Отчёт о движении денежных средств — основа основ управленческого учёта вне зависимости от того, продаёте ли вы мясо на рынке или владеете крупным IT-холдингом. В этом уроке мы разберёмся, что из себя представляет отчёт ДДС, как его составить и как пользоваться данными из него.
Отчёт ДДС или Cash Flow (от англ. cash flow, «денежный поток») — это отчёт о движении денежных средств в наличной и безналичной формах. Отчёт покажет вам, куда вы тратите деньги и откуда их получаете. В нём отображаются все приходные и расходные операции, но не сплошным сводом цифр, а в разрезе по периодам и разделам, а также в виде итоговых показателей за день, месяц и квартал.
Вот что вы можете сделать с помощью отчёта ДДС:
- Узнать, сколько денег лежит у вас в кассе, на банковских счетах и картах. Это актуально для тех, кто хранит деньги в разных местах.
- Оптимизировать расходы. Отчёт фиксирует доходы и расходы по статьям, поэтому вы всегда можете увидеть, сколько денег вы потратили и на что. По итогам отчётного периода будет легко проанализировать самые расходные направления и сделать выводы. Например, вы сможете заметить, что постоянные поездки на склад в черте города занимают много времени и раздувают транспортные расходы, — и принять решение о перевозе склада в более удобную точку.
- Прогнозировать будущее. Когда вы знаете, сколько денег на счетах, можно планировать расходы. Например, увеличить бюджет на рекламу или купить новый автомобиль для доставки с большими объёмами кузова.
- Привлечь стороннее финансирование. Если вы понимаете, что скоро возникнет кассовый разрыв, или вам время от времени приходится занимать деньги и договариваться с покупателями и поставщиками о переносе срока оплаты, есть смысл привлечь в бизнес сторонние денежные средства. Подробнее о привлечении финансирования можно узнать в курсе «Где взять деньги на бизнес».
В управленческом учёте нет нормативных форм и чётких строгих правил. Вы сами решаете, как вам вести учёт денежного потока. Но есть правила, которые вам в этом помогут.
Первое правило
Делите денежные потоки в разрезе видов деятельности, видов товаров и услуг или в разрезе розничных точек. На начальном этапе это поможет вам оценить каждое из направлений, сравнить их между собой и сделать выводы, развивать их дальше или закрыть.
Второе правило
Распределяйте денежный поток по трём блокам деятельности: операционной, инвестиционной и финансовой. Если денежный поток не делить и фиксировать все подряд операции, вам будет сложно что-либо планировать. Вы не сможете понять, хватает ли денег у компании платить по счетам и сколько денег вам принесла основная деятельность, а также сколько вы привлекли сторонних денежных средств.
Выделяют три вида денежного потока.
- Операционная деятельность. Сюда относятся деньги от покупателей за товары или услуги, закупка сырья, производство, реализация продукции, оплата аренды, зарплаты, налоги. Всё это — доходы и расходы, которые непосредственно связаны с организацией основной деятельности.
- Инвестиционная деятельность — это вложение свободных денег в другие проекты, хранение свободных денег в банке под проценты, покупка и продажа основных средств — например, дорогостоящего оборудования или недвижимости.
- К финансовой деятельности относится привлечение денег в бизнес. Например, кредиты, вложения собственников, а также дальнейшее обслуживание этих обязательств. Здесь же отражается изъятия денег из бизнеса самим предпринимателем.
Важный момент, который нужно запомнить: конечный итог ДДС не может быть отрицательным. Если вы видите, что в прогнозе у вас получается минус, попробуйте изменить структуру потока в следующем месяце. Например, можно снизить расходы, привлечь кредиты или займы, попробовать поднять продажи или отсрочить оплату поставщикам. Если не обратить внимание на этот минус, то денег вам в какой-то момент не хватит.
Третье правило
Группируйте расходы по направлениям. Например, аренду офиса, закупку канцелярии и питьевой воды можно объединить в группу «Расходы на офис». В такие же группы можно собрать оплату поставщикам, налоги, зарплаты сотрудникам. Выделите для себя основные статьи, а не попавшие ни в одну статью отдельные мелкие расходы объедините в группу «Прочее». Так вам будет легче определить, где можно сэкономить.
Также нужно отделять личные расходы от расходов бизнеса — личные расходы попадут в финансовый раздел ДДС, в статью «Дивиденды».
Четвёртое правило
Придумайте правила заполнения отчёта: когда его заполнять, кто за это отвечает, как часто нужно сводить данные. Для удобства стоит создать отдельные листы, чтобы смотреть данные в разрезе по периодам, видам деятельности, статьям расходов, и отдельный лист сделать сводным, для анализа данных. Также нужно собрать справочник расходов и занести в него все регулярные расходы с разбивкой по видам деятельности.
Пятое правило
Сверяйте цифры. Итоги периодов должны рассчитываться на основе базовых математических правил сложения и вычитания. Берём исходную сумму, прибавляем сумму доходов, вычитываем расходы — получаем итог. Если итог отрицательный, стоит подумать, откуда взять деньги. Например, можно поискать в инвестиционном разделе ДДС и продать машину. Или в финансовом разделе — и, как вариант, взять кредит.
Шестое правило
Ведите отчёт регулярно. Вести отчёт без ошибок проще всего, если вносить операции каждый день. А месячные показатели для анализа выгружать в отдельный сводный лист отчёта.
Конечно, вам не нужно собирать файл с отчётом самостоятельно с нуля — мы уже сделали эту работу за вас и подготовили шаблон. В нём отражены все нюансы, которые мы разобрали выше. Вы также сможете легко адаптировать этот шаблон под свои задачи.
Итак, подытожим правила работы с ДДС.
