Уведомление о необходимости дать объяснение — это официальный документ, с помощью которого работодатель просит сотрудника письменно объяснить, почему тот нарушил дисциплину. Например, опоздал, не вышел на смену, не выполнил задание. Прежде чем применять дисциплинарное взыскание, работодатель обязан запросить объяснение. Это указано в статье 193 Трудового кодекса РФ.
Иногда объяснение помогает избежать выговора или штрафа — особенно если причина уважительная: сотрудник заболел, застрял в пробке или получил противоречивые указания.
Если не запросить объяснение, а сразу наказать, это может обернуться проблемами: при споре в трудовой инспекции или суде работодатель будет неправ. Уведомление доказывает, что вы дали человеку шанс объясниться.
Форма уведомления о необходимости дать письменные объяснения — свободная. Закон не устанавливает чёткого шаблона. Для удобства лучше скачать готовый образец.
Что прописать в уведомлении:
- ФИО и должность сотрудника.
- В чём именно он нарушил дисциплину: укажите дату и опишите ситуацию. Например: «Опоздание на работу 10 июня 2025 года на 45 минут».
- Ссылку на статью 193 ТК РФ — она подтверждает ваше право требовать объяснение.
- Срок — дайте сотруднику два рабочих дня на ответ.
- Предупредите, что отсутствие объяснений не мешает применить взыскание.
- Дату и подпись.
Передайте уведомление лично и попросите расписаться в вашем экземпляре. Если сотрудник отказывается — составьте акт с двумя свидетелями. Можно отправить документ заказным письмом с уведомлением о вручении.
Правильно оформленное уведомление — это не просто формальность. Оно подтверждает, что вы действуете по закону, даёте человеку право на слово и не спешите с наказанием. Это защищает и бизнес, и отношения в команде.
