Локальные нормативные акты: какими они бывают

В статье рассказали, какие ЛНА обязательны, какие — нет, как их разрабатывать, утверждать и знакомить сотрудников, чтобы избежать штрафов и судебных споров.

Что такое локальные нормативные акты (ЛНА)

Трудовой кодекс РФ задаёт общие рамки: нельзя задерживать зарплату, нужно предоставлять отпуск, запрещено увольнять беременных женщин без веских причин.

Но кодекс не может прописать детали вашей внутренней жизни: во сколько именно начинается рабочий день в вашем офисе, как выглядит фирменный дресс‑код, где находится столовая и кому полагается премия за перевыполнение плана продаж.

Именно эти внутренние правила и называются локальными нормативными актами (ЛНА). Это ваши собственные законы внутри отдельно взятой организации. 

Главная задача любого ЛНА — установить нормы поведения и взаимодействия между работодателем и работниками.

Локальные акты определяют:

• Режим рабочего времени и времени отдыха.
• Системы оплаты труда.
• Порядок приёма на работу, перевода и увольнения.
• Меры поощрения и дисциплинарной ответственности.
• Требования охраны труда и коммерческой тайны.
• Социальные гарантии сверх тех, что положены по закону.

Чтобы документ считался локальным нормативным актом, он должен обладать тремя признаками:

1. Норма. Документ устанавливает правило, которое обязательно для всех и действует постоянно, а не разово. Если инструкция говорит «курить можно только в 50 метрах от входа» — это норма. А если приказ гласит «Иванову И.И. предоставить отпуск с 1 июля» — это распорядительный документ, касающийся одного человека, и ЛНА он не является.
2. Неопределённый круг лиц. Правило действует для всех сотрудников или для группы (например, для всех водителей), а не персонально для Сидорова.
3. Работодатель принял его самостоятельно. Государство спустило вам ТК РФ, а вот правила внутреннего трудового распорядка вы пишете сами, опираясь на закон.

Чем ЛНА отличается от других кадровых документов:

• От трудового договора. Договор индивидуален. В нём написаны фамилия сотрудника, его должность и конкретный оклад. ЛНА — коллективен, он один на всю компанию. При этом ст. 8 ТК РФ запрещает ухудшать положение работника через ЛНА по сравнению с законом или его трудовым договором. То есть договор всегда важнее акта, если акт ему противоречит.
• От приказа о приёме или увольнении. Приказ фиксирует единичный факт биографии сотрудника. ЛНА же работает постоянно, каждый день.
• От гражданско‑правовых договоров (ГПХ). Договоры подряда или оказания услуг регулируют разовое выполнение работы внешними исполнителями. ЛНА регулирует именно трудовые отношения с теми, кто зачислен в штат.

К ЛНА относятся:

• Штатное расписание.
• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР).
• Положение об оплате труда.
• Положение о премировании.
• Инструкции по охране труда.
• Положение о защите персональных данных.
• График отпусков.
• Положение о командировках.
• Должностные инструкции.

К ЛНА не относятся:

• Устав организации. Это учредительный документ, регулируется Гражданским кодексом РФ.
• Коллективный договор. Он заключается по соглашению сторон — работодателя и работников, а не принимается единолично директором.
• Штатная расстановка. Это рабочий список фамилий к утверждённому штатному расписанию.
• Табель учёта рабочего времени. Это первичный документ фиксации фактов.
• Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС-1 подраздел 1.1).
• Различные заявления, служебные записки и объяснительные.

Какими бывают локальные нормативные акты

Все ЛНА делят на несколько групп. Эта классификация помогает понять, какой документ вы обязаны иметь по закону, а какой принимаете для собственного удобства.

Обязательные и необязательные

За отсутствие обязательных актов государственная инспекция труда (ГИТ) назначит штраф. Необязательные документы вы создаёте тогда, когда стандартных норм ТК РФ вам перестаёт хватать для эффективного управления.

Обязательные — те, которые упомянуты в тексте Трудового кодекса как необходимые для каждой организации.

Необязательные — их наличие остаётся на ваше усмотрение.

Например:

• Положение о корпоративной мобильной связи.
• Положение о добровольном медицинском страховании (ДМС).
• Положение об адаптации новых сотрудников (стажировке).
• Этический кодекс компании.
• Регламент использования социальных сетей в рабочее время.

Вы вправе принять такие акты в любое время, если это помогает решить конкретную управленческую задачу. Главное — если такой акт принят, соблюдать его должны и вы, и работники.

Общие и специальные

Общие действуют на всех без исключения сотрудников. К ним относятся ПВТР, положение об оплате труда, положение о персональных данных.

Специальные распространяются только на определённые категории персонала или процессы.

Примеры:

• Положение о разъездном характере работы (касается только торговых представителей и водителей).
• Инструкция по работе на конкретном станке (касается только рабочих цеха).
• Положение о суммированном учёте рабочего времени (актуально, например, для круглосуточной охраны или медиков).
• Положение о ненормированном рабочем дне (для административного аппарата).

Какие ЛНА обязательны для организации

Перечень обязательных документов по ТК РФ:

• Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Здесь устанавливают график работы, перерывы на обед, порядок прихода в офис, дни выдачи зарплаты, основные права и обязанности сторон.
• Штатное расписание. В Трудовом кодексе штатное расписание прямо не упоминается. Но Роструд и суды требуют его как обязательный документ — он показывает структуру компании и штатную численность. Форма Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.
• График отпусков. Составляется ежегодно не позднее чем за две недели до нового года.
• Документы по защите персональных данных. Минимум должно быть положение о работе с персональными данными и обязательство о неразглашении для тех, кто имеет к ним доступ. 
• Инструкции по охране труда. Для каждой должности и вида работ, имеющих вредные или опасные факторы, нужны свои инструкции. Также обязателен вводный инструктаж.
• Положение об оплате труда. Обязателен, если системы оплаты труда детально не расписаны в трудовых договорах или коллективном договоре. В нём закрепляют размеры окладов, тарифных ставок, надбавок и доплат.
• Книга по учёту движения трудовых книжек. Необходима, если в компании ещё используются бумажные трудовые книжки. 
• Локальный нормативный акт о порядке применения профстандартов. Обязателен только в специфических случаях, например, для вредных производств, транспорта, бюджетной сферы.

Отчёт о проведении специальной оценки условий труда (СОУТ) — это результат оценки, а не ЛНА. Но работодатель обязан утвердить результаты СОУТ приказом и ознакомить с ними работников.

Что грозит за отсутствие обязательных ЛНА

Проверку может инициировать жалоба недовольного сотрудника или плановый визит инспекции. Отсутствие обязательного документа квалифицируется как нарушение трудового законодательства.

Ответственность предусмотрена ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностного лица (директора или кадровика) — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей.
• Для индивидуального предпринимателя — от 1000 до 5000 рублей.
• Для юридического лица — от 30 000 до 50 000 рублей.

При повторном нарушении суммы кратно возрастают (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):

• Для должностных лиц — штраф от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трёх лет.
• Для ИП — от 10 000 до 20 000 рублей.
• Для юридических лиц — от 50 000 до 70 000 рублей.

Помимо штрафа, инспектор выдаст предписание об устранении нарушения. Вам дадут срок на разработку и утверждение недостающих документов.

Кто разрабатывает и как принимают ЛНА

Обычно инициатива исходит от подразделения, которому этот вопрос ближе всего. Охрана труда — от специалиста по охране труда, оплата труда — от бухгалтерии и финансового отдела, дисциплина — от службы безопасности или кадровой службы.

Алгоритм выглядит так:

1. Подготовка проекта текста. Можно взять готовые шаблоны из справочно‑правовых систем, но обязательно адаптировать их под реалии вашей компании.
2. Юридическая проверка. Проект стоит показать юристу на предмет соответствия федеральному законодательству.
3. Издание приказа об утверждении ЛНА. Документ начинает действовать не просто потому, что его напечатали, а после выхода приказа руководителя. В приказе фиксируется дата введения акта в действие.
4. Оформление титульного листа. На нём ставят гриф «Утверждаю», подпись руководителя, дату и печать организации (при её наличии).

Согласно ст. 12 ТК РФ, ЛНА начинает действовать либо с даты его утверждения руководителем, либо с той даты, которая указана в самом документе. Применяется он только к отношениям, которые возникли после его вступления в силу.

Ст. 372 ТК РФ устанавливает особый фильтр для некоторых документов. Если в вашей компании действует профсоюз, то вы обязаны согласовать с ним проект этих ЛНА:

• Правила внутреннего трудового распорядка.
• Положение об оплате труда.
• Положение о премировании.
• Акты, устанавливающие графики сменности.
• Акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда.

Процедура выглядит так:

1. Вы направляете профсоюзу проект акта и обоснование к нему.
2. Профсоюз в течение пяти рабочих дней выдаёт вам письменное мнение.
3. Если профсоюз согласен — вы утверждаете документ.
4. Если профсоюз не согласен или предлагает правки, проводят дополнительные консультации.
5. Если договориться не удалось, вы имеете право принять акт в своей редакции. Но профсоюз может обжаловать его в ГИТ или в суде, а также начать процедуру коллективного трудового спора. При этом разногласия не освобождает вас от обязанности применять уже принятый акт.

Как ознакомить работников с ЛНА

Сотрудники должны ставить подпись под каждым ЛНА, который относится к их работе. Без этого акт для них не действует (ст. 22 ТК РФ).

Сделать это можно тремя способами:

• Лист ознакомления. К каждому ЛНА прикладывают отдельный лист с таблицей: ФИО сотрудника, его должность, дата ознакомления и подпись. Этот лист подшивают к самому документу.
• Журнал ознакомления. Заводят одну общую тетрадь, в которую сотрудники расписываются по мере появления новых документов.
• Запись в трудовом договоре. В договор включают фразу: «До подписания трудового договора работник ознакомлен с Правилами внутреннего трудового распорядка, Положением об оплате труда и другими ЛНА». Этот способ работает, только если документы уже существовали на момент приёма сотрудника. Если через месяц вы примете новое положение, придётся снова брать подпись одним из первых двух способов.

Когда именно знакомить:

• С общими актами (ПВТР, охрана труда, персональные данные) — до подписания трудового договора. 
• Со специальными актами (например, должностной инструкцией или инструкцией по новому станку) — до момента фактического допуска к выполнению этой конкретной работы.

Закон разрешает подписывать документы электронно, если в компании введён кадровый электронный документооборот (КЭДО) согласно нормам ст. 22.1–22.3 ТК РФ.

Как вносить изменения в локальные нормативные акты

Изменять ЛНА можно двумя путями.

Способ 1. Утверждение новой редакции.

Вы полностью переписываете документ, присваиваете ему тот же номер, ставите актуальную дату и издаёте новый приказ об утверждении. Старую редакцию архивируете. Лист ознакомления в этом случае нужно заводить заново — все сотрудники должны расписаться, что прочли именно обновлённые правила.

Способ 2. Издание приказа о внесении изменений.

Если поправок немного, удобнее выпустить отдельный приказ. Текст будет звучать примерно так: «Внести в Правила внутреннего трудового распорядка ООО следующее изменение: пункт 4.2 изложить в следующей редакции...». Плюс этого способа в том, что основной документ почти не трогают, а все изменения видно по приказам.

Ограничения при изменениях:

• ТК РФ запрещает изменять зарплату (окладную часть) в одностороннем порядке — это существенное условие трудового договора, менять его можно только по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ).
• Если новая редакция ЛНА ухудшает положение работников (например, отменяет дополнительный выходной, который был раньше), вы обязаны предупредить людей об этом минимум за два месяца (ст. 74 ТК РФ). При этом нужно доказать, что условия работы изменились настолько, что старые правила просто нельзя оставить.
• Если сотрудник не согласен работать по‑новому, вы обязаны предложить ему другие вакансии в компании, которые подходят ему по квалификации. Если подходящей работы нет или он отказывается — только тогда можно его перевести или уволить по закону.
• Любые изменения в ЛНА проходят ту же процедуру, что и их принятие: если есть профсоюз — с ним согласовывают, а всех сотрудников снова знакомят под подпись.