Как рассчитать затраты на перевозку груза

Если вы перевозите товары, то должны знать, во сколько обходится каждая поездка. Иначе рискуете работать себе в убыток: установите слишком низкую цену на услуги или завысите стоимость и отпугнёте заказчиков.

В этой статье разберём, как правильно считать себестоимость перевозки, какие правила бухгалтерского учёта действуют в вашем случае и как сэкономить на перевозке грузов.

Из чего складываются расходы на перевозку

Чтобы провести расчёт транспортных затрат на перевозку грузов, нужно узнать себестоимость перевозки — это все расходы, которые компания несёт при транспортировке товара из точки А в точку Б.

Сюда входят: 

• Топливо.
• Зарплата водителя.
• Амортизация машины.
• Страховки.
• Ремонт.
• Налоги.

Калькуляция себестоимости перевозок грузов состоит из десятков статей расходов. Одни затраты меняются от рейса к рейсу и зависят от расстояния, веса товара, маршрута. Другие остаются стабильными и списываются каждый месяц, независимо от того, сколько поездок совершили машины.

Разберём переменные расходы.

Топливо — главная статья переменных расходов. Считают по нормам для конкретной марки автомобиля на 100 километров пути. Для загруженной машины норма увеличивается — чем тяжелее груз, тем больше бензина или дизеля сгорает.

Смазочные материалы и эксплуатационные жидкости — моторное масло, трансмиссионная жидкость, антифриз, тормозная жидкость. Их расход напрямую связан с пробегом. Чем больше километров проезжает машина, тем чаще требуется замена этих материалов.

Шины — покрышки изнашиваются по мере эксплуатации. Норма износа разная для каждого типа транспорта. Например, комплект шин для грузовика стоит 200 000 рублей и рассчитан на 100 000 километров пробега. Значит, на каждый километр пути нужно заложить 2 рубля на износ шин.

Зарплата водителя — если используете сдельную оплату труда, заработок зависит от количества рейсов или пройденных километров. Чем больше поездок, тем выше затраты на персонал.

Дорожные сборы и платные участки — эти расходы появляются в зависимости от маршрута. Рейс Москва — Санкт-Петербург обойдётся дороже, чем местная доставка по городу из-за платных дорог.

На коротких расстояниях затраты на перевозку грузов автомобильным транспортом обычно обходятся дешевле.

Постоянные расходы:



• Амортизация транспорта — каждый автомобиль постепенно теряет в цене. Купили фургон за 3 миллиона рублей, срок службы — 5 лет. Годовая амортизация составит 600 000 рублей или 50 000 рублей в месяц. Эту сумму тоже нужно заложить в себестоимость, чтобы к концу срока службы накопить на замену техники.
• Страхование — ОСАГО обязательно для всех, каско и страхование груза — по желанию. Полисы оплачиваете независимо от того, сколько рейсов совершили.
• Техническое обслуживание и ремонт — машины проходят плановые ТО по регламенту производителя. Замена масла, фильтров, тормозных колодок, диагностика — это регулярные затраты. Внеплановый ремонт тоже случается: сломался генератор, пробило радиатор, потребовалась замена сцепления.
• Зарплата водителей на окладе — если водители получают фиксированную зарплату, эта сумма не зависит от количества рейсов. Плюс сюда входят отчисления во внебюджетные фонды — пенсионные и медицинские взносы.
• Аренда гаража или стоянки в Москве может стоить 15 000–30 000 рублей в месяц на одну машину.
• Лизинговые или кредитные платежи — если технику покупали в кредит или лизинг, ежемесячный платёж фиксирован и не зависит от выручки.

Административные и накладные расходы:

• Зарплата офисного персонала — логисты, диспетчеры, менеджеры, бухгалтеры. Все эти сотрудники обеспечивают работу компании, но не управляют машинами напрямую.
• Аренда офиса и коммунальные платежи — помещение для работы персонала, электричество, интернет, связь.
• Программное обеспечение — системы управления перевозками, GPS-мониторинг, бухгалтерские программы. 
• Услуги подрядчиков — аутсорсинг бухгалтерии, юридическое сопровождение, аудиторские проверки.
• Командировочные расходы — суточные водителям при междугородних рейсах, оплата ночлега в гостиницах.

Налоги и обязательные платежи:

• Транспортный налог — вы платите за каждое транспортное средство. Ставка зависит от мощности двигателя и региона.
• Налог на прибыль или УСН — зависит от выбранной системы налогообложения.
• НДС — если работаете на общей системе налогообложения, начисляете 22% на стоимость услуг.

Дополнительные расходы:



• Простои при погрузке и разгрузке — водитель ждёт, пока грузчики загрузят или выгрузят товар. Время оплачивается отдельно или закладывается в общую стоимость рейса.
• Нулевой пробег — расстояние от гаража или парковки до места погрузки. Машина едет пустой, но топливо расходует.
• Холостой пробег — обратный путь без груза. Довезли партию товара в Воронеж, а возвращаетесь в Москву с пустым кузовом. Траты есть, выручки нет.
• Экспедиция — если оказываете дополнительные услуги: упаковка, оформление документов, сопровождение товара.

Как рассчитать себестоимость

Методика расчёта себестоимости зависит от специфики работы компании. Магистральные перевозчики считают затраты на один километр пути, самосвальные компании — на тонну груза, городские службы доставки — за рейс или за час работы.

Методы расчёта себестоимости

Самый распространённый способ — расчёт стоимости одного километра пробега. Этот метод подходит, если вы занимаетесь междугородними или международными перевозками.

Формула простая: 



Все затраты за период / общий пробег автопарка = средняя себестоимость километра.

Второй метод — расчёт стоимости одной тонны груза. Подходит, если вы специализируетесь на перевозке сыпучих и строительных материалов или работаете на коротких расстояниях с разной загрузкой машин.

Формула:

Все затраты на общий тоннаж / Вес перевезённого товара за период = цена 1 тонны.

Третий вариант — расчёт за рейс. Подходит для служб доставки с фиксированными маршрутами или типовыми заказами. Считаете среднее количество рейсов за месяц и распределяете расходы пропорционально.

Цены на топливо меняются, техника изнашивается, водители уходят в отпуск или заболевают, появляются внеплановые ремонты. Раз в месяц или квартал проводите расчёт затрат на перевозку грузов и актуализируйте тарифы.

Сравнивайте плановую себестоимость с фактической. Заложили 32 рубля на километр, а вышло 35 — ищите причину. Возможно, техника требует замены или невыгодно выбраны маршруты.

Анализируйте сезонность. Зимой расход топлива выше из-за прогрева двигателя и работы отопителя, чаще случаются поломки. Учитывайте эти колебания при планировании бюджета.

Бухгалтерский учёт

Учёт расходов зависит от системы налогообложения:

• При ОСНО нужен детальный учёт и работа с НДС: компании оформляют счета-фактуры, начисляют налог и принимают его к вычету.
• При УСН учитывают только оплаченные расходы, а НДС по транспортным услугам включают в их стоимость.
• Патентная система не требует учёта расходов для налогообложения — предприниматель платит фиксированный налог и ведёт учёт только для внутренних нужд.

Бухгалтер должен правильно отразить все операции в проводках, выбрать подходящие счета и соблюдать требования законодательства.

Основные счета для учёта транспортных расходов

Деятельность транспортной компании рассматривается как предоставление услуг и подчиняется общим правилам документального оформления согласно п.1 ст. 6 № 402-ФЗ. При этом выбор счетов зависит от того, кто именно оказывает транспортные услуги и для каких целей они используются.

Ниже приведены счета для учёта расходов, утверждённые Приказом Минфина № 94н и Приказом Минсельхоза России № 654.

Счёт 20. Его применяют транспортные компании, для которых перевозки — основной вид деятельности.

В этом счёте собирают все транспортные затраты на перевозку грузов: топливо, зарплату водителей, амортизацию автомобилей, ремонт техники. В конце месяца расходы списывают на финансовый результат.

Счёт 44 используют торговые организации и компании, которые доставляют товары собственным транспортом.

В нём учитывают:

• Затраты на заработную плату водителя.
• Отчисления на соцстрахование.
• Начисление амортизации транспортного средства.
• Расходы на топливо и запчасти.

Счёт 26 задействуют неторговые организации, которые используют транспорт для общехозяйственных нужд. Например, когда производственное предприятие развозит материалы между цехами или доставляет готовую продукцию на склад.

Счёт 60 отражает расчёты со сторонними перевозчиками.

Если компания привлекает транспортную организацию для доставки грузов, стоимость услуг сначала фиксируют здесь, а затем распределяют по другим счетам в зависимости от назначения перевозки.

Проводки при оказании транспортных услуг

Транспортная компания, которая зарабатывает на перевозках, формирует следующие записи:



• Дебет 62, кредит 90.01 — признание выручки от оказания услуг перевозки. 
• Дебет 90.03, кредит 68.02 — НДС с реализованных услуг. 
• Дебет 20, кредит 10, 60, 69, 70 — отражение прямых расходов на перевозку: топливо, услуги подрядчиков, взносы, зарплата. 
• Дебет 26, кредит 02, 10, 60, 68, 69, 70 — учёт косвенных расходов: амортизация офисной техники, аренда помещений, зарплата административного персонала. 
• Дебет 90, кредит 20, 26 — списание затрат на финансовый результат.

Компании, которые возят товары своими силами, учитывают транспортные расходы иначе.

Если доставка включена в цену товара, проводки выглядят так:

• Дебет 62, кредит 90.01 — реализация товара вместе с перевозкой.
• Дебет 90.03, кредит 68.02 — НДС с продажи.
• Дебет 90.02, кредит 41 — списание себестоимости товара.
• Дебет 90.02, кредит 44 — отражение транспортных расходов.

Траты на собственный транспорт формируются постепенно в течение месяца:



• Дебет 44, кредит 70 — начислена зарплата водителю.
• Дебет 44, кредит 69 — страховые взносы.
• Дебет 44, кредит 02 — амортизация машины.
• Дебет 44, кредит 10 — израсходовано топливо.

Если вы нанимаете нанимает стороннюю транспортную компанию, схема учёта меняется:

• Дебет 44, кредит 60 — отражены затраты на доставку от сторонней компании. 
• Дебет 19, кредит 60 — учтён входной НДС, если перевозчик работает с этим налогом. 
• Дебет 60, кредит 51 — оплачены услуги транспортной компании. 
• Дебет 68, кредит 19 — принят к вычету НДС.

Документальное оформление

Любую транспортную операцию нужно правильно задокументировать.

Для этого вам потребуются:



• Транспортная накладная — первичный учётный документ, в котором отражают расходы на доставку. Он содержит сведения о грузе, маршруте, перевозчике, водителе и стоимости услуги.
• Путевой лист служит основанием для списания топлива, начисления зарплаты водителю и учёта пробега. Без путевого листа налоговая инспекция признает траты необоснованными.
• Акт выполненных работ оформляют, когда транспортная компания завершила рейс и передаёт груз заказчику. Его подписывают обе стороны сделки, он служит основанием для признания выручки у исполнителя и расходов у заказчика.
• Счёт-фактура обязателен для компаний на ОСН. Без него покупатель не сможет принять НДС к вычету.

Как снизить расходы на перевозку грузов

Если сократить траты, то можно снизить себестоимость перевозки грузов. При этом нужно сохранить баланс между экономией и качеством логистики.

Как снизить затраты без ущерба для бизнеса:



• Планируйте маршруты. Есть сервисы, которые автоматически строят маршруты с учётом дорожной ситуации, пробок, расстояния между точками доставки и графика работы получателей. Например, Яндекс.Маршрутизация.
• Избегайте холостого пробега — расстояния, которое машина проезжает без груза. Планируйте обратный маршрут или ищите попутные заказы. 
• Используйте консолидацию грузов. Вместо трёх рейсов с неполной загрузкой отправляете один полностью загруженный.
• Установите нормы расхода для каждого типа транспорта и маршрута. Сравнивайте фактические траты с нормативными. 
• Следите за техническим состоянием машин. Забитые фильтры, неотрегулированный двигатель, спущенные шины увеличивают расход топлива на 10–20%. 
• Заправляйте машины по топливным картам с фиксированной ценой или со скидкой. Покупайте топливо оптом напрямую у поставщиков, если объёмы позволяют.
• Анализируйте загрузку каждого автомобиля. Возможно, три машины справятся с тем же объёмом работы, что выполняют четыре, если грамотно распределить заказы.
• Сравните затраты на содержание собственного транспорта со стоимостью услуг подрядчиков. В низкий сезон выгоднее привлекать сторонних перевозчиков, чем содержать машины, которые стоят без дела.
• Если видите, что один из маршрутов убыточный — меняйте схему доставки или повышайте тариф.
• Заключайте долгосрочные договоры с проверенными СТО. Постоянным клиентам часто предлагают скидки, приоритетное обслуживание и отсрочку платежа.
• Прогнозируйте спрос и планируйте закупку товаров заранее. Так вы сможете формировать крупные партии для доставки вместо кучи мелких срочных рейсов, которые обходятся дороже.

Регулярно анализируйте результаты. Определение затрат на перевозку грузов нужно делать до и после изменений. Оценивайте, какие меры оказались полезными, а какие не оправдали ожиданий.