Правильное хранение документов и отчётности помогает поддерживать порядок в делах, избежать штрафов и проблем с ФНС. В статье мы разберём правила и сроки хранения бумажных и электронных документов, узнаем ответственность за нарушения.
Как хранить документы и отчётность
Правила перечислены в ФЗ-402 «О бухгалтерском учёте», Приказе Минфина от 16.04.2021 № 62н, Приказе Росархива от 31.07.2023 № 77. Рассмотрим главное из этих нормативных актов.
За хранение документов в ИП и компании отвечает руководитель. Они могут храниться в соответствующем подразделении и архиве.
Архив может быть организован в виде отдельного помещения со стеллажами или шкафами. Лучше, если оно будет закрываться железной дверью. Если подходящего помещения нет, можно обратиться к подрядчику, который организует хранение. А если документов немного, подойдёт закрывающийся шкаф или сейф.
Доступ к данным должен быть разрешён для определённого круга лиц. Это руководитель и должностные лица, которые работают с документами: обычно — главный бухгалтер, HR, делопроизводитель. Несанкционированный доступ нужно исключить.
Документы обязательно хранить в том формате, в котором они составлены: электронные — в электронном, бумажные — в оригинале на бумаге, оцифровывать их запрещено.
Когда руководитель бизнеса сменяется, важно организовать передачу документов бухгалтерского учёта. Организация самостоятельно определяет, в каком порядке это происходит и фиксирует в учётной политике.
Если документы похищены, потеряны или утрачены любым другим способом, руководитель должен сделать всё возможное, чтобы их восстановить.
Особенности хранения документов в электронном формате
Электронный документооборот удобен, потому что данные защищены, они подписываются и передаются быстрее. Вот основные правила хранения для тех, кто использует ЭДО.
Для сохранности нужно использовать ресурсы оператора ЭДО или систему хранения электронных документов — СХЭД. Такая система есть у Росархива.
Чтобы передать цифровые данные в архив, составляют опись и используют флешки и жёсткие диски. Опись должна включать количество документов прописью и цифрами. Перед тем как принять документы, архив проверяет техническое состояние носителей, сохранность и подлинность документов, а также наличие вредоносного ПО.
Как рассчитывать сроки хранения отчётности
Сроки хранения бухгалтерских документов зависят от их типа и назначения. Основное правило: документы хранятся столько, сколько это требуется по закону. Для расчёта срока хранения важно учитывать несколько параметров.
Законодательные требования. Основные нормы и ответственность за нарушения, прописаны в ФЗ-402, Приказе Минфина № 62н, Приказе Росархива №77, Налоговом кодексе, КоАП и других нормативных актах.
Тип документа. Первичные учётные документы, бухгалтерские регистры и отчётность имеют разные сроки хранения.
Судебные споры с использованием документов. Срок хранения бухгалтерских документов и многих других начинают считать с момента решения разногласий в суде, используя общие правила и исключения.
Срок хранения отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором документ был составлен или по нему закончилось производство.
Например, если вы оформили накладную в июне 2025 года, отсчёт начнётся с 1 января 2026 года, и хранить её нужно будет до конца 2030 года.
Если с декабря 2025 года по февраль 2026 года накладная будет использоваться в суде, срок хранения начнётся в феврале, с даты завершения разбирательств.
Общие сроки хранения документов по учёту и налогам
Согласно законодательству, минимальный срок хранения бумажных и электронных бухгалтерских и финансовых документов составляет пять лет. Это правило утверждено ст. 29 ФЗ-402 и распространяется на следующие категории документов.
Первичные документы: накладные, кассовые ордера, авансовые отчёты, акты и так далее, а также счета-фактуры.
Налоговые документы. Декларации по налогам, например, на УСН, НДС, налогу на прибыль. В эту же группу входят КУДиР, а также чеки, квитанции и счета, благодаря которым предприниматели учитывают расходы при определении налоговой базы, например, на УСН «Доходы минус расходы».
Промежуточная бухгалтерская отчётность: балансы, отчёты о финансовых результатах.
Некоторые кадровые документы: положения о зарплате и премировании, табели учёта рабочего времени, реестры сведений о доходах физлиц, документы по выплате пособий, приказы о предоставлении отпусков.
Документы учётной политики: собственно учётная политика, изменения, дополнения и приложения к ней.
Для многих перечисленных документов срок хранения увеличивается, если они связаны с судебными разбирательствами или налоговыми проверками.
Точный перечень типов документов и сроки их хранения есть в приложении к Приказу Росархива № 236 от 20.12.2019 — в статье мы опираемся на него.
Какие документы нужно хранить дольше 5 лет или меньше этого срока
Некоторые документы требуют менее или более длительного либо бессрочного хранения.
Хранить до пяти лет
Кассовый чек и БСО — шесть месяцев с даты выдачи на бумажном носителе.
Согласие на обработку персональных данных — три года со дня истечения его срока или отзыва.
График отпусков — три года.
Книги покупок, продаж, дополнительные листы к ним — четыре года со дня последней записи.
Хранить более пяти лет
Документы, которые подтверждают расчёт и уплату взносов — шесть лет.
Договор займа или кредита с условием о залоге — 10 лет.
Все расчёты по страховым взносам — 50 или 75 лет, в зависимости от даты составления.
Кадровые документы. Платёжные ведомости, расчётные листы на выдачу зарплаты других выплат — шесть лет, если вы ведёте лицевые счета сотрудников. В другом случае — 50 или 75 лет. Личные карточки сотрудников, их подлинные личные документы, трудовые договоры и допсоглашения, все приказы по личному составу, например, о приёме и увольнении — 50 или 75 лет.
Годовая бухгалтерская отчётность; положения, инструкции по обработке персданных — бессрочно, до ликвидации бизнеса.
Отдельно поясним про сроки в 50 и 75 лет. Если делопроизводство закончилось после 1 января 2003 года, срок хранения бухгалтерских документов в организации составит 50 лет, если до этой даты — 75.
В разделе выше и в этом мы перечислили самую основную отчётность и документы: на самом деле в бизнесе их гораздо больше, особенно у ООО со штатными сотрудниками. Очень важно нанимать опытных специалистов по документообороту или хотя бы консультироваться с ними, потому что разбираться в нормативных актах самостоятельно — трудно, а сроки хранения могут меняться.
Штрафы за отсутствие документов
Нарушение правил хранения и несоблюдение сроков может привести к налоговым штрафам для бизнеса и административным для должностных лиц. Вот основные виды ответственности.
Грубые нарушения учёта
Налоговая ответственность. Согласно ст. 120 НК РФ, за грубое нарушение правил учёта доходов и расходов предусмотрен штраф от 10 тысяч рублей. Под грубым нарушением понимают, например, отсутствие первички, счетов-фактур, регистров бухучёта и налогового учёта.
Административная ответственность. По ст. 15.11 КоАП РФ грубые нарушения наказываются штрафом в 5000–10 000 рублей.
Непредставление документов
Налоговая ответственность. Если не предоставить их по запросу ФНС, по ст. 126 НК РФ, штраф составит 200 рублей за каждый документ.
Административная ответственность. Согласно ст. 15.6 КоАП РФ, непредставление документов во время налоговой проверки, например, кассовых ордеров, чревато штрафом в 300–500 рублей.
Как уничтожить документы
Нельзя просто удалить, выбросить и сжечь данные или пропустить через шредер. Нужно соблюсти действовать по определённому алгоритму. Правила уничтожения таковы:
Шаг 1: издать приказ о создании комиссии
Руководитель составляет приказ и утверждает состав комиссии. Она оценивает документы и изучает их ценность. Выбирают действительно ненужную первичку и отчётность, по которой закончился срок хранения.
Шаг 2: составить акт о выделении к уничтожению документов
В нём указывают, какие документы планируется уничтожить, для каждого указывают дату оформления и основание для ликвидации, например, «Окончание срока хранения».
Шаг 3: рассмотреть акт и составить протокол заседания комиссии
Акт изучают и фиксируют решение о том, что документы действительно можно уничтожить.
Шаг 4: уничтожить документы
Это можно сделать самостоятельно или привлечь специализированную организацию, что дороже.
Во втором случае некоторые документы ИП или компания сначала частично ликвидирует сама: это первичка с персональными данными, сведениями ограниченного пользования или с грифом «Для служебного пользования». Первичку нужно пропустить через шредер.
Затем частично уничтоженные документы, акт о выделении к уничтожению и протокол заседания передают вместе с остальными бумагами в специализированную компанию. Она занимается окончательной ликвидацией всех данных.
Если вы полностью организуете уничтожение внутри компании, акт о выделении и протокол никуда передавать не нужно.
Шаг 5: создать акт о фактическом уничтожении документов с истёкшим сроком хранения
За образец можно взять первый акт — о выделении, а затем добавить к нему данные:
