Сотрудники, которые работают по трудовым договорам, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Так сказано в Трудовом кодексе РФ, который регулирует почти всё, что связано с отпускными. Есть и другие нормативные документы, которые нужно иметь в виду, чтобы правильно их рассчитывать и вовремя платить.
Разберём, когда можно отправить работника в отпуск, пошагово рассчитаем сумму для разных ситуаций и расскажем, что будет с работодателем, который нарушает закон.
Что такое отпускные
Отпускные — это денежная компенсация в связи с уходом в отпуск, которая соответствует размеру средней зарплаты за период отдыха.
Размер отпускных несколько меньше зарплаты, он рассчитывается по-другому:
- Зарплата — по числу отработанных дней.
- Отпускные — по числу дней отпуска.
По ст. 115 ТК РФ продолжительность основного отпуска составляет 28 календарных дней, включая субботу и воскресенье.
Работающие инвалиды отдыхают не менее 30 календарных дней, а для некоторых категорий работников предусмотрены дополнительные дни:
- Для сотрудников с ненормированным графиком — минимум три дополнительных дня отпуска.
- Для работников с вредными или опасными условиями труда — минимум семь дней дополнительно.
- Для сотрудников на Крайнем Севере, например, в Якутии — минимум 24 дополнительных дня.
- Для некоторых работников здравоохранения в зависимости от профессии — дополнительно от 14 дней.
- Для сотрудников с профессиональным заболеванием или травмой — дополнительный отпуск на период восстановления.
Если трудовой договор заключён на определённый срок, сотруднику тоже положен отпуск. Минимальный срок трудового договора — два месяца. За этот период можно получить два рабочих дня для отдыха за каждый месяц работы, то есть уйти в отпуск на субботу и воскресенье не получится. Это сказано в ст. 291 ТК РФ.
Когда сотрудник может взять отпуск
По общему правилу пойти в отпуск впервые за год можно после шести месяцев непрерывной работы в компании.
Из этого правила есть исключения: согласно ст. 122 ТК РФ, несовершеннолетние, беременные, женщины сразу после декрета и сотрудники, которые усыновили ребёнка младше трёх месяцев, могут почти в досрочный отпуск. Для этого им нужно написать заявление.
Основной отпуск можно поделить на несколько частей, но важно, чтобы одна из них была минимум 14 дней. Так ст. 125 ТК РФ защищает работодателей от желания сотрудников дробить отпуск и отдыхать только в выходные и праздничные дни.
Во второй и последующие годы работники могут брать отпуск в любое время — для этого в конце текущего года составляют график отпусков на следующий год.
Бывает, что сотрудник работал в одной компании, сходил в отпуск, потом уволился и устроился на другое место. Может получиться, что у нового работодателя он отработал меньше шести месяцев. В этом случае внеочередной отпуск возможен по договорённости с руководителем.
Во время испытательного срока работник тоже может пойти в отпуск, но тогда испытание продлится на количество дней отдыха.
Сроки выплаты отпускных в 2026 году
Согласно ст. 136 ТК РФ, работодатель обязан перевести деньги не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Если он начинается в понедельник, к утру пятницы сотруднику выплачивают отпускные. Есть риск, что они придут только к вечеру, и, строго говоря, это нарушает трудовое законодательство. По этой причине лучше перестраховаться и заплатить минимум за четыре дня или раньше.
Если крайний срок выплаты приходится на выходной или нерабочий день, перевести отпускные нужно в последний рабочий день перед ним.
Когда сотрудник увольняется, но не использовал право на отпуск, отпускные нужно выплатить в последний рабочий день вместе с зарплатой. Если в этот день работника не было на месте, перевести деньги нужно не позднее одного дня после того, как он подаст требование о расчёте.
Срок выплаты при внеплановом отпуске
В жизни случаются непредвиденные ситуации, и внеплановый отпуск — стресс для работодателя: отпускные нужно успеть рассчитать и перевести. Если осталось меньше трёх дней, можно взять письменное согласие сотрудника на перевод денег с опозданием. Это защитит вас от трудовых споров, но заплатить всё равно придётся не только отпускные.
Срок выплаты в этом случае такой же, как при отпуске по графику — не позднее трёх календарных дней.
При нарушении срока выплаты отпускных работодатель обязан компенсировать опоздание, даже если он не уложился не по своей вине. Чтобы определить размер компенсации за один день опоздания, нужно умножить сумму отпускных на 1/150 текущей ставки Центробанка.
Например, сотрудник должен получить 100 тысяч рублей за отпуск. Работодатель перевёл деньги на пять дней позже, а ключевая ставка равна 16%. Размер компенсации составит 533,33 рубля: 100 000 х 1/150 х 16% х 5.
Кажется, что это немного, но отпускные и компенсация облагаются налогом и взносами. Поэтому платить даже такую сумму может быть накладно, особенно если внеплановые отпуска случаются регулярно.
Как рассчитать отпускные в 2026 году
Самая простая формула для расчёта:
Размер отпускных = зарплата за месяц / среднее количество календарных дней в месяце х количество календарных дней отпуска.
Например, сотрудник зарабатывает 100 тысяч рублей в месяц и берёт отпуск на 14 дней. Среднее количество рабочих дней — 29,3; это число используется всегда. Вот размер отпускных: 100 000 / 29,3 х 14 = 47 781,57 рубля.
Эта формула больше подходит сотрудникам, потому что помогает лишь примерно представить сумму отпускных. Специалисты пользуются более сложным и точным способом — с учётом среднего дневного заработка (СДЗ).
Поэтому точная формула для расчёта отпускных такая: отпускные = средний дневной заработок х количество календарных дней отпуска.
С 1 сентября 2025 действует постановление Правительства РФ № 540. Документ утвердил новое положение о расчёте СДЗ. Например, расширился перечень выплат, которые нужно учесть при расчёте. Далее мы будем ссылаться на положение, а подробнее о нём мы писали в обзоре новых законов сентября 2025 года.
Средний дневной заработок зависит от нескольких параметров:
- Дохода сотрудника.
- Количества отработанных дней за расчётный период.
- Выплат, которые предусмотрены системой оплаты труда — премий, надбавок, а также повышения зарплаты.
При расчёте отпускных не учитывают пособия, больничные, матпомощь, компенсационные, командировочные и некоторые другие выплаты (п. 3 и 5 постановления).
Пошаговая инструкция для расчёта отпускных
Правильно определить сумму помогут четыре последовательных шага. Учитывая специальные сервисы для кадрового и бухгалтерского учёта, вряд ли специалист будет считать вручную. Но если вы занимаетесь расчётом отпускных самостоятельно, важно понимать, из чего они складываются.
Шаг 1. Определить расчётный период
В общем случае расчётным периодом называют 12 календарных месяцев перед месяцем отпуска — с первого по последнее число (п. 4 положения). Фактически расчётный период зависит от того, сколько сотрудник работает у вас.
Если сотрудник отработал больше года, учитывают последние 12 месяцев. Например, Оля работает уже три года и идёт в очередной отпуск 9 марта 2026 года. Для расчёта нужно учесть период с 1 марта 2025 года по 28 февраля 2026 года.
Таким же способом определяют период, если отпуск начался в одном году, а закончился в следующем. Если бы Оля собралась отдыхать с 22 декабря 2025 года, расчётный период учитывался бы с 1 декабря 2024 года по 30 ноября 2025 года.
Если сотрудник работает неполный год, учитывают период со дня трудоустройства до 1-го числа месяца, в котором сотрудник идёт в отпуск. Вика работает с 28 ноября 2025 года, а в отпуск идёт 23 марта 2026 года. Значит, расчётный период — с 28 ноября 2025 года по 28 февраля 2026 года.
Шаг 2. Определить число отработанных дней в расчётном периоде
Возможны три ситуации: когда период отработан полностью, частично или в нём нет отработанных дней.
Ситуация 1: полная отработка
Количество отработанных дней в периоде без пропусков = число отработанных календарных месяцев х 29,3.
Оля не брала отпуск в течение всего года, у неё нет дней, которые были бы исключены из этого периода. Количество отработанных дней = 12 х 29,3 = 351,6.
Ситуация 2: период отработан не полностью
Отработанные дни в периоде с исключениями = 29,3 × полностью отработанные месяцы + дни в не полностью отработанных месяцах.
Дни в не полностью отработанных месяцах = (число дней в месяце - число неотработанных дней) / число дней в месяце х 29,3.
Вика частично отработала ноябрь и полностью — три месяца: декабрь, январь и февраль.
- Количество дней ноября = (30 - 27) / 30 х 29,3 = 2,93 дня.
- Отработанные дни за весь период = 29,3 х 3 + 2,93 = 90,83 дня.
Ситуация 3: в расчётном периоде нет отработанных дней
Если в расчётном периоде у сотрудника не было заработка, период заменяют на предыдущие 12 месяцев. Если сотрудник идёт в отпуск в первый же месяц работы, учитывают СДЗ из отработанных дней и выплат за этот период. Если выплат не было и за это время — СДЗ определяют на основе оклада или тарифной ставки (п. п. 6–8 положения).
Женя впервые устроился на работу пять месяцев назад. За это время он дважды ездил в командировки, но потом сломал ногу и долго был на больничном. Теперь ему нужно срочно уйти в отпуск, но расчётный период некуда сдвигать. Поэтому СДЗ и отпускные Жени зависят от оклада.
Шаг 3. Рассчитать средний дневной заработок за период
Средний дневной заработок = начисленный заработок за расчётный период / отработанные дни.
Вот что мы учтём в примерах ниже.
- Все сотрудники получали только зарплату.
- В первых двух ситуациях из расчётного периода никакие дни не исключали.
Ситуация 1: полная отработка
У Оли за весь расчётный период (год) — 351,6 отработанных дня. За это время ей начислили 1,2 млн рублей.
Средний заработок Оли = 1 200 000 / 351,6 = 3412,97 рубля.
Ситуация 2: период отработан не полностью
У Вики за три с небольшим месяца — 90,83 отработанных дня. За этот период ей начислили 750 тысяч рублей.
Средний заработок Вики = 750 000 / 90,83 = 8257,18 рубля.
Ситуация 3: в расчётном периоде нет отработанных дней
Средний дневной заработок = оклад / 29,3.
Оклад Жени, который ездил в командировки и болел — 80 000 рублей.
Средний заработок Жени = 80 000 / 29,3 = 2730,38 рубля.
Шаг 4. Наконец посчитать отпускные
Используем формулу, которую упоминали выше.
Отпускные = средний дневной заработок х количество дней отпуска.
Представим, что каждый сотрудник идёт в отпуск на 14 дней:
Отпускные Оли = 3412,9 х 14 = 47 780,6 рубля.
Отпускные Вики = 8257,18 х 14 = 115 600,52 рубля.
Отпускные Жени = 2730,38 х 14 = 38 225,32 рубля.
За каждый день отпуска работник должен получать не меньше, чем если бы его зарплату считали по МРОТ. Сейчас это 924,68 рубля в день: 27 093 / 29,3. Если у работника СДЗ получился меньше этой суммы, отпускные считают по МРОТ. То есть выплатить нужно не меньше 924,68 рубля за каждый день отпуска.
- Если отпуск по какой-то причине перенесли, нужно определить сумму заново, потому что за это время мог измениться расчётный период и средний заработок.
- Если отдых оплатили, но сотрудник не ушёл в отпуск, эту сумму нужно учесть в ближайших предстоящих выплатах.
Что будет, если не выплатить отпускные
Если руководитель задерживает или не платит отпускные, предусмотрены следующие последствия.
Работодатель будет обязан выплатить компенсацию за задержку
Мы обсудили и рассчитали её в разделе выше и выяснили, что это всегда дополнительная налоговая нагрузка для ИП и компаний.
Работодатель понесёт административную ответственность
Задержка и отсутствие любых выплат, которые положены сотруднику, считаются нарушением пп. 6–7 ст. 5.27 КоАП РФ.
За первое нарушение предусмотрены предупреждение или штраф:
- Для ИП — от одной до пяти тысяч рублей.
- Для должностных лиц — от 10 до 20 тысяч рублей.
- Для компаний — от 30 до 50 тысяч рублей.
За повторные нарушения наказание усугубится.
- ИП заплатит от 10 до 30 тысяч рублей.
- Должностное лицо обяжут выплатить от 20 до 30 тысяч рублей или дисквалифицируют на один–три года.
- Юридическое лицо оштрафуют на 50–100 тысяч рублей.
Работодатель попадёт в «Чёрный список»
Это официальный реестр, в который с 1 января 2025 года попадают ИП и компании, нарушающие трудовое законодательство. Список ведёт Роструд, и данные в нём хранятся в течение года.
Вот чем реестр опасен для работодателя, особенно если попасть в него снова.
- Для сотрудников и потенциальных работников это может быть признаком того, что работодатель ненадёжен.
- Контрагенты тоже не стремятся сотрудничать с тем, кто не выполняет обязательства.
- ФНС, трудовая инспекция и прокуратура будут внимательнее проверять работу бизнеса.
