабочих дня, чтобы отчитаться за потраченные деньги.

Он заполняет авансовый отчёт по форме № АО-1 и прикладывает к нему все подтверждающие документы:



• Оригиналы документов. Если билет электронный, нужно распечатать посадочный талон или маршрут-квитанцию. Если сотрудник едет на автомобиле — путевые листы с отметками о километраже, чеки с АЗС и платных дорог.
• Оригинал счёта из гостиницы или договор аренды жилья.
• Иные расходы: чеки, квитанции.

Шаг 3. Суточные: лимиты и налоги



Суточные — это та часть расходов, которая не требует от сотрудника предоставления чеков. Он их просто получает за каждый день нахождения в командировке, включая дни проезда туда и обратно, и выходные или праздники, если они входят в срок командировки.

Для командировок по России установлен необлагаемый лимит суточных — 700 рублей в день (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Не имеет значения, во сколько работник отбыл в командировку или прибыл обратно, даже если его поезд отправился в 23:59. Суточные за этот день он должен получить.

Время на путь до пункта отправления — вокзала или аэропорта входит в срок командировки, если сам этот пункт расположен за пределами населённого пункта, где сотрудник работает, это указано в п. 4 постановления Правительства от 16.04.2025 № 501.

Какими проводками отразить покупку билета в командировку

Проводки — это элемент бухгалтерского учёта, представляющий собой записи о хозяйственных операциях в специальном журнале. Они фиксируют любое движение средств между бухгалтерскими счетами, будь то поступление оплаты от клиента на расчётный счёт компании или списание денег для перечисления налогов.

Пока работник не отчитался за выданные ему деньги, они считаются его долгом перед компанией. После того как вы утвердите его авансовый отчёт, стоимость билетов на командировку и расчёты на проживание можно будет учесть в обычных расходах фирмы (ПБУ 10/99).

Вот проводки, которыми вы отразите в учёте билеты.

Если сотруднику выдавали деньги на покупку билетов:



• Дебет 71 Кредит 50 (51) — выданы сотруднику деньги под отчёт.

Если билеты покупал сам работодатель:

• Дебет 76 Кредит 51 — оплачены билеты.
• Дебет 50-3 Кредит 76 — отражена сумма полученных билетов.
• Дебет 71 Кредит 50-3 — выданы сотруднику под отчёт билеты.

На дату утверждения авансового отчёта:



• Дебет 44 (08, 10, 20, 26 и т. д.) Кредит 71 — отражена стоимость билетов.
• Дебет 19 Кредит 71 — отражён входной НДС, выделенный в билете.
• Дебет 68 субсчёт «Расчёты по НДС» Кредит 19 — принят к вычету входной НДС.

Если вы применяете УСН:



• Дебет 19 Кредит 71 — отражён входной НДС, выделенный в билете.
• Дебет 44 (08, 10, 20, 26 и т. д.) Кредит 19 — отнесена сумма НДС на стоимость билета.

Учёт и оформление заграничной командировки

Если вы отправляете сотрудника в командировку в другую страну, то нужно оформить приказ и задание так же, как и в рабочую поездку по России, но важно в служебном задании чётко прописать цели поездки: переговоры, выставка, обучение. Это может пригодиться, чтобы подтвердить обоснованность расходов.

Какие особенности загранкомандировки:



• Выдача валюты. Сотруднику можно выдать деньги в иностранной валюте на расходы за рубежом. Рассчитайте по курсу ЦБ РФ на день выдачи.
• Отчёт в валюте. Сотрудник сдаёт авансовый отчёт, прикладывая иностранные чеки. Учитывайте эти расходы в рублях по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчёта руководителем.
• Суточные. Для обычных командированных — 2500 рублей в сутки за каждый день нахождения в зарубежной командировке. Для сотрудников, трудящихся за рубежом на работе разъездного характера, вахтовым методом — 3500 рублей в сутки за каждый день нахождения в зарубежной командировке.
• Курсовые разницы. Поскольку курс валюты нестабилен, могут возникнуть курсовые разницы между суммой выданного аванса и фактически потраченной в пересчёте на рубли. Эти разницы учитываются в составе внереализационных доходов или расходов компании.

Командировочные при УСН

Одно из отличий двух вариантов упрощённой системы — разный учёт командировочных расходов. Выбранный вами объект налогообложения — «Доходы» или «Доходы минус расходы» — определяет, можете ли вы учитывать затраты на служебные поездки для снижения налоговой нагрузки.

Для УСН «Доходы минус расходы»

Возмещённые сотруднику командировочные затраты — это ваши законные расходы, которые уменьшают налогооблагаемую базу. Поездка должна быть оправдана бизнес-целями, а все траты — подтверждены чеками, билетами и другими документами.

Что касается суточных, то в расходах вы можете учесть ту сумму в день, которая прописана в ваших внутренних документах, например, в положении о командировках. Но не меньше 700 рублей.

Для УСН «Доходы»



При этой системе любые расходы, включая стоимость билетов для командировок, не учитываются при расчёте единого налога. Вы платите налог только со всей полученной выручки.