Объяснительная записка: когда нужна и как её написать

В статье рассказали, что такое объяснительная записка, когда её требуют, как правильно написать и что будет, если отказаться.

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, в котором сотрудник письменно излагает причины и обстоятельства какого‑либо события или проступка. Чаще всего её требуют, когда произошло нарушение трудовой дисциплины: опоздание, прогул, невыполнение обязанностей, причинение ущерба.

Главное назначение объяснительной — дать работнику возможность высказать свою версию случившегося. На основе этого документа работодатель решает, было ли нарушение, виноват ли сотрудник и нужно ли его наказывать.

Для чего она нужна и какое имеет значение

Объяснительная записка — это не просто формальность. Она выполняет несколько функций:

• Для работодателя. Это обязательный этап процедуры дисциплинарного взыскания. По закону, прежде чем наказать сотрудника, работодатель обязан запросить у него письменное объяснение. Без этого шага любое взыскание может быть признано незаконным в суде или трудовой инспекции.
• Для работника. Это возможность объяснить ситуацию и привести смягчающие обстоятельства. Если причина нарушения была уважительной и вы сможете её подтвердить, взыскания можно избежать. Кроме того, объяснительная становится доказательством в случае судебного спора с работодателем.
• Для объективности. Записка помогает разобраться в ситуации и посмотреть на неё с разных сторон, а не только со слов начальника.

Чем отличается от докладной

Эти два документа часто путают, но разница есть:

• Объяснительную записку пишет работник по требованию руководства. В ней сотрудник объясняет причины своего проступка или сложившейся ситуации.
• Докладную записку составляет работник или должностное лицо по собственной инициативе. В ней информирует руководство о каком‑либо событии или проблеме, которая требует решения.

Когда нужно писать объяснительную

Работодатель может запросить объяснительную, когда сотрудник совершил дисциплинарный проступок:

• Опоздал на работу.
• Преждевременно ушёл с работы.
• Отсутствовал на рабочем месте.
• Не выполнил или плохо выполнил должностные обязанности.
• Нарушил технику безопасности.
• Повредил имущество компании.
• Причинил вред клиентам или коллегам.
• Разгласил коммерческую тайну.

В каких ситуациях работодатель вправе её потребовать

Согласно ст.193 ТК РФ, до применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника письменное объяснение. Это касается любого проступка, который может привести к замечанию, выговору или увольнению.

При этом уточнять в устной или письменной форме работодатель должен запросить объяснение — закон не уточняет. На практике лучше, если требование будет письменным. Это защитит работодателя от споров, а работнику даст понимание, что от него требуется и в какой срок.

Обязан ли работник её писать и что будет при отказе

Нет, не обязан. Закон не обязывает сотрудника писать объяснительную. Он имеет право отказаться.

Но отказ не освобождает от ответственности. Если работник не предоставил объяснение в течение двух рабочих дней, работодатель составляет акт об отказе и вправе применить дисциплинарное взыскание без учёта мнения сотрудника.

В какой срок нужно предоставить объяснительную

Закон даёт два рабочих дня на то, чтобы написать объяснительную записку. Срок начинает отсчитываться со дня, следующего за тем, когда работодатель потребовал объяснения.

Если сотрудник в этот период был в отпуске или на больничном, срок переносится на рабочие дни после его возвращения.

Если по истечении двух рабочих дней объяснительной записки нет, нужно составить акт.

Как написать объяснительную записку

Строгой унифицированной формы для объяснительной записки не существует. Её пишут в свободной форме, но с соблюдением определённых правил делового этикета.

Структура записки и что в ней указать

В объяснительной записке должны быть:

• Шапка (в правом верхнем углу). У записки должен быть адресат — должность, название организации, ФИО руководителя. Ниже должно быть написано от кого: должность работника, ФИО.
• Название документа: «Объяснительная записка».
• Текст. Излагается суть: что произошло, когда, при каких обстоятельствах. Затем причины. Тон должен быть сдержанным, деловым, без эмоций.
• Подтверждающие документы (при наличии). Если есть справки, чеки, акты, которые могут подтвердить доводы сотрудника, можно перечислить их в конце.
• Дата и подпись. Внизу слева — дата составления, справа — подпись сотрудника с расшифровкой.

Частые ошибки при составлении

• Общие фразы без конкретики. «Не успел», «задержался» — это не объяснение. Формулировки должны быть чёткими: «опоздал на 15 минут из‑за аварии на трассе», «отсутствовал два часа, так как возил ребёнка в травмпункт».
• Эмоциональный, обвинительный тон. «Начальник сам во всём виноват», «у меня никогда нет времени». 
• Отсутствие доказательств. Если сотрудник ссылается на ДТП, болезнь или коммунальную аварию — нужно приложить справку, протокол, акт.

Образцы объяснительных для разных ситуаций

Чтобы понять, как должна быть написана объяснительная записка, воспользуйтесь готовыми образцами для разных случаев. 

Что будет после объяснительной: дисциплинарное взыскание

После того как работник написал объяснительную, у работодателя есть несколько вариантов:

• Отказ от взыскания. Если причина признана уважительной или работодатель решил не наказывать, дело закрывается без последствий.
• Замечание. Это самое мягкое взыскание. Оно выносится устно или письменно.
• Выговор. Более серьёзное взыскание. Если копить выговоры, они могут стать основанием для увольнения.
• Увольнение. Применяется при грубых нарушениях: прогул, появление на работе в состоянии опьянения, разглашение тайны и т. д.

У вас есть ровно месяц, чтобы наказать сотрудника с того дня, как вы узнали о нарушении. И крайний срок — полгода с момента, когда проступок был совершён.