«Это нужно сделать вчера»: как оформить должностную инструкцию

Должностная инструкция — это внутренний документ, который закрепляет обязанности, права и ответственность сотрудника на конкретной должности. Она помогает работодателю формализовать рабочие процессы и снизить риски трудовых споров. В статье вы узнаете, какие должностные инструкции бывают и как выбрать формат, кто составляет и утверждает документы. Разберём, что включить в должностную инструкцию, как ознакомить сотрудника, внести изменения и организовать хранение.

В каких организациях должна быть

Понятие должностной инструкции не упоминается в Трудовом кодексе, поэтому там не говорится, что такой документ обязателен всегда. Есть коммерческие и бюджетные виды деятельности, в которых должностные инструкции нужны — мы приведём только примеры для бизнеса.

Должностная инструкция должна быть составлена:



• Для медработников, так как они обязаны оказывать помощь в том числе с учётом этого документа (п. 2. ст. 73 ФЗ-323).
• Для тех, кто занимается частной охраной (ст. 12.1 ФЗ-2487-1).
• Для педагогов (п. 3 ст. 52 ФЗ-273).

Есть ситуации, которые встречаются в других отраслях бизнеса, и тоже требуют, чтобы для сотрудника были составлены должностные инструкции. Примеры таких ситуаций вы видите ниже.

В остальных случаях должностные инструкции можно не вводить — работодателя за это не накажут (письмо Роструда № 3042-6-0).

Кто составляет

В создании должностных инструкций могут участвовать разные сотрудники или даже отделы:



• Специалисты отдела кадров проверяют, чтобы инструкции не нарушали трудовое законодательство и законы в конкретной сфере.
• Руководитель отдела составляет список конкретных обязанностей и задач, учитывая особенности работы в отделе.
• Юристы проверяют, чтобы документ соответствовал другим видам законодательства, например, о персональных данных. 
• Руководитель компании подписывает финальную версию должностных инструкций.

Как составить должностную инструкцию

Должностную инструкцию составляют для должности, а не для конкретного сотрудника. Полезно иметь под рукой штатное расписание, чтобы понимать, какие должности требуют составления инструкции в первую очередь.

Бывает, что у сотрудников одинаковые должности (например, редактор), но разные задачи (один пишет статьи, а второй — тексты для рассылок и лендингов, редактирует материалы для курсов). В таком случае инструкции тоже должны быть разными.

При совместительстве у сотрудника может быть несколько должностных инструкций, так как в свободное время он выполняет другую работу.

Инструкция может оформляться двумя способами: отдельным документом или приложением к трудовому договору.

Должностная инструкция как отдельный документ: особенности

Ссылка на должностную инструкцию в трудовом договоре. Когда она оформляется отдельным документом, в договоре обязательно указывается, что обязанности работника определяются именно этой инструкцией. Это удобно — не нужно расписывать все задачи прямо в договоре.

Инструкция как внутренний документ. Должностная инструкция становится локальным нормативным актом компании, с которым сотрудника знакомят под подпись.

Плюсы отдельной инструкции. Такой вариант позволяет не перегружать трудовой договор деталями и подробно описывать все нужные формы, документы и особенности работы по должности.

Обновление без допсоглашения. Если в инструкции что-то меняется, не требуется оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору — достаточно просто внести изменения в саму инструкцию, ведь она не считается частью трудовой функции и не требует согласования с работником.

Должностная инструкция как приложение к трудовому договору: особенности

Инструкция оформляется как неотъемлемая часть договора: все листы, включая должностную инструкцию, нумеруют и скрепляют. Договор с приложением составляют в двух экземплярах и подписывают обе стороны.

Изменить такую инструкцию будет сложнее, потому что придётся составлять допсоглашение к трудовому договору и получать согласие работника. А если корректировки приведут к изменению условий договора, сотрудника нужно предупредить об этом минимум за два месяца (ст. 72, ст. 74 ТК РФ).

Как оформить должностную инструкцию

Инструкция не регулируется ТК РФ, поэтому её содержание и оформление определяет работодатель.

Главное, что нужно указать в должностной инструкции:

• Что именно входит в обязанности работника. Нужно учитывать специфику должности, производства, бизнеса.
• Требования к уровню образования, квалификации и навыкам.
• Ответственность сотрудника.

Остальное наполнение зависит от особенностей бизнеса, должности, желания работодателя и многих других факторов.

Вы можете брать информацию можно из:



• Профессиональных стандартов. В них перечислены актуальные и детальные требования и описания. Познакомиться с содержанием стандартов можно, например, на сайте Минтруда.
• Квалификационных справочников. Например, для рабочих профессий подойдёт ОК 016-2025. 
• Внутренних документов компании: правил внутреннего распорядка и так далее.

Как утвердить должностную инструкцию

Утверждение должностной инструкции нужно, чтобы документ имел юридическую силу и мог использоваться в работе.

Руководитель организации или уполномоченное лицо подписывает инструкцию и издаёт приказ о её утверждении. В приказе должно быть указано, какая инструкция утверждается, с какой даты она вступает в силу и для какой должности предназначена.

В небольших компаниях достаточно подписи руководителя на самой инструкции и соответствующего приказа. В крупных организациях утверждение должностной инструкции более сложное: иногда документ нужно согласовать с юристом или руководителем подразделения.

Ознакомление сотрудника

Ознакомить работника с инструкцией нужно до того, как он подпишет трудовой договор. Это важно, чтобы будущий сотрудник понимал свои задачи и правила компании. Если инструкция ещё не утверждена, знакомьте с ней, как только она будет готова.

Есть два способа оформить ознакомление:

• Работник расписывается на отдельном листе, который прикладывают к инструкции.
• Работник ставит подпись в специальном журнале ознакомления с локальными актами.

Если сотрудник отказывается подписывать, составьте акт об отказе. Без подписи работника нельзя требовать от него выполнения инструкций или применять дисциплинарные взыскания.

Внесение правок в должностную инструкцию

Необходимость внести изменения в должностную инструкцию возникают по разным причинам:



• Меняется трудовая функция работника.
• Компания проходит реорганизацию.
• Внедряются новые технологии, которые влияют на должностные обязанности, права или ответственность работника. 
• Меняется законодательство или процессы в самом бизнесе.

Правила для изменения инструкции зависят от того, в каком виде она составлена: как часть трудового договора или как отдельный документ. Особенности мы уже разбирали, а ниже закрепим, что делать, чтобы внести правки.

Хранение должностной инструкции

Инструкции должны храниться у работодателя (кроме версии работника, когда инструкция является отдельным документом). Когда срок действия инструкции заканчивается, документ продолжают хранить как архивный в течение 50 лет (раздел 8.1 приказа Росархива № 236).

Итог

• Должностная инструкция обязательна для отдельных сфер, например, медицины, охраны и образования. В остальных случаях документ можно не оформлять, и за его отсутствие не предусмотрены штрафы.
• В создании инструкции участвуют специалисты отдела кадров, руководители подразделений и юристы, чтобы учесть все требования законодательства и особенности работы. 
• Инструкцию составляют для конкретной должности, а не для отдельного работника. Если у сотрудников одинаковая должность, но разные функции, для каждого готовят свою инструкцию. При совместительстве у работника может быть несколько инструкций.
• Когда инструкция оформляется как приложение к трудовому договору, обе стороны подписывают договор. Должностная инструкция в этом случае становится неотъемлемой частью трудовых отношений и требует оформления допсоглашения при изменениях. Если инструкция оформляется отдельно, в трудовом договоре обязательно делают на неё ссылку. 
• Работодатель сам определяет структуру и содержание инструкции, ориентируясь на специфику бизнеса и должности. В документе обязательно прописывают обязанности, требования к квалификации и ответственность сотрудника.
• Утвердить инструкцию нужно приказом руководителя, ознакомить работника письменно или зафиксировать его отказ с помощью соответствующего акта.