Работа в ночное время: как оформить сотрудников и не нарваться на штрафы

Работа в ночное время — это труд в особых условиях, за которые по закону нужно доплачивать. В этой статье разбираем, как правильно организовать ночную работу, кого можно к ней привлекать, как считать оплату и что грозит за нарушения.

Что такое ночное время по Трудовому кодексу и как оно оплачивается

По Трудовому кодексу ночным считается время с 22:00 до 6:00. Каждый час работы в этот промежуток должен оплачиваться в повышенном размере.

Минимальная доплата — 20% от часовой ставки или оклада за каждый ночной час. Это правило установлено постановлением Правительства РФ от 04.04.2025 № 436.

Работодатель может установить и больший процент — это нужно прописать в коллективном договоре, локальном акте или трудовом договоре. Главное — не меньше 20%.

Кого нельзя привлекать к ночной работе, а от кого нужно получить письменное согласие

Закон делит сотрудников на три группы: кого нельзя, кого можно только с согласия, и кого можно без ограничений.

Категорически запрещено привлекать к ночной работе:

• Беременных женщин.
• Несовершеннолетних, кроме творческих работников и спортсменов. О том, как принять на работу подростка, рассказали в статье.
• Тех, кому работа ночью запрещена по медицинскому заключению.

С письменного согласия можно привлекать:

• Женщин с детьми до трёх лет.
• Инвалидов.
• Родителей детей‑инвалидов.
• Работников, ухаживающих за больными членами семьи по медзаключению.
• Одиноких родителей (или опекунов) детей до 14 лет.
• Родителя, чей супруг работает вахтовым методом.
• Работников с тремя и более детьми до 18 лет, если младшему меньше 14 лет.

Этих сотрудников нужно письменно ознакомить с их правом отказаться от ночной работы. И получить их письменное согласие. Если этого не сделать, работодателя могут оштрафовать.

Согласие на работу в ночное время можно оформить:

• В виде заявления сотрудника.
• В виде отметки сотрудника на уведомлении: «На привлечение к работе согласен».

Как сокращается ночная смена и какие перерывы положены

По общему правилу, ночная смена должна быть короче дневной на один час без последующей отработки. При этом оплата идёт как за полную смену.

Исключения, когда смену сокращать не нужно:

• Сотрудник принят специально для работы ночью (например, сторож).
• Сотруднику и так установлена сокращённая продолжительность рабочего времени.
• Это необходимо по условиям труда (например, непрерывное производство).
• Работа идёт по сменному графику при шестидневной рабочей неделе (ст. 96 ТК РФ). Например, дневная смена — с 08:00 до 17:00, ночная — с 20:00 до 05:00. Обе смены имеют одинаковую продолжительность — 8 часов, включая 1 час на обед.

Если смена более чем наполовину приходится на ночное время, она считается ночной целиком и сокращается на час.

Какие перерывы положены при ночной смене

Работодатель обязан предоставить перерыв для отдыха и питания — от 30 минут до 2 часов. В рабочее время он не включается и не оплачивается. Конкретное время перерыва устанавливают правилами внутреннего трудового распорядка или по соглашению сторон.

Для ночной смены перерыв должен длиться столько же, сколько и для дневной. Более тяжёлые условия ночной работы компенсируются повышенной оплатой, а не более длительными перерывами.

На непрерывных производствах, где сотрудник не может покинуть рабочее место, работодатель обязан обеспечить возможность отдыха и приёма пищи прямо на рабочем месте. Такое время считается рабочим и оплачивается.

Закон не обязывает работодателя предоставлять отдельный перерыв для сна, даже если смена длится сутки. Всё, что положено, — это обеденный перерыв до 2 часов. Однако работодатель вправе установить дополнительные перерывы для сна по собственной инициативе и прописать их в локальных актах.

Как оформить привлечение к ночной работе

Всё зависит от того, планируете ли вы ночную работу систематически или привлекаете сотрудника разово.

Сотрудника нанимают для ночной работы

Например, вы ищете сторожа или оператора для круглосуточного производства. В этом случае его режим работы сразу прописывают в трудовом договоре. Указывают, что он работает ночью, прописывают время начала и окончания смены, а также размер доплаты — не ниже 20%, но можно и больше. Тогда смену можно не сокращать на час, потому что сотрудник изначально принят именно на ночную работу.

Сменный график

Если у вас производство работает круглосуточно, вы заранее составляете график сменности. Например, неделя дневных смен, неделя ночных. Такой график должен быть готов и доведён до сотрудников как минимум за месяц. Сам режим работы можно описать в трудовом договоре через ссылку на этот график.

Разовая ночная смена

Например, сотрудник обычно работает днём, но возникла срочная задача, и его нужно привлечь на ночь. В этом случае достаточно издать приказ. В нём укажите: кто, когда и зачем работает ночью, а также размер доплаты. Если для привлечения требуется согласие сотрудника (например, он из льготной категории), сначала получите письменное согласие, а потом уже издавайте приказ.

Как вести раздельный учёт дневных и ночных часов в табеле

Если смена частично выпадает на промежуток с 22:00 до 06:00, в табеле вы отдельно фиксируете, сколько часов из этой смены пришлось на день, а сколько — на ночь. 

Есть два основных подхода — выбирайте тот, что удобнее для вашей формы табеля. 

Двойной код через дробь. В одной ячейке для одного дня выставите два кода: код для дневного времени и код для ночного. Например, «Я/Н» или «01/02». А в нижней строке (или отдельной графе) укажите количество часов для каждого типа времени. Например: «Я/Н» — «4/2» означает 4 часа дневного времени и 2 часа ночного. 

Отдельные строки или графы. Если вы используете унифицированные формы (Т-12 или Т-13), можно добавить в табель дополнительные строки или графы специально для раздельного учёта. Так проще не запутаться при подсчётах. 

Какие коды использовать:

• Для работы в дневное время — код «Я» или цифровой «01». 
• Для работы в ночное время — код «Н» или цифровой «02». 

Если в вашей организации есть специфические ситуации (например, работа в праздничную ночь), вы вправе ввести собственные дополнительные коды. Главное — утвердить их приказом или зафиксировать в локальном нормативном акте (ЛНА). 

Переходящие смены. Если смена начинается в один календарный день, а заканчивается в другой, в табеле её нужно разбить по дням и отдельно выделить ночные часы для каждого из них. Например, смена с 20:00 до 08:00: в первый день учтётся 2 часа дневного времени (20:00–22:00) и 2 часа ночного (22:00–00:00), во второй — 2 часа дневного (00:00–06:00) и 6 часов ночного. 

Обеденный перерыв. Время обеденного перерыва не входит в рабочее время и не оплачивается. При заполнении табеля его обычно не учитывают — вы фиксируете только фактически отработанное время. 

Автоматизация. Если учёт ведётся в программе (1С, СБИС и т. п.), многие системы позволяют настроить автоматическое разделение часов по кодам — это сильно снижает риск ошибок.

Как рассчитать доплату за ночные часы

Доплата за ночные часы считается не от всей зарплаты, а от часовой ставки. Поэтому сначала нужно определить эту ставку, а уже потом считать доплату.

Часовая ставка — это плата за один час работы сотрудника.

Она может быть двух видов:

• Фиксированная часовая ставка. Её сразу прописывают в трудовом договоре. Например, «часовая ставка — 500 рублей». Тогда считать ничего не нужно — она уже есть.
• Часовая ставка, рассчитанная из оклада. Если у сотрудника не часовая ставка, а оклад, то для расчёта доплаты вам нужно пересчитать оклад в часовую ставку одним из двух способов.

Способ № 1. По норме конкретного месяца

Оклад делят на количество рабочих часов в том месяце, за который считаете доплату. Норму берут из производственного календаря. Минус этого способа: ставка каждый месяц разная, потому что в каждом месяце разное количество рабочих часов.

Способ № 2. По среднемесячной норме за год

Оклад делят на среднемесячное количество часов за год (норму часов за год делят на 12). При таком подходе часовая ставка будет одинаковой в течение всего года, что проще и для бухгалтера, и для сотрудника.

Какой способ выбрать — решать вам. Главное — закрепить его в положении об оплате труда или другом локальном акте.

Как считать доплату

Когда часовая ставка известна, доплата считается по формуле:

Доплата = Часовая ставка × 20% × Количество ночных часов

20% — это минимальный размер. Работодатель вправе установить и больший процент — 30%, 40% или даже 50%, и закрепить это в локальных документах.

Примеры для разных систем оплаты

Пример 1. Фиксированная часовая ставка.

Часовая ставка — 500 рублей. Сотрудник отработал 5 смен по 6 часов ночью. Доплата = 500 × 20% × 30 (часов) = 3000 рублей.

Пример 2. Оклад.

Оклад 60 000 рублей. В марте 2026 года по производственному календарю 176 рабочих часов. Часовая ставка = 60 000 / 176 ≈ 340,91 рубля. Сотрудник отработал 10 ночных часов. Доплата = 340,91 × 20% × 10 = 681,82 рубля.

Пример 3. Сдельная оплата.

Для сдельщиков закон не устанавливает отдельного порядка расчёта доплаты, но освобождения от неё нет — за ночные часы нужно доплачивать всем. Поступают так: сначала определяют, сколько в среднем сотрудник зарабатывает за один час своей обычной работы (сдельную расценку умножают на количество изделий за час). Полученную условную часовую ставку умножают на 20% и количество ночных часов.

Когда ночная работа совпадает с праздником или сверхурочкой

Если ночная работа совпала с праздничным днём или сверхурочной работой, все выплаты суммируются.

Ночь и праздник. Если сотрудник работал в праздничную ночь, ему положены две доплаты: за работу в праздник (по ст. 153 ТК РФ) и за ночные часы (по ст. 154 ТК РФ). Обе выплаты считаются отдельно и суммируются.

Ночь и сверхурочные. Если ночные часы оказались ещё и сверхурочными, они оплачиваются в повышенном размере (первые два часа в полуторном, остальные — в двойном), а сверх этого начисляется ещё и доплата за ночную смену 20%.

Ответственность за ошибки в оплате и оформлении ночных смен

Неполная оплата ночных часов — штраф по ч. 6 ст. 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц — 10 000–20 000 рублей, для организаций — 30 000–50 000 рублей.

Привлечение льготников к ночной работе без их согласия:

• Руководитель — штраф от 1000 до 5000 рублей. Вместо штрафа могут вынести предупреждение.
• Индивидуальный предприниматель — от 1000 до 5000 рублей.
• Организация — от 30 000 до 50 000 рублей.

О том, каких ещё нарушений ТК РФ лучше избегать, читайте в статье «Опасная экономия: последствия нарушений при оформлении работников».