Как списать товары

Представьте, вы приходите на склад и видите, что часть товара испортилась или устарела. Нельзя просто выбросить и забыть. В бухгалтерском и налоговом учёте такие ситуации нужно правильно оформлять — списывать. Ошибки в оформлении могут привести к доначислениям, штрафам и необоснованным потерям

В статье разберём все этапы списания: от нормативных оснований до корректных бухгалтерских записей.

Понятие товара в бухгалтерском и налоговом учёте

Товар — это всё, что вы купили для перепродажи. Телефоны, кофе, стройматериалы, одежда — что угодно. Пока это лежит у вас на складе, это ваш актив, ваше имущество. Как только вы это продали — это превращается в ваши расходы для расчёта налога. Всё, что не продано, а исчезло со склада по другим причинам, нужно правильно списать.

Основные причины списания товаров со склада

Какие могут быть ситуации:

• Товар испортился, разбился или сломался из-за неправильного хранения, транспортировки, форс-мажора. Например, протекло холодильное оборудование и 50 кг мороженого растаяло.
• Истёк срок годности. Это обязательное условие для списания продуктов питания, медикаментов, парфюмерии, химической продукции в соответствии со ст. 472 ГК РФ.
• Товар потерял актуальность и спрос из-за технологического или морального устаревания. Это может быть электроника или модели одежды.
• Выявили недостачу. Провели инвентаризацию и обнаружили несоответствие фактического наличия товара данным учёта.
• Имущество похитили. Это должно быть подтверждено документами от правоохранительных органов.
• Передали бесплатно образцы для рекламы, проведения испытаний, на благотворительность.

Законодательное регулирование и правила изъятия продукции из оборота

Эти нормативные акты регулируют списание:

• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Устанавливает обязательное документальное оформление каждого факта хозяйственной жизни, включая списание. Любая операция должна быть подтверждена первичным учётным документом.
• Глава 25 НК РФ. Определяет, что убыток можно учесть при расчёте налога на прибыль. Это уменьшит сумму налога к уплате.
• ФСБУ 5/2019 «Запасы», утверждён Приказом Минфина от 15.11.2019 № 180н. Этот документ — практическое руководство. В нём прописаны процедуры приёмки, хранения и списания материальных ценностей, включая порядок создания комиссий и оформления актов.

План счетов бухгалтерского учёта, утверждён Приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н.

Пошаговый порядок списания товаров, пришедших в негодность

Шаг 1: Изолируйте товар



Как только обнаружили испорченный товар, переместите его в отдельную зону. Это предотвратит случайную продажу, смешение с годным товаром и дальнейшее распространение порчи, например, плесени. Факт обнаружения зафиксируйте в служебной записке на имя руководителя подразделения или директора.

Шаг 2: Создайте комиссию и оцените причины списания

Руководитель должен издать приказ о создании комиссии.

В её состав обычно входят:



• Материально ответственное лицо со склада — кладовщик.
• Представитель бухгалтерии.
• Сотрудник отдела закупок или продаж.
• При необходимости — технолог или товаровед.

Комиссия осматривает товар, определяет точное количество, стоимость, устанавливает причины порчи и даёт заключение: можно использовать или нужно списать.

Шаг 3: Определите виновных лиц и возможности взыскания ущерба



Дальше важно установить, есть ли вина конкретного сотрудника или контрагента. Если порча произошла из-за халатности работника, сумма ущерба может быть удержана из его зарплаты в пределах среднемесячного заработка — ст. 248 ТК РФ. Если виновных нет или суд отказал во взыскании, убыток относится на финансовый результат организации.

Шаг 4: Утвердите результаты



Все выводы комиссии оформите в виде акта на списание. Этот документ нужно завизировать у всех членов комиссии и передать на окончательное утверждение руководителю организации. Только после проставления его подписи акт становится законным основанием для списания в бухгалтерском учёте.

Документальное оформление: как правильно составить акт на списание

Единой унифицированной формы акта на списание товаров с 2013 года не существует. Организация вправе разработать свою форму, соблюдая обязательные реквизиты из ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Ваш акт должен содержать:

• Наименование документа, например, «Акт о списании товаров».
• Дату составления.
• Полное наименование вашей организации.
• Суть факта хозяйственной жизни: что списывается, в каком количестве, по какой причине.
• Натуральные и денежные измерители списываемого товара: штуки, килограммы, стоимость.
• Должности и подписи членов комиссии с расшифровкой.
• Подпись руководителя, утвердившего документ.

Часто за основу берут формы ТОРГ-15 для продовольствия или ТОРГ-16 для непродовольственных товаров. К акту нужно приложить документы, подтверждающие первоначальную стоимость товара — накладные, счета-фактуры, а также документы, объясняющие причину списания, например, заключение о порче.

Бухгалтерские проводки при списании испорченных ценностей

Проводки делайте через счёт 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Руководствуйтесь Планом счетов бухгалтерского учёта.

Если нет виновных:



• Дебет 94 Кредит 41 (43) — отражены испорченные товары или готовая продукция.
• Дебет 44 Кредит 94 — списана стоимость испорченных товаров или готовой продукции в пределах норм естественной убыли.

За счёт виновных лиц:

• Дебет 73 (76, 60...) Кредит 94 — отнесена на виновных лиц сумма потерь от порчи товаров или готовой продукции сверх норм естественной убыли.

Если виновные лица не установлены, списывайте на финансовые результаты:

• Дебет 91-2 Кредит 94 — списан убыток от порчи товаров или готовой продукции в связи с отсутствием виновного лица — после того, как факт отсутствия такого лица подтверждён.

Особенности списания товаров с истекшим сроком годности и образцов

Списание товаров с истекшим сроком годности — это не право, а обязанность предпринимателя (ст. 472 ГК РФ). Продажа такой продукции запрещена и влечёт административную ответственность по ст. 14.4 КоАП РФ.

Порядок оформления стандартный — с актом комиссии, но часто требует последующей документально подтверждённой утилизации. НДС, ранее принятый к вычету по таким товарам, восстанавливать не нужно.

Списание образцов о тестировании и рекламы оформляется не актом о порче, а актом на их передачу, например, по форме ТОРГ-22 или внутреннему документу.

 Стоимость образцов списывается:

• В бухучёте: на расходы по обычной деятельности — счёт 44 или прочие расходы — счёт 91.2.
• В налоговом учёте: на рекламные расходы, которые нормируются — не более 1% от выручки (п. 4 ст. 264 НК РФ).

Учёт списанных товаров при расчёте налогов

Налог на прибыль. Стоимость безвозвратно утраченных товаров признаётся внереализационным расходом (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Списание должно быть документально подтверждено актом, инвентаризационными ведомостями и направлено на получение дохода. Например, освобождение склада от неликвидного товара для хранения новых партий.

Убытки от недостач и порчи в пределах утверждённых норм естественной убыли учитываются в полном объёме. Сверх норм — также учитываются, но должны быть документально обоснованы и подтверждены.

НДС. Если товары испортились, были украдены или потеряны, НДС, правомерно принятый к вычету при их покупке, восстанавливать не требуется.

Списание недостач при инвентаризации и хищениях

Процедура начинается с оформления результатов инвентаризации. Выявленные расхождения фиксируются в сличительной ведомости по форме ИНВ-19.

Если виновное лицо установлено, недостача взыскивается с материально ответственного сотрудника. Проводки аналогичны списанию порчи по вине сотрудника Дт 94 — Кт 41; Дт 73.2 — Кт 94.

Если виновных нет или суд отказал во взыскании, сумма недостачи списывается на финансовые результаты Дт 91.2 — Кт 94. Основанием являются решение суда или приказ руководителя.

В случае хищения обязательно подаётся заявление в правоохранительные органы. Постановление о возбуждении или отказе в возбуждении уголовного дела будет являться неотъемлемым приложением к акту списания и основанием для отражения убытка в учёте.

Заключение

Списание товаров — это строгий регламент, а не простая утилизация. Важно документально фиксировать каждый этап, соблюдать установленный внутренний порядок и правильно отражать в бухгалтерском и налоговом учёте.

Создание комиссии, грамотно составленный акт, поиск причин и виновных лиц — всё это инструменты для защиты вашего бизнеса от необоснованных финансовых потерь и претензий со стороны контролирующих органов.

Регулярная инвентаризация и своевременное списание помогут вам поддерживать чистоту учёта и реалистично оценивать свои активы.