Соглашение об использовании личного имущества

Соглашение об использовании личного имущества — это документ, который закрепляет условия применения сотрудником своих вещей в интересах работодателя. В нём стороны указывают, что именно использует работник, размер компенсации за эксплуатацию и износ, а также расходы, которые компания возмещает. Ст. 188 ТК РФ требует оформить эти условия письменно.

Соглашение также помогает подтвердить компенсационный характер выплаты. При соблюдении требований ст. 188 ТК РФ компенсация за использование личного имущества в интересах работодателя не облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Работодатель может учесть такую выплату в расходах, если это допускают правила конкретного налога.

Как заполнить соглашение об использовании имущества

Форма документа произвольная. Его оформляют либо приложением к трудовому договору, либо дополнительным соглашением к нему, в двух экземплярах.

Содержание документа:

• Дата, место составления, номер и реквизиты трудового договора.
• Наименование работодателя и данные сотрудника — должность, подразделение, ФИО.
• Описание имущества — марка, модель, серийный или государственный регистрационный номер, год выпуска, стоимость.
• Основание владения — персональная собственность работника либо иное законное основание.
• Цель использования и связь с трудовой функцией сотрудника.
• Размер компенсации за износ с указанием периодичности выплаты.
• Перечень возмещаемых расходов — топливо, связь, интернет, расходные материалы, ремонт.
• Порядок подтверждения затрат и сроки предоставления документов.
• Порядок расчёта выплаты за неполный месяц.
• Срок действия и условия расторжения, подписи сторон.

Размер компенсации стороны определяют самостоятельно и закрепляют в соглашении. Работодатель может обосновать сумму расчётом, исходя из характера и интенсивности, с которой используют личную собственность сотрудника.

Для налогового учёта работодателю стоит хранить документы, которые подтверждают принадлежность имущества работнику, его использование в рабочих целях, расчёт компенсации и фактические расходы. Например, для автомобиля такими документами могут быть документы на транспорт, соглашение и документы, подтверждающие служебное использование и расходы на топливо.

Условия выплаты на время отпуска, больничного или другого периода, когда сотрудник не использует имущество в работе, лучше заранее прописать в соглашении. Это позволит определить, сохраняется ли компенсация за такой период и как работодатель рассчитывает выплату.

Скачайте бесплатно образец соглашения, чтобы использовать его в своём документообороте.