«Фундамент» и «топливо» бизнеса: капитальные и текущие затраты

CAPEX и OPEX — это показатели управленческого учёта. Капитальные затраты (CAPEX) нужны, чтобы запустить бизнес, а затем периодически обновлять определённое имущество. Такие активы, как, например, оборудование или недвижимость, будут долго использоваться и приносить прибыль весь срок своей службы. Текущие же расходы (OPEX) направлены на то, чтобы обеспечить ежедневную работу компании. Благодаря им она платит аренду, зарплату, закупает сырьё и товары.

В статье разберём, кому, зачем и как нужно считать эти показатели. Узнаем, как анализировать результаты и что делать, если в расчётах ошибка.

Что такое капитальные затраты (CAPEX)

Капитальные затраты (Capital Expenditures) — это, как правило, дорогостоящие вложения, которые расходуются на то, что будет работать несколько лет. Эти долгосрочные инвестиции не генерируют прибыль сами по себе, но необходимы, чтобы у вас была возможность её создавать.

Виды капитальных затрат

Можно выделить четыре вида CAPEX. Мы перечислим их подробно: это важно, чтобы потом учесть всё в расчётах.

Основные средства (ОС) — материальное имущество: 



• Недвижимость, например, производственные, офисные, торговые и складские помещения, гаражи.
• Оборудование и техника. Они нужны общепиту, магазинам, офисам, стоматологиям, производству, автосервисам и так далее. 
• Транспорт: легковой, грузовой, сельскохозяйственный, спецтехника и другое.
• Земельный участок для ведения бизнеса.
• Покупка готового бизнеса. Например, если одна компания поглощает другую, или ИП покупает маникюрный салон, чтобы расшириться.
• Покупка франшизы. Это способ открыть бизнес по готовой бизнес-модели. Платежи будут относиться к разным категориям затрат. Например, капитальными считаются покупка оборудования, мебели и техники.

Нематериальные активы (НМА) — то, что нельзя пощупать:



• Лицензии, если они обязательны для вашей деятельности.
• Программное обеспечение.
• Патенты на изобретения. 
• Товарный знак, логотипы и так далее.

Поддерживающие затраты для запуска и обслуживания. Мало купить актив, его нужно подготовить к работе и периодически обновлять или ремонтировать. В группу входят затраты на услуги: монтаж, пусконаладочные работы и так далее. Сюда же можно отнести консалтинг, если он влияет на всю работу, например, составление бизнес-плана.

Стартовый маркетинг. Этот вид затрат помогает изучить нишу, аудиторию и конкурентов, разработать стратегию, запустить первую рекламу.

Особенности CAPEX

Нерегулярность вложений

Мы уже разобрали, что капитальные затраты дорогостоящие и долгосрочные, поэтому их обновляют нечасто. Иногда CAPEX вообще может не быть: например, в микробизнесе, или если все активы взяты в аренду.

Особенный учёт: связь затрат, расходов и амортизации

Возможно, вы обратили внимание, что мы используем термин «затраты», а не «расходы». С точки зрения управленческого учёта, это правильнее, если говорить про CAPEX.

Затраты — это стоимость активов, которые используются в бизнесе. По сути, вы не прощаетесь с деньгами, а меняете их на имущество. Это соответствующим образом отражают в бухгалтерском балансе: средства ушли, актив появился, но он пока не израсходован. Имущество используется несколько лет, поэтому сразу отнести его к расходам нельзя. Для этого к CAPEX применяется амортизация — то есть затраты списываются в течение всего срока службы и становятся расходами бизнеса постепенно.

Активы нужны, чтобы приносить прибыль, но так бывает не всегда. Поэтому при избавлении от имущества нужно учитывать ликвидационную стоимость, которая бывает положительной или отрицательной. 



• Если имущество вышло из строя и его нужно утилизировать и вывозить, придётся понести дополнительные расходы или убытки. 
• Если его удастся продать, у компании будет дополнительная выручка

Расходы — это часть затрат, которая:

• Относится к текущему периоду.
• Учитывается при расчёте прибыли, то есть влияет на финансовый результат. Чтобы определить прибыль, нужно вычесть из выручки все расходы, в том числе амортизационные.

Зачем считать CAPEX

Расчёт помогает ответить на несколько вопросов.

Сколько вообще денег нужно на старте? Пока вы ничего не продаёте, и нужно найти финансирование: деньги банка, инвесторов или собственные. Если не посчитать, может получиться так: суммы не хватило, поэтому бизнес не приносит выручки, а новые затраты (текущие, или OPEX) уже появились. В итоге механизм толком не запущен, но уже «буксует».

Как правильно учесть расходы? Когда вы не знаете CAPEX, то не можете определить амортизацию. Как мы уже сказали, она влияет на прибыль и может её съедать. Если капитальные затраты занижены, это отразится на анализе эффективности компании.

Как планировать бюджет? Конечно, для этого нужно считать не только CAPEX, но капитальные затраты обходятся дорого. Расчёты помогут заранее подготовиться к обновлению и обслуживанию активов.

Что такое текущие затраты (OPEX)

Текущие затраты (Operating Expenditure) — это те, которые поддерживают ежедневную работу бизнеса и прямо связаны с его деятельностью. Иногда их ещё называют «операционные расходы», следуя дословному переводу с английского. В управленческом учёте такие затраты списываются в текущем периоде и не подлежат амортизации. Поэтому их можно называть расходами.

В текущие затраты включают: 



• Оплату труда.
• Аренду и коммунальные платежи.
• Маркетинг и рекламу (но не на старте).
• Налоги на имущество и аренду, страховые взносы.
• Упаковку, логистику и сбыт.
• Консалтинг. Важно понять, не относится ли он к капитальным затратам. Например, услуга по составлению бизнес-плана — это CAPEX, потому что влияет на бизнес в целом, а настройка CRM-системы будет относиться к текущим затратам.   
• Административные расходы: канцелярию, интернет, курьерские и почтовые услуги и так далее.
• Некапитальный ремонт и обслуживание, например, замену лампочек в офисе. 
• Ежемесячные (паушальные) взносы по франшизе.

Виды текущих затрат

Всё перечисленное можно объединить в три группы.

Постоянные текущие затраты. Они из месяца в месяц примерно одинаковы. Например, это оклады для штатных сотрудников, аренда помещения, которая, как правило, не меняется или меняется раз в год.

Условно-постоянные текущие затраты. OPEX этого типа не зависят от работы, но все равно колеблются. Например, расходы на маркетинг определяет сам бизнес, а коммунальные услуги дорожают во время отопительного сезона.

Переменные текущие затраты. Это всё, что зависит от объёма продаж, поэтому меняется от месяца к месяцу. В группу входят сырьё, товары, упаковка, логистика, некоторые премии для сотрудников и так далее.

Также классификация связана с понятием «точка безубыточности». Это момент, когда компания заработала ровно столько денег, сколько потратила на производство и продажу, то есть вышла в ноль. Постоянные затраты не зависят от объёма продаж, а переменные растут вместе с ним. Поэтому чтобы достичь точки безубыточности, нужно перекрыть и те и другие.

Что не входит в OPEX

• НДС — это косвенный налог, который не считается расходом компании. Деньги взимают с покупателей и переводят в бюджет. 
• Налог на прибыль — потому что его нужно уплатить с операционной прибыли. В бухучёте её называют налогооблагаемой прибылью. Перед тем как её рассчитать, и определяют затраты.
• Пени и штрафы — так как они не связаны с основной деятельностью бизнеса.

Эти расходы отражают в отчёте о прибылях и убытках (ОПиУ), из которого берут данные для расчётов. Всё перечисленное записывают в отчёте уже после статей по текущим затратам и учитывают для расчёта чистой прибыли.

Зачем считать OPEX

Выделим три вопроса, на которые помогает ответить анализ текущих затрат.

Есть ли прибыль и какая? OPEX напрямую на неё влияют, потому что это регулярные расходы. Правильно их посчитать — значит понять, эффективен бизнес или находится в убытке. Если он не очень прибыльный, нужно оценить виды текущих затрат и оптимизировать их.

Какова рентабельность продаж? Текущие затраты считают, чтобы определить долю прибыли от выручки. Например, компания потратила 8 млн рублей, выручила 10 млн, а чистая прибыль — 2 млн. Рентабельность составит 20%. Это неплохой результат: на каждый вложенный рубль приходится 20 копеек прибыли.

Сколько вообще денег в бизнесе? OPEX нужны, чтобы определить cash flow: сколько денег пришло, сколько ушло и осталось. Это так называемый денежный поток, который записывают в отчёте о движении денежных средств (ОДДС). Текущие затраты уменьшают cash flow. Если компании есть чем их покрыть, денежный поток останется положительным.

Отличия CAPEX и OPEX

В таблице кратко подытожим то, что мы разобрали выше.

Какой тип затрат выбрать для анализа: CAPEX или OPEX

Наверняка вы уже убедились, что считать эти показатели нужно всем. Исключение составляет микробизнес, у которого нет капитальных затрат, а текущие расходы минимальны. Например, самозанятые или небольшие ИП с арендованным имуществом и без сотрудников могут обойтись без анализа CAPEX. Однако если капитальные затраты есть, расчёт будет полезен.

Нельзя сказать, что какой-то показатель важнее, и достаточно считать только один. Если в бизнесе есть оба типа затрат, нужно считать оба. Если капитальных затрат нет, обязательно считать OPEX. Так можно понять, какие расходы съедают прибыль, что можно сократить, не теряя в качестве.

Как часто считать

Лучше всего начинать с момента запуска бизнеса, но если вы уже работаете и вообще не занимались аналитикой, никогда не поздно начать. У компаний, которые работают несколько лет, данных уже много. Это хорошо для анализа, потому что можно сразу увидеть ситуацию в динамике.

OPEX нужно смотреть ежемесячно. Бухгалтерской отчётности недостаточно: в ней расходы могут переносить из периода в период, чтобы оптимизировать налоги. Это не отражает эффективность работы, которая важна для владельца бизнеса.

Расчёт CAPEX и OPEX

В обоих случаях сначала нужно определить период для расчёта. Для текущих затрат это обычно месяц, для капитальных можно взять и более крупный отрезок — квартал или год.

Как считать CAPEX

Шаг 1. Собрать данные.



Вам понадобятся три документа: 

• Управленческий баланс. 
• Раздел об инвестиционной деятельности из отчёта о движении денежных средств (ОДДС).
• Примечания к финансовой отчётности.

Шаг 2. Выписать все суммы за период. Если есть возможность, лучше разделить их на категории: ОС, НМА и так далее.

Шаг 3. Сложить числа — все или по категориям. Если за этого время вы продавали какие-то активы, выручку от продажи нужно вычесть.

Шаг 4. Рассчитать амортизацию. Для этого стоимость актива делят на срок службы в месяцах, а затем умножают на количество месяцев в периоде.

Шаг 5. Прибавить амортизацию (А) к стоимости активов. Например, на старте работы общая формула для расчёта капитальных затрат такая.

Шаг 6. Оценить долю CAPEX в выручке.  Для этого нужно поделить капитальные затраты на выручку и умножить на 100%. В случае с примером выше доля CAPEX составит 52,5%.

Как считать OPEX

• Шаг 1. Собрать данные. Их можно брать из документов и отчётности.

Вам понадобятся:



• Документы: акты, счета, накладные.
• Отчёты: о движении денежных средств (ОДДС) — раздел «Операционная деятельность», о прибылях и убытках (ОПиУ, или P&L).

Есть два способа учёта: метод начисления и кассовый. 



• При методе начисления расходы учитываются по факту возникновения обязательств, даже если вы ещё не рассчитались. Например, компания получила счёт 28 августа и оплатит его 1 сентября. По методу начисления эти расходы войдут в август.
• При кассовом методе расходы признаются в месяце, когда деньги ушли со счёта. Если обратиться к примеру выше, расходы по счёту войдут в сентябрь.

Шаг 2. Распределить данные по категориям: постоянные, условно-постоянные и переменные. Ещё нагляднее будет, если вы поделите каждый вид на отдельные статьи расходов: аренду, зарплату и так далее. Это поможет увидеть структуру затрат и принять обоснованные решения по оптимизации.

Шаг 3. Суммировать все затраты. Вы получите общую величину OPEX.

Шаг 4. Оценить долю OPEX в выручке.  Представим, что компания из примера про CAPEX за месяц выручила 5 млн рублей, а текущие расходы — 1 млн рублей. Их доля от выручки — 20%.

Подробно о каждом виде отчётов (ОПиУ, ОДДС и балансе) мы рассказываем в курсе об управлении финансами. Вы увидите примеры, узнаете, из чего состоит каждый документ и как принимать решения на основе этих данных.

Что делать дальше

Не существует оптимальных показателей, которые подходят всем. Есть отдельные коридоры значений. Например, административная часть OPEX обычно составляет 7–10% от выручки. Если доля больше — это плохо: такие траты не генерируют прибыль и уменьшают её.

Очень часто значения OPEX и CAPEX зависят от сферы бизнеса. Например, в сфере услуг основными затратами будут текущие — на зарплаты и так далее.

Как избежать ошибок при анализе CAPEX и OPEX

• Правильно категоризировать затраты. Иногда их ошибочно относят к CAPEX или OPEX, например, путают капремонт и текущее обслуживание. В результате чистая прибыль искажается, а владелец не может узнать реальную эффективность бизнеса.
• Учитывать амортизацию. Она напрямую влияет на прибыль, потому что превращает затраты в расходы. 
• Собирать все необходимые документы и отчёты. Нужно поддерживать порядок в ОДДС, ОПиУ и балансе и следить, чтобы контрагенты вовремя присылали первичку для расчётов.

Как найти ошибку в расчётах

Если что-то посчитали неправильно, это покажет баланс: активы не сойдутся с пассивами. Активы, то есть имущество бизнеса, должны быть равны пассивам — источникам, которые позволяют создать это имущество. Если равенства нет, в каком-то из отчётов есть ошибка.