Бизнесу предстоит адаптироваться к обновлениям в обязательном электронном документообороте (ЭДО), которые должны вступить в силу с 2026 года. Они затронут все организации и ИП, бухгалтерские службы, участников грузоперевозок, бюджетные учреждения.
Мы подготовили эту статью, чтобы вы быстро разобрались, что меняется. Подскажем, как действовать, чтобы не было проблем при работе с контрагентами и взаимодействии с ФНС.
Основные изменения в ЭДО
С 2026 года для большинства операций между юрлицами и ИП документы нужно будет оформлять в электронном виде. Бумажные документы сохраняются только при технической невозможности использовать ЭДО или в некоторых других случаях — их перечень уточняется ФНС, Минфином и Минтрансом.
Переход на универсальный передаточный документ (УПД)
С 1 января 2026 года ФНС отменит действующие форматы электронных товарных накладных ТОРГ-12 и актов выполненных работ. Подробнее об этом можно прочитать в приказе ФНС России от 20 января 2025 г. N ЕД-7-26/28@.
УПД 5.03 объединит их функции и станет единственным официально признанным документом, который подтверждает отгрузку товаров, выполнение работ и оказание услуг.
Обязательные электронные транспортные накладные (ЭТрН)
С 1 сентября 2026 года всем участникам перевозки товаров — отправителям, перевозчикам, экспедиторам и получателям будет необходимо перейти на электронные накладные (ЭТрН).
ЭТрН — электронный аналог транспортной накладной, в нём фиксируют условия перевозки, сведения о грузе, сторонах, маршруте и услугах.
Изменения затронут все виды транспорта: автомобильный, железнодорожный, авиационный. Документооборот будет вестись через государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД). Больше информации в тексте Федерального закона от 07.06.2025 N 140-ФЗ.
Как подготовиться к переходу на ЭДО
Что можно сделать уже сейчас:
- Проверьте готовность к работе с ЭДО. Если ваша компания ещё не использует электронный документооборот, выберите оператора и начните внедрение.
- Перейдите в работе с контрагентами на УПД — используйте его как основной документ.
- Разработайте план внедрения ЭТрН. Обсудите с коллегами, ответственными за перевозки, как будете организовывать процесс.
- Обучите сотрудников новым требованиям.
Преимущества перехода на обязательный ЭДО
Это решение упрощает документооборот и делает процессы едиными для всех компаний.
Какие есть плюсы:
- Вы экономите время и деньги. Не тратите ресурсы на бумагу, печать и доставку, мгновенно отправляете документы контрагентам, а ещё больше не нужно вписывать каждый раз одну и ту же информацию — есть автозаполнение повторяющихся полей и работа по шаблонам.
- Снижаете количество ошибок. Меньше опечаток, автоматическая проверка реквизитов и форматов, возможность интегрироваться с бухгалтерскими программами и 1С.
- Повышаете безопасность. Все документы имеют юридическую силу с квалифицированной электронной подписью (КЭП), есть защита от потери — все документы и архивы хранятся в облаке, можно контролировать доступы и историю изменений.
- Соблюдаете законы. Вы следуете новым правилам ЭДО и минимизируете риск получить штрафы.
Ответственность за несоблюдения требований ЭДО
Пока прямых штрафов нет, но за отсутствие первичных документов в любой форме выставляется штраф до 10 000 рублей.
С 2026 года могут ввести дополнительные санкции за просрочку, использование неутверждённых форм и нарушения при подписании электронных документов.
Подведём итоги
В 2026 году большинство документов между организациями и ИП будут оформляться в электронном виде. С 1 января УПД 5.03 заменит форматы ТОРГ‑12 и акты выполненных работ, а с 1 сентября станут обязательными ЭТрН с обменом через ГИС ЭПД для всех видов транспорта. Благодаря изменениям компании могут ускорить процесс документооборота и снизить издержки.
