Как объединить два ПДФ‑файла в один: инструкции от юриста

Вы готовите документы для регистрации бизнеса, отправляете контрагенту комплект договоров или собираете бумаги для суда. Вместо того чтобы пересылать десяток отдельных файлов, удобнее объединить их в один PDF. Это снижает риск, что часть документов потеряется при загрузке или отправке.

В статье рассказали, как объединить несколько PDF в один, какие инструменты выбрать и что проверить перед объединением.

Какие задачи решает объединение файлов

Объединение PDF может понадобиться, когда несколько файлов относятся к одному делу и их удобнее рассматривать вместе:

• Подача документов в госорганы. При регистрации бизнеса или получении государственной услуги нужно заявление, паспорт, справки, квитанции и подтверждающие документы. Объединение упрощает проверку.
• Отправка комплекта контрагенту. В сделках, тендерах и переговорах часто прикладывают несколько документов: техническое задание, спецификацию, дополнительное соглашение, акт или счёт. Чтобы не отправлять контрагенту несколько вложений, вы объединяете листы. Получатель сразу увидит все условия сделки.
• Систематизация внутреннего архива. Документы по проекту удобно группировать в один PDF-файл. Это упрощает навигацию по архиву, ускоряет поиск информации и облегчает передачу проекта между сотрудниками.

Что проверить перед объединением PDF-файлов

Перед тем как собрать PDF-файлы в один документ, проверьте и подготовьте исходники.

• Убедитесь, что исходники не повреждены. Страницы должны отображаться полностью, а текст, печати и подписи — читаться.
• Проверьте содержимое. Удалите пустые листы и дубли, исправьте случайно перевёрнутые страницы.
• Учтите электронные подписи. Если изменить структуру PDF-файла, электронная подпись, которая стояла на нём раньше, может стать недействительной.
• Сожмите тяжёлые файлы. Если в комплект входят сканы, фотографии, презентации с графикой, — заранее сожмите исходники. Тогда на выходе файл не окажется слишком тяжёлым.

Чем отличаются инструменты для объединения друг от друга

Есть два основных способа объединить PDF: десктопные программы и онлайн‑сервисы. У каждого свои плюсы и минусы.

Десктопные программы вы устанавливаете на компьютер — это может быть PDF-редактор или офисный пакет. Они доступны без интернета. Подходят тем, кто регулярно работает с PDF или объединяет документы с конфиденциальной информацией. В программах можно изменить порядок страниц, удалить лишние листы или установить пароль доступа.

Онлайн‑сервисы подходят для разовой и несложной задачи. Например, нужно объединить несколько страниц инструкции, чек, фотографии или общедоступные материалы. Но документы загружаются на чужой сервер, поэтому онлайн‑сервис не подходит для договоров, паспортов, банковских выписок, судебных материалов.

Как выбрать программу или сервис

Десктопный софт. Перед установкой проверьте, кто разработал программу и с какого сайта вы её скачиваете. Лучше использовать официальный сайт разработчика или проверенный магазин приложений. Многие ищут «бесплатный Adobe Acrobat Pro» и скачивают взломанные версии с вирусами. Легальный Adobe Reader бесплатен, но объединять PDF он не умеет.

Также важно проверить:

• Не требует ли программа лишних разрешений и доступа к другим папкам.
• Поддерживается ли вашей операционной системой.
• Есть ли у программы обновления и действующая поддержка.
• Не устанавливает ли она дополнительные приложения без явного согласия пользователя.

Если программа бесплатная, заранее выясните, нет ли ограничений по количеству файлов, размеру документа или водяных знаков на готовом PDF.

Онлайн‑сервис. Перед загрузкой документов проверьте, что сайт использует защищённое соединение. В адресной строке должен быть указан протокол https, а браузер не должен показывать предупреждение об опасном соединении.

Перед тем как склеить PDF-файлы в один, изучите политику конфиденциальности сервиса и выясните:

• Как долго загруженные файлы хранятся на сервере.
• Удаляются ли они автоматически после обработки.
• Может ли сервис использовать документы для других целей.
• В какой стране находятся серверы.
• Требуется ли регистрация.
• Передаются ли данные сторонним организациям.

Следует насторожиться, если сайт ничего не сообщает об удалении файлов, просит установить неизвестное расширение для браузера или требует доступ ко всему облачному хранилищу вместо выбора конкретного документа. После объединения удаляйте загруженные файлы вручную, если сервис предоставляет такую возможность.

Как объединять в редакторах

Рассмотрим на примере программы PDF Commander, как объединить PDF-файлы в один документ. В ней можно привести страницы к единообразному виду, удалить дубликаты, улучшить качество сканов. Если в комплект входят офисные документы DOCX и XLSX, конвертировать их заранее не нужно. Также вы можете добавить сканы или фотографии, сохранённые в формате JPG и PNG.

1. В стартовом окне на левой панели найдите нужный инструмент.

2. Выберите файлы на жёстком диске или перетащите их мышью в рабочую область.

3. Расположите загруженные файлы в правильном порядке — выберите способ сортировки или вручную перетащите миниатюры на нужное место. Можно подогнать ширину страниц, добавить закладки или сжать PDF, чтобы файл на выходе занимал меньше места.

4. Проверьте результат: материалы стоят по порядку, нет пустых страниц. Сохраните готовый комплект в PDF-формате. Также вы можете сразу преобразовать его в DOCX или XLSX.

Как склеить документы в онлайн‑сервисах

Здесь тоже нужно подготовить исходники, например, перевести файлы из PNG или TIFF в PDF-формат, извлечь пустые листы. Но в отличие от десктопного софта, придётся каждую операцию выполнять отдельно и скачивать промежуточный результат.

Рассмотрим, как объединить ПДФ‑файлы в один документ на примере онлайн‑инструмента PDF Maestro.

1. Зайдите на сайт. Функция объединения находится на верхней панели.

2. Нажмите на кнопку «Начать редактирование» и загрузите ПДФ‑документы. Обратите внимание: сканы в графических форматах, файлы Word и Excel нужно сначала конвертировать. Сделать это можно здесь же на сайте.

3. Выберите параметры сортировки — можно упорядочить материалы по алфавиту, дате создания или вручную. Чтобы начать слияние PDF, кликните на красную кнопку.

4. Скачайте объединённый файл на диск.

Как объединить файлы в офисных программах 

Этот путь немного сложнее и дольше. Но если по какой‑то причине установить PDF-редактор нельзя, а в документе содержатся персональные данные или коммерческая тайна, выручит обычный офисный пакет. 

Рассмотрим, как соединить два файла ПДФ в один в программе LibreOffice — бесплатном аналоге Microsoft 365.

1. В меню «Файл» найдите «Создать» и выберите «Составной документ».

2. На панели навигатора кликните на иконку для вставки файла.

3. Загрузите документы в нужной последовательности и экспортируйте файл в PDF. Теперь проверьте готовый комплект — иногда при слиянии получаются пустые страницы. В этом случае закройте рабочее окно и вернитесь на стартовый экран.

4. Выберите модуль «Draw» — он предназначен для работы с графикой и PDF-форматом.

5. Откройте собранный комплект, найдите лишние листы и удалите их.

6. Сохраните финальную редакцию.

Другие программы:

• Master PDF Editor — российский редактор, популярен в проектных и строительных организациях, так как поддерживает работу с чертежами в PDF-формате. Позволяет создавать документы и добавлять ЭЦП.
• Sejda PDF Online — веб‑сервис для редактирования и организации PDF-документов. Удобен для отдельных задач: можно бесплатно выполнить две операции в сутки, если файлы не превышают 50 МБ и в них не больше 50 страниц. Доступна загрузка с Google Диска, Dropbox, OneDrive. Есть мобильная версия сайта. 
• ONLYOFFICE — офисный пакет для создания и редактирования документов, таблиц и презентаций. Доступен бесплатно на ПК с Windows, macOS и Linux.

Сравнение инструментов для разных сценариев использования

Выбирая способ, смотрите, как часто вы объединяете файлы, сколько их, что в них внутри и нужно ли их редактировать перед объединением.

Какие ошибки при объединении файлов возникают чаще всего

Если заранее не подготовить материалы, собранный документ может получиться неаккуратным. 

Как скомпоновать ПДФ‑файлы в один, чтобы не пришлось ничего исправлять:

• Нарушена последовательность материалов. Программа автоматически сортирует файлы по имени или дате создания, в результате порядок материалов может быть нарушен. Чтобы этого не произошло, добавьте к названию приставку с номером: «01_анкета», «02_договор». Ещё нужный порядок страниц можно настроить вручную в PDF-редакторе.
• PDF получился слишком тяжёлым. Так бывает, если в комплект входят сканы и слайды презентации. Понизьте разрешение изображений до 150–300 пикселей на дюйм, выберите чёрно‑белый режим или градации серого — на этапе сканирования или в PDF-редакторе. Также можно сжать PDF-файл средствами программы или уменьшить размер вручную: удалить дубли страниц, неинформативный текст и картинки.
• Один из документов не прикрепляется. Проверьте, не защищён ли он от изменений: перед тем как совместить 2 PDF-файла в один, нужно запросить у владельца пароль. Также документ может быть повреждён. В этом случае попробуйте найти резервную копию.

Ответы на часто задаваемые вопросы 

Как объединить PDF-файлы без потери качества?

Используйте исходные файлы, при сохранении отключите сжатие и конвертацию изображений. После сборки проверьте мелкий текст, печати, схемы и фото на нескольких страницах.

Сохраняются ли электронные подписи после объединения PDF?

Нет: при сборке меняется структура файла, поэтому ЭП становится недействительной. Если требуется подпись комплекта документов, их нужно сначала собрать, а потом подписать.

Можно ли объединить PDF-файлы, защищённые паролем?

Да, но сначала нужно снять защиту от редактирования с каждого ПДФ‑документа. После этого проблемы, как сшить ПДФ‑файлы в один, не возникнет.

Что делать, если после объединения PDF-файл открывается с ошибкой?

Проверьте исходники: один из них мог скачаться не полностью или оказаться повреждённым. Загрузите проблемный файл заново, сохраните его копию и повторите сборку.