По книге покупок и книге продаж налоговая проверяет, правильно ли вы считаете НДС. В 2026 году правила их заполнения немного изменились. В этой статье разберём, что представляют собой эти документы, кто обязан их вести, как заполнять новые графы, появившиеся в 2026 году, и на что обратить внимание при возврате авансов, чтобы избежать претензий со стороны налоговых органов.
Что такое книга продаж и книга покупок
Книга продаж — это реестр всех ваших выставленных счетов-фактур. Вы выставили счёт клиенту — записали его сюда. Получили предоплату от клиента — тоже записали. В конце квартала налоговая смотрит в эту книгу, чтобы понять, сколько НДС вы должны заплатить.
Книга покупок — это реестр счетов-фактур, которые вы получили от своих поставщиков. Купили товар, получили счёт от поставщика — записали его сюда. Эти записи позволяют уменьшить налог к уплате, получить вычет.
Из книги продаж берём сумму начислений, из книги покупок — сумму расходов на закупки. Платим в бюджет разницу.
Кто должен иметь книгу продаж и книгу покупок
Всё зависит от того, платите вы НДС или нет. Если вы на общей системе налогообложения (ОСН), вы обязаны вести и ту, и другую книгу.
Упрощенцы раньше не платили НДС и книги не вели. В 2026 году ситуация изменилась.
Если вы на УСН и ваши доходы больше 20 млн в год, или вы сами захотели платить НДС по обычным ставкам 22% и 10%, вы обязаны выставлять счета-фактуры и вести книгу продаж. Если вы хотите заявлять вычеты по своим покупкам, придётся вести ещё и книгу покупок.
Если вы на УСН и выбрали пониженные ставки 5% или 7%, вы НДС не платите, счета-фактуры не выставляете. В этом случае книги вам не нужны.
Если вы работаете по договору комиссии или агентскому договору и не платите НДС, то вы не ведёте книги продаж и покупок, но обязаны вести журнал учёта счетов-фактур.
Изменения в книге покупок и книге продаж в 2026 году
Постановление Правительства от 23.01.2026 № 26 утвердило обновлённые бланки счёта-фактуры, книги покупок и книги продаж. Изменения внесены в Постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137. Новые формы нужно применять с 1 апреля 2026 года.
Главное изменение связано с повышением ставки НДС до 22%. Из-за этого в книгах появились новые графы и строки.
В книге продаж теперь нужно заполнять графу 11а. В неё вписывают номер и дату авансового счёта-фактуры, если отгрузка идёт под ранее полученную предоплату. Это нужно, чтобы налоговая видела цепочку: сначала был аванс — вы заплатили с него налог, потом отгрузка — вы можете этот налог вернуть.
В книге покупок появилась графа 7а. Здесь указывают номер и дату отгрузочного счёта-фактуры, когда вы ставите к вычету НДС с аванса, выданного поставщику.
В графах 14 и 17 теперь указывается стоимость продаж и сумма НДС по ставке 22% вместо 20%.
В графах 14а и 17а отражаются операции по ставкам 20% и 18% для тех, чей договорной цикл переходит с прошлых периодов.
Правила заполнения книги продаж и книги покупок
Работа с книгой продаж
Вы регистрируете счета-фактуры в двух случаях:
- Клиент заплатил вперёд. Вы выписываете авансовый счёт-фактуру и регистрируете его в книге продаж. В графе указываете код операции, обычно 02, и номер платёжки, по которой пришли деньги.
- Вы отгрузили товар. Вы выписываете отгрузочный счёт-фактуру. Если ранее по этому клиенту был аванс, то в новой графе 11а вы обязаны поставить ссылку на тот самый авансовый счёт-фактуру.
Работа с книгой покупок
Здесь вы регистрируете входящие документы от поставщиков. Когда вы получили товар и счёт-фактуру, то регистрируете его в книге покупок. Это даёт право на вычет.
Если вы перечислили поставщику предоплату, а потом получили товар, НДС с аванса можно поставить к вычету. Для этого в книге покупок регистрируется авансовый счёт-фактура поставщика. А в новой графе 7а нужно указать номер отгрузочного счёта-фактуры, под который этот аванс закрылся.
Возврат аванса покупателю в книге покупок
Возврат аванса оформляется иначе, чем зачёт аванса при отгрузке.
Предположим, вы получили аванс от покупателя, выставили авансовый счёт-фактуру и заплатили НДС в бюджет. Однако договор по каким-то причинам расторгнут, и вы обязаны вернуть деньги. Ваше право — принять уплаченный с аванса НДС к вычету.
Порядок действий при возврате аванса в 2026 году установлен в п. 5 ст. 171 НК РФ и правилами ведения книги покупок:
- Вам нужно вернуть деньги клиенту с формулировкой «возврат аванса» в платёжке.
- Взять тот самый авансовый счёт-фактуру, который вы выставляли при получении денег.
- Зарегистрировать его в книге покупок.
- В графе «документ об оплате» указать реквизиты платёжки на возврат денег.
- Код операции в этом случае ставится 22. Сделать это нужно в течение года с даты возврата.
Срок хранения книг продаж и покупок
Книгу продаж и книгу покупок нужно хранить не меньше четырёх лет. Срок отсчитывается с даты последней записи.
Если налоговая придёт с проверкой за прошлые периоды, книги запросят в первую очередь. Вели вы их на бумаге или в электронном виде — значения не имеет. Главное, чтобы они были в сохранности и их можно было открыть.
Если вы ведёте бумажную книгу, её нужно распечатать за квартал, прошнуровать, пронумеровать и подписать у директора. Электронную книгу подписывать электронной подписью каждый раз не нужно. Делаете это только по требованию инспекции.
