Как рассчитать больничные для сотрудника

Если ваш работник заболел, государство гарантирует ему выплаты по больничному. Это не ваша личная помощь, а страховка, которая уже куплена за счёт ежемесячных взносов в ФСС. Ваша главная задача в этой схеме — правильно всё оформить: проверить больничный лист, рассчитать сумму выплаты исходя из стажа и зарплаты и передать документы в ФСС. Часть денег оплатит фонд, а часть должны компенсировать вы.

В статье подробно объяснили, как рассчитать средний заработок, что делать, если доход сотрудника меньше МРОТ, и как применять минимальные и максимальные пределы. Отдельно разобрали расчёт пособия по беременности и родам и привели понятные примеры с цифрами.

Сроки больничного листа

С 2025 года больничный лист существует только в электронном виде. Врач выписывает его, информация попадает в базу Фонда социального страхования. Работодатель сразу же видит больничный в личном кабинете на сайте ФСС.

Сроки, на которые выдаётся больничный, установлены Приказом Минздрава России от 23.11.2021 № 1089н:



• При амбулаторном лечении — без госпитализации, врач может выдать больничный сразу до 15 календарных дней включительно. Если болезнь затянулась, срок продлевает врачебная комиссия.
• При стационарном лечении больничный выдаётся на весь срок нахождения в больнице.
• На период карантина больничный может быть выдан, даже если человек здоров, но контактировал с заражённым или не может попасть на работу из-за ограничений.
• При больничном по уходу за ребёнком или больным членом семьи сроки зависят от возраста и состояния заболевшего. Например, за ребёнком до семи лет — на весь период болезни, но в году оплачивается не более 60 дней или 90 — при тяжёлых заболеваниях.

Как рассчитать больничный в 2026 году

Порядок расчёта больничных в 2026 году прежний.

Вот пошаговая схема:

1. Определяем расчётный период. Это всегда два полных календарных года, предшествующих году наступления болезни. Для больничных, которые начнутся в 2026 году, расчётный период — это 2024 и 2025 годы.
2. Считаем общий заработок за этот период. Складываем все выплаты сотруднику, на которые начислялись страховые взносы в ФСС: оклад, премии, надбавки и т. д. Есть предельная величина базы для взносов. В 2026 году это 2 979 000 рублей, такая сумма установлена в Постановлении Правительства РФ от 31.10.2025 № 1705. Заработок сверх этой суммы в расчёт не берётся.
3. Сравниваем заработок с МРОТ. Если сотрудник в расчётном периоде не имел заработка или его средний заработок в пересчёте на полный месяц оказался меньше МРОТ, то расчёт ведём из МРОТ. Актуальный МРОТ на 2026 год — 27 903 рубля, который утверждён Федеральным законом от 28.11.2025 № 429-ФЗ.
4. Вычисляем среднедневной заработок. Общую сумму заработка за два года делим на 730 — это фиксированное число дней в расчётном периоде.
5. Применяем страховой стаж. Полученный среднедневной заработок умножаем на процент, зависящий от стажа.
6. Считаем итоговую сумму. Умножаем скорректированный среднедневной заработок на количество календарных дней болезни.

Теперь разберём каждый из этих шагов подробнее.

Как рассчитать стаж для больничного листа

От стажа зависит процент оплаты больничного. Стаж считается на дату начала болезни. В таблице показали, какой будет процент в зависимости от стажа.

Что входит в страховой стаж:



• Периоды работы по трудовому договору.
• Периоды государственной гражданской или муниципальной службы.
• Периоды деятельности, в течение которой человек подлежал обязательному социальному страхованию, например, как ИП или адвокат.
• Иные периоды, например, служба в армии или правоохранительных органах.

Документы, подтверждающие страховой стаж

Страховой стаж работника с электронной трудовой определяют по формам СТД-Р, СТД-СФР, а также по трудовой книжке, хранящейся у работника.

Если книжка утеряна или в ней неточности, стаж можно подтвердить:

• Трудовыми договорами, оформленными в соответствии с ТК РФ.
• Справками с предыдущих мест работы.
• Выписками из приказов.
• Военными билетами.
• Документами из архивов.

Расчёт среднего заработка для больничного листа

Теперь расскажем подробнее, как рассчитать средний заработок.

Шаг 1. Суммируем за 2024 и 2025 годы все доходы сотрудника, с которых работодатель платил страховые взносы на случай нетрудоспособности. Не включайте сюда суммы, с которых взносы не платились, например, матпомощь до 4000 рублей в год, выплаты по договорам ГПХ, если с них не уплачиваются взносы.

Шаг 2. Сверяем с лимитами. Устанавливается максимальная годовая база для взносов. Если зарплата сотрудника за 2026 год превысила 2 979 000 рублей, в расчёт берём только эту сумму. Лимит в 2025 году — 2 759 000 рублей.

Пример: Сотрудник в 2025 году заработал 2 800 000 рублей, а в 2026 — 2 000 000 рублей. В расчёт мы возьмём 2 759 000 (лимит 2025) + 2 000 000 = 4 759 000 рублей.

Шаг 3. Делим на 730. Это неизменное число. Независимо от того, високосные годы или нет, в расчёте всегда 730 дней.

Формула: Средний заработок = (Заработок за 2026 год + Заработок за 2025 год) / 730

Расчёт больничного по болезни

Допустим, у нас есть средний заработок и мы знаем стаж.

Формула: Сумма пособия = Средний заработок * % по стажу * Количество календарных дней болезни

Пример: Сотрудник болел с 10 по 20 февраля 2026 года, 11 календарных дней. Его заработок: 2024 — 800 000 рублей, 2025 — 950 000 рублей. Стаж — 6 лет.

• Общий заработок = 800 000 + 950 000 = 1 750 000 рублей.
• Средний заработок = 1 750 000 / 730 = 2 397,26 рублей.
• Стаж 6 лет = 80%.
• Средний заработок с учётом стажа = 2 397,26 * 80% = 1 917,81 рублей.
• Сумма пособия = 1 917,81 * 11 = 21 095,91 рублей.
• Работодатель оплатит: 1 917,81 * 3 (дня) = 5 753,43 рубля.
• ФСС оплатит: 1 917,81 * 8 (дней) = 15 342,48 рубля.

Расчёт больничного по МРОТ

Закон обязывает использовать МРОТ:

• Если у сотрудника нет заработка в расчётном периоде.
• Его средний месячный заработок меньше МРОТ на дату начала болезни.
• Нарушен режим лечения, например, самовольный уход из стационара, — но тогда только со дня нарушения.
• Нетрудоспособность наступила из-за алкогольного опьянения — также расчёт из МРОТ.

Как считать по МРОТ:

• Средний заработок по МРОТ = (МРОТ * 24) / 730.
• Если больничный длится меньше месяца, можно рассчитать средний заработок проще: МРОТ / число календарных дней в месяце болезни.
• Второй способ выгоднее для работника, и его часто используют. Но нужно помнить про пропорциональность: если сотрудник работает на полставки, то и МРОТ берётся пропорционально.

Пример: Сотрудник болел в марте 2026 года 10 дней. МРОТ = 27 903 рубля. В марте 31 день. Средний заработок = 27 903 / 31 = 900,09 рублей. Далее умножаем на стаж и дни.

Минимальный и максимальный размер пособия

Минимальный размер определяется из МРОТ, как мы только что разобрали. Это тот гарантированный минимум, который получит сотрудник даже при маленьком заработке.

Максимальный размер упирается в предельную базу для взносов.

Для больничных в 2026 году максимальный средний заработок будет считаться так:

Максимальный средний заработок = (Лимит 2024 + Лимит 2025) / 730 = (2 225 000 + 2 759 000) / 730 = 4 984 000 / 730 = 6 827,39 рублей

Ни одна дневная выплата по больничному в 2026 году не может превышать 6 827,39 рублей. Даже если у сотрудника зарплата миллион в месяц, в расчёт мы всё равно возьмём эту сумму, умноженную на стаж.

Расчёт по беременности и родам

Пособие по БиР рассчитывается аналогично пособию по нетрудоспособности, но есть отличия.

Расчётный период — те же два календарных года. Заработок учитывается так же, с теми же лимитами. Делим не на 730, а на число календарных дней в двух годах минус исключаемые периоды.

Процент стажа не применяется. Всегда 100% среднего заработка.

Оплачивается не период болезни, а весь отпуск по БиР: 140 дней — обычные роды, 156 — осложнённые, 194 — многоплодная беременность. Сразу вся сумма.

Если стаж женщины менее шести месяцев, пособие по БиР выплачивается в размере, не превышающем МРОТ за полный календарный месяц.

Инструкция по оформлению больничного листа для работодателя

Когда к вам приходит уведомление о закрытии электронного больничного, действуйте по схеме:

1. Получение данных. Проверьте информацию в своём личном кабинете на сайте ФСС или через сервис электронного взаимодействия «Социальный электронный документооборот», он интегрирован во все учётные бухпрограммы. Убедитесь, что больничный закрыт и есть даты.
2. Ответ в СФР. После закрытия больничного СФР уведомит об этом работодателя и направит ему предзаполненные сведения для выплаты пособия. Работодатель должен их проверить, подтвердить или исправить. Если от СФР поступит запрос о представлении дополнительных сведений, работодатель обязан отправить их в фонд, подписав УКЭП, в течение трёх рабочих дней после получения информации.
3. Расчёт и выплата. Оплатите первые три дня за счёт компании. Остальные оплатит ФСС в течение 10 рабочих дней с момента получения всех сведений. Выплатите всю сумму в ближайший день выдачи зарплаты, установленный в организации.
4. Сдача отчётности. Сведения о начисленных и выплаченных пособиях указываются в РСВ.

Примеры расчёта

Пример 1. Полный расчёт с высоким доходом

Сотрудник со стажем 10 лет болел 15 дней в январе 2026. Заработок: 2024 — 2 100 000 рублей, 2025 — 2 500 000 рублей.



• Заработок для расчёта: 2 100 000 + 2 400 000 = 4 500 000 рублей.
• Средний заработок = 4 500 000 / 730 = 6 164,38 рублей.
• Стаж 10 лет = 100%.
• Сумма пособия = 6 164,38 * 15 = 92 465,70 рублей.
• За счёт работодателя: 6 164,38 * 3 = 18 493,14 рублей.
• За счёт ФСС: 6 164,38 * 12 = 73 972,56 рублей.

Пример 2. Расчёт из МРОТ для новичка

Сотрудник устроился в ноябре 2025 года, до этого не работал. В феврале 2026 был на больничном семь дней. Стаж на момент болезни — четыре месяца.



• Заработка в расчётном периоде нет. Стаж менее шести месяцев, значит, расчёт из МРОТ.
• МРОТ в 2026 = 27 903 рубля. В феврале 28 дней.
• Средний заработок = 27 903 / 28 = 996,53 рублей.
• При стаже менее шести месяцев пособие не должно превышать МРОТ за полный месяц. Проверим лимит: 996,53 * 7 = 6 975,75 рублей. Это меньше 27 903 рублей.
• За счёт работодателя: 996,53 * 3 = 2 989,59 рублей.
• За счёт ФСС: 996,53 * 4 = 3 986,12 рублей.

Итог

Алгоритм расчёта, который мы разобрали, универсален: берёте два предыдущих календарных года, суммируете весь учтённый заработок, не забывая про годовые лимиты, делите на фиксированное число 730. Ключевую роль играет страховой стаж — он определяет процент выплаты, поэтому его расчёту нужно уделить особое внимание, сверяясь с трудовой книжкой.

Всегда помните о двух крайних точках — минимальном и максимальном размере пособия. Минимум привязан к МРОТ. Максимум же ограничен предельными базами по взносам, и даже для генерального директора с огромной зарплатой дневное пособие не превысит рассчитанной суммы в 6 827,39 рублей для 2026 года.