Акт сверки взаиморасчётов — это документ, в котором фиксируют расчёты между двумя организациями или предпринимателями за конкретный период. Документ помогает убедиться, совпадают ли данные у обеих сторон.
Акт сверки составляют:
- регулярно, например, раз в квартал или год, чтобы данные были актуальными;
- после завершения крупных проектов или этапов работы;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчётности;
- при спорах или подозрении на ошибки в расчётах.
Подписанный обеими сторонами акт подтверждает долг и может использоваться в суде. Кроме того, подписание акта сверки обновляет срок исковой давности, и он начинается заново.
Утверждённой формы акта нет, поэтому компании могут создавать свои шаблоны.
В документе стоит указать:
Заголовок: «Акт сверки взаиморасчётов № [номер] от [дата]».
Реквизиты:
- наименования организаций, их ИНН, КПП и юридические адреса;
- должности, ФИО представителей сторон, на каком основании действуют (например, «на основании Устава»).
Период сверки: например «с 01.01.2025 по 31.03.2025».
Таблица состоит из двух частей: левая — данные инициатора, правая — данные контрагента.
В колонках пишут:
- дату операции;
- номер и вид документа (счёт, накладная, платёжное поручение);
- дебет (сумма задолженности контрагента);
- кредит (сумма задолженности);
- сальдо на начало и конец периода.
В конце указывают, кто и сколько кому должен на конец периода. Например, «По состоянию на 31.03.2025 задолженность [Организация 1] перед [Организация 2] составляет 100 000 рублей».
Подписи:
- подписи руководителей и главных бухгалтеров обеих организаций с расшифровкой;
- при наличии — печати организаций.
Порядок оформления и обмена актом:
- Одна сторона готовит документ в двух экземплярах и отправляет его другой стороне.
- Контрагент проверяет данные, вносит изменения и подписывает документ.
- Стороны обмениваются подписанными экземплярами.
Помните: акт, подписанный только одной стороной, не имеет силы и не служит доказательством в суде. Для удобства можно скачать готовый образец.
