Накладная, акт, счёт-фактура, книга покупок, книга продаж, журнал учёта счетов-фактур… Если отдых от документооборота вам только снится, УПД может помочь. Разбираем, как три буквы облегчают жизнь, когда можно и нельзя использовать документ, что нужно знать. А в конце — пошаговая инструкция по заполнению и примеры.
Что такое УПД
УПД, или универсальный передаточный документ, — это форма, которая объединяет функции счёта-фактуры и первичных учётных документов — товарной накладной или акта выполненных работ.
Эти документы помогают:
- Подтвердить, что вы передали товар покупателю или оказали услугу.
- Подтвердить, что покупатель получил товар или услугу.
- Показать свои доходы и расходы ФНС.
- Получить вычет по НДС.
- Уменьшить налоговую нагрузку.
Счёт-фактура необходим по налоговому законодательству, а первичка — по бухгалтерскому, но оба документа частично дублируют друг друга. Они содержат данные о сторонах сделки, товаре, его стоимости, количестве. Получается, что предприниматель делает двойную работу, чтобы оформить и то, и другое. Нужно создать больше документов, поэтому увеличивается риск ошибок. К тому же документы нужно хранить и готовить к проверке.
Поэтому налоговая разработала УПД, который включает всё, что нужно для оформления первички и счёта-фактуры, и облегчает налоговый и бухучёт.
Какие изменения произошли в УПД в 2026 году
1 января 2026 года вступает в силу приказ ФНС от 20.01.2025 № ЕД-7-26/28@.
Этот приказ отменяет:
- Электронную форму документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме.
- Электронную форму документа о передаче результатов работ (услуг).
На практике это означает следующее — бизнес больше не сможет использовать электронные формы ТОРГ-12 и актов выполненных работ. Если ИП или компания продаёт товары или оказывает услуги, при этом используя ЭДО, с 2026 года необходимо использовать УПД. Только УПД будет служить подтверждением того, что товары отгружены, а услуги выполнены.
Изменения не касаются бумажных документов. Если вы пользуетесь бумажными актами и накладными, закон разрешает использовать их дальше, не переходя на УПД.
Кто может использовать УПД
УПД могут использовать ИП и ООО на нескольких налоговых режимах: ОСН, УСН, ЕСХН и ПСН.
В некоторых случаях бизнес обязан применять УПД. Это касается не только ИП и компаний, применяющих ЭДО, но и тех, кто работает с импортными товарами.
В России с 2021 года действует система прослеживаемости, которая позволяет бороться с контрабандой. Чтобы подтвердить «чистоту» товара, нужно отчитаться в ФНС — для этого и оформляют универсальный передаточный документ. Прослеживаются некоторые товары, которые ввозят из стран ЕАЭС.
При декларировании указывают код ТН ВЭД ЕАЭС. Это числовое обозначение товарной номенклатуры внешнеэкономической деятельности. ТН ВЭД помогает узнать, подлежит ли товар прослеживанию.
К прослеживаемым товарам, например, относятся холодильники, детские коляски, стиральные машины, грейдеры, бульдозеры. Полный перечень есть в Постановлении Правительства РФ № 1110.
Сервис ФНС по наименованию или коду ТН ВЭД помогает узнать, прослеживается ли товар.
Для каких сделок можно применять УПД
Подробный перечень сделок, для которых используется универсальный передаточный документ, перечислен в Приложении 2 Письма ФНС России от 21 октября 2013 г. N ММВ-20-3/96@. Вот некоторые из них.
Иногда УПД использовать нельзя, вот три ситуации.
Какие документы заменяет УПД
Мы уже писали, что УПД объединяет в себе счёт-фактуру и первичные документы.
Поэтому он может заменить следующие документы:
- Акт выполненных работ или оказанных услуг.
- Накладную — товарную, но не товарно-транспортную, так как для неё установлена отдельная форма, которую мы упомянули выше.
- Счёт-фактуру.
Для операций, облагаемых НДС, можно использовать УПД как накладную и счёт-фактуру одновременно. Если НДС платить не нужно, УПД используется в качестве первички.
Как заполняют УПД
УПД оформляют в бумажном или электронном виде. Можно подготовить и закрепить оба варианта, чтобы было удобнее работать с разными контрагентами.
С теми, кто использует электронный документооборот, согласовывают цифровой вариант. Каждая сторона вносит свою часть информации и подписывает УПД с помощью электронной цифровой подписи — ЭЦП. Готовый УПД не нужно печатать, он хранится в электронном виде.
Актуальный формат УПД — 5.03. Он утверждён приказом ФНС от 15.11.2024 № ЕД-7-26/1032@..
Бумажный вариант УПД составляют в двух экземплярах — по одному для каждой из сторон. Рекомендованную форму можно доработать, учитывая специфику бизнеса и другие особенности.
УПД со статусом 1 нужно заполнить в течение пяти дней после операции, а со статусом 2 — сразу или на следующий день после операции.
В УПД должно быть следующее:
- Статус УПД — немного ниже расскажем о нём подробно.
- Номер документа и дата — важны для бухучёта.
- Данные продавца и покупателя.
- Список товаров или услуг с указанием названия, количества, цены за единицу.
- Должности, ФИО и подписи ответственных лиц.
Если вы работаете с прослеживаемыми товарами, нужно отчитаться о них в ФНС. Для этого используют только электронный вариант УПД — таково требование ФЗ-371. Операторы ЭДО передают данные из документа в налоговую.
Бланки для УПД с прослеживаемостью и обычного УПД отличаются. Например, для учёта импортных товаров нужно указывать регистрационный номер партии товара, коды операции, стоимость товара без НДС.
Разберём, как заполнить УПД.
В форме УПД можно выделить три части: «статусную», «счёт-фактурную» и «передаточную».
Информация, которую нужно внести в универсальный передаточный документ, зависит от статуса — 1 или 2. Статус определяет, выступает ли УПД только первичкой или совмещает функции двух документов сразу. От статуса также зависит, нужно ли регистрировать УПД в бухгалтерской отчётности.
Статус указывают в левом верхнем углу.
В таблице собрали информацию о том, как выбрать статус УПД, где регистрировать документ и какие реквизиты заполнять.
Последовательно разберём, как заполнить каждый реквизит в зависимости от статуса УПД.
В одном УПД можно указать несколько разных операций, например, отгрузку товара и выполнение работ.
Коротко о главном
- УПД упрощает документооборот, потому что может использоваться в качестве комплекта документов: счёта-фактуры и первички.
- Универсальный передаточный документ обязательно использовать, если вы работаете с прослеживаемыми товарами, перечисленными в Постановлении Правительства РФ № 1110, а также если ранее вы применяли электронные формы ТОРГ-12 и акта выполненных работ. В остальных случаях УПД применяют по согласованию с контрагентами.
- УПД оформляют ИП и компании на разных налоговых режимах: ОСН, УСН, патенте, ЕСХН.
- УПД можно составлять для передачи работ, услуг и товаров, в том числе маркированных или перемещаемых внутри организации.
- УПД составляют в бумажном или электронном виде, для прослеживаемых товаров — только в электронном.
- УПД со статусом 1 и 2 заполняют по-разному, поэтому его важно правильно указать: если используете УПД как комплект документов, работаете на ОСН — выбирайте «1» и не забудьте зарегистрировать его в бухгалтерских документах. Если вы на спецрежиме, дополнительно составляете счёт-фактуру — выбирайте «2».
Фото на обложке: Jelena Danilovic / Getty Images
