Как правильно отправить сотрудника в отпуск за свой счёт

Ситуация, когда сотрудник просит отпустить его с работы на несколько дней или даже месяцев без сохранения заработной платы, знакома каждому работодателю. Причины могут быть разными: семейные обстоятельства, необходимость ухода за близкими, решение личных вопросов.

Как правильно оформить такой отпуск, чтобы не нарушить трудовое законодательство, какие риски существуют для бизнеса и на что обратить особое внимание — разберём в этой статье.

Что такое отпуск без сохранения заработной платы

Отпуск без сохранения заработной платы — это время отдыха, которое предоставляется работнику по его письменному заявлению, но в течение которого за ним не сохраняется средний заработок. Простыми словами: сотрудник не работает и зарплату за эти дни не получает.

На время такого отпуска за сотрудником сохраняется рабочее место и должность. Вы не можете уволить его по своей инициативе в период нахождения в отпуске за свой счёт за исключением случая ликвидации организации.

Работодатель не вправе направлять сотрудников без их согласия в неоплачиваемый отпуск. Даже при простое, финансовых трудностях или временном отсутствии работы такое решение является нарушением трудового законодательства.

Когда работник может взять отпуск за свой счёт

Закон делит все ситуации, связанные с отпуском за свой счёт, на две категории: когда работодатель обязан предоставить такой отпуск, и когда он может это сделать по соглашению сторон.

Случаи, когда отказать нельзя

Согласно статье 128 ТК РФ, вы обязаны предоставить отпуск без сохранения заработной платы этим категориям работников на основании их письменного заявления:

Коллективный договор может установить дополнительные категории.

Случаи по соглашению сторон

Остальные работники тоже могут взять отпуск за свой счёт. Однако в этой ситуации решение принимает работодатель, и он вправе как согласиться, так и отказать. Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работодателем и работником.

Что учитывать при принятии решения:



• Настолько отсутствие сотрудника влияет на рабочий процесс.
• По какой причине нужен отпуск.
• Сможете ли вы найти временную замену.

Порядок предоставления отпуска за свой счёт

Шаг 1. Получите заявление от работника

Всё начинается с письменного заявления работника.

Закон не устанавливает строгой формы, но документ должен содержать:

• ФИО руководителя.
• Должность и ФИО работника.
• Просьбу о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы.
• Даты начала и окончания отпуска.
• Причину, особенно если сотрудник относится к льготной категории.
• Дату и подпись.

Если работник относится к категории, для которой отпуск является обязательным, он должен приложить подтверждающие документы: пенсионное удостоверение, справку об инвалидности, свидетельство о рождении ребёнка или о браке.



Заявление подаётся до первого дня отпуска. Если сотрудник уходит без заявления, даже при наличии права на обязательный отпуск, это может повлечь дисциплинарное взыскание.

Шаг 2. Зарегистрируйте заявление

Оформите его в установленном у вас порядке — например, в журнале регистрации заявлений работников.

Шаг 3. Издайте приказ о предоставлении отпуска

В нём укажите:

• ФИО работника.
• Период отпуска с даты начала по дату окончания.
• Количество календарных дней отпуска.
• Основание — заявление работника.
• Отметку о том, что отпуск предоставляется без сохранения заработной платы.

Можно использовать унифицированную форму Т-6 для одного работника или Т-6а для нескольких, утверждённую постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1, либо разработать собственную форму.

Приказ зарегистрируйте в журнале регистрации приказов.

Шаг 4. Ознакомьте работника

Сотрудник должен подписать приказ — это подтвердит, что он знает о предоставленном отпуске и его сроках.

Шаг 5. Сделайте отметку в табеле учёта рабочего времени

Дни отпуска без сохранения заработной платы отмечают специальным кодом — обычно «ДО» или «16».

Шаг 6. Занесите в личную карточку



Если вы ведёте личные карточки работников по форме Т-2, внесите сведения о предоставлении отпуска в раздел VIII «Отпуск».

Нерабочий праздничный день и отпуск за свой счёт

В отличие от оплачиваемого отпуска, праздничные дни, попавшие в отпуск за свой счёт, не продлевают его и не переносятся. Это важный момент, который стоит разъяснять сотрудникам, чтобы избежать недопонимания.

Отпуск за свой счёт и трудовой стаж

Влияние отпуска без сохранения заработной платы на трудовой стаж зависит от того, о каком именно стаже идёт речь. Это важно для правильного расчёта ежегодных оплачиваемых отпусков.

Влияние на стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска

При расчёте стажа, дающего право на ежегодный оплачиваемый отпуск, учитываются только первые 14 календарных дней отпуска без сохранения заработной платы в течение рабочего года. Все дни сверх этого лимита исключаются из стажа (ст. 121 ТК РФ).

При расчёте количества дней ежегодного отпуска, на которое имеет право сотрудник, работодателю нужно учитывать этот лимит.

Влияние на специальный стаж

Периоды отпусков без сохранения заработной платы полностью исключаются из подсчёта специального страхового стажа для досрочного назначения пенсии, например, для педагогов, медицинских работников, работников вредных производств.

Если у вас работают сотрудники в профессиях, где стаж даёт право на льготную пенсию, и они планируют длительный отпуск за свой счёт, имейте в виду: этот период не будет засчитан в специальный стаж. Об этом стоит предупредить работника, чтобы он принимал осознанное решение.

Отпуск за свой счёт и пенсия

Что касается общего страхового стажа для пенсии: периоды отпуска без сохранения заработной платы не включаются в страховой стаж, поскольку за эти периоды не уплачиваются страховые взносы на обязательное пенсионное страхование.

Если сотрудник уже получает пенсию и продолжает работать, то во время отпуска за свой счёт его пенсионный статус не меняется. Он по-прежнему считается работающим пенсионером.

Это важно, потому что:



• Индексация пенсии для работающих пенсионеров не производится до момента увольнения. Пока сотрудник остаётся в штате организации, даже находясь в длительном отпуске без сохранения заработной платы, он не становится неработающим пенсионером, и индексация ему не положена.
• Размер пенсии в период отпуска остаётся таким же, как у работающего пенсионера.
• Отпуск без сохранения заработной платы не прерывает трудовые отношения, поэтому вы продолжаете сдавать отчётность в Социальный фонд России, и сотрудник числится работающим.

Итог

• Максимальная продолжительность не ограничена. По соглашению сторон можно предоставить отпуск на любой срок — от одного дня до нескольких месяцев или даже года.
• Работодатель не может отказать в отпуске пенсионерам, инвалидам, ветеранам, а также в связи с рождением ребёнка, свадьбой или смертью близкого родственника.
• Отправить сотрудника в неоплачиваемый отпуск по своей воле нельзя — это нарушение трудового законодательства.
• Отпуск без сохранения заработной платы не продлевается и не переносится, если на его период приходятся нерабочие праздничные дни. 
• В стаж, дающий право на оплачиваемый отпуск, включаются только первые 14 дней отпуска за свой счёт в рабочем году.
• Периоды отпуска без сохранения заработной платы полностью исключаются из специального стажа, дающего право на досрочную пенсию.