Смета расходов сотрудника на командировку

Смета расходов на командировку — внутренний документ, который помогает заранее посчитать затраты на служебную поездку. Компания может использовать её, чтобы определить сумму аванса и контролировать расходы сотрудника.

Закон не требует составлять смету. Работодатель сам решает, нужен ли такой документ, и закрепляет порядок работы с ним в локальных правилах. При этом статья 168 ТК РФ обязывает работодателя возместить сотруднику расходы на проезд, жильё, суточные и другие согласованные затраты.

Как заполнить смету расходов на командировку

Унифицированной формы нет, с 2013 года компании разрабатывают бланк сами и закрепляют его в положении о командировках. Заполняет документ сам командируемый или его руководитель, затем подписывает бухгалтерия и директор. Основанием служит приказ о направлении в командировку.

Шапка и общая часть:

• Наименование организации и подразделения.
• Гриф утверждения — должность, подпись и дата руководителя.
• ФИО и должность сотрудника, его табельный номер.
• Пункт назначения, цель поездки, даты выезда и возвращения, количество дней.
• Номер и дата приказа о командировке.

Табличная часть с расчётом по статьям:

• Проезд туда и обратно — вид транспорта, класс, стоимость билетов, сборы за оформление.
• Проживание — стоимость суток, умноженная на число ночей.
• Суточные — норма за день, умноженная на количество дней поездки, включая дни в пути.
• Транспорт на месте — такси, аренда автомобиля, проездные билеты.
• Прочие расходы — визы, страховка, оплата участия в мероприятии, представительские траты.
• Итоговая сумма цифрами и прописью.

Для каждой статьи указывают предполагаемую стоимость. Например, расходы на жильё рассчитывают исходя из цены проживания и количества ночей, а проезд — по стоимости билетов.

Размер суточных коммерческий работодатель устанавливает самостоятельно в коллективном договоре или локальном акте. При этом для целей НДФЛ действует необлагаемый лимит: 700 рублей за каждый день командировки по России и 2500 рублей за день зарубежной командировки. Если компания выплачивает больше, превышение облагается НДФЛ.

После возвращения сотрудник в течение трёх рабочих дней сдаёт авансовый отчёт и окончательно рассчитывается с работодателем по полученному авансу. К отчёту он прикладывает документы, которые подтверждают расходы на проезд, жильё и другие затраты.

Если сотрудник потратил меньше полученного аванса, он возвращает остаток. Если расходы оказались выше, работодатель возмещает подтверждённую разницу в порядке, который установили внутренние правила компании.

Скачайте образец сметы расходов на командировку, чтобы не искать документ в интернете и сэкономить время.