Электронные больничные: как устроена система и как к ней подключиться

Если у вас есть хотя бы один сотрудник, вы обязаны работать с электронными больничными. Система автоматическая: врач отправляет больничный в СФР, фонд уведомляет вас, вы передаёте сведения о стаже и доходах, сотрудник получает пособие на карту.

В статье рассказали, как работает система, как к ней подключиться и что делать, если что‑то пошло не так.

Что такое электронный больничный (ЭЛН)

Электронный листок нетрудоспособности — это цифровое подтверждение болезни сотрудника, которое с 1 января 2022 года полностью заменило бумажные справки. Теперь врач не выдаёт на руки листок, он формирует его в своей системе, подписывает электронной подписью и отправляет в Социальный фонд России (СФР).

У работников больничный всегда электронный. Исключение только для лиц, сведения о которых составляют государственную тайну. Им по‑прежнему выдают бумажные листки. Безработным тоже выдают справку на бумаге для службы занятости.

Электронный больничный имеет ту же силу, что и бумажный. Хранить его распечатанную копию работодателю не нужно — документ уже есть в системе СФР.

Кто участвует в системе

В создании и обработке электронного больничного участвуют четыре стороны:

• Работник. Он приходит к врачу, предъявляет паспорт и СНИЛС. На основании этих данных врач заводит ЭЛН. Узнать номер своего больничного и сумму пособия работник может в личном кабинете на сайте СФР или на Госуслугах.
• Медицинская организация. Врач заполняет электронную форму, подписывает её усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и отправляет в СФР.
• СФР. Он получает больничный от врача, хранит его в своей системе и автоматически уведомляет работодателя об открытии, продлении или закрытии ЭЛН.
• Работодатель. Он получает уведомления от СФР, вносит нужные сведения в табель учёта рабочего времени, заполняет запросы от фонда и передаёт в СФР сведения о сотруднике для расчёта пособия.

Как устроен электронный больничный

ЭЛН живёт в информационной системе СФР. Когда врач его создаёт, система присваивает ему номер из 12 цифр. В течение одного рабочего дня информация о новом больничном появляется в личном кабинете работника на Госуслугах и поступает работодателю.

Что видит работодатель в уведомлении:

• ФИО, дату рождения и СНИЛС работника.
• Номер ЭЛН и его текущий статус (открыт, продлён, закрыт, аннулирован).
• Даты формирования и выдачи.
• Период нетрудоспособности и её причину.

Диагноза в уведомлении нет — это защищённая информация, которую работодателю не передают.

Работник может отследить статус больничного. Даты открытия и закрытия, а также сумму назначенного пособия можно посмотреть в личном кабинете на портале госуслуг.

Что такое СЭДО и зачем он работодателю

СЭДО расшифровывается как «Социальный электронный документооборот». Это система, через которую СФР обменивается документами с работодателями. Без СЭДО вы не сможете получить уведомления об электронных больничных сотрудников и не сможете передавать в фонд сведения, необходимые для расчёта пособий.

Подключение к СЭДО обязательно для всех работодателей с 2022 года. Если у вас есть хотя бы один сотрудник, система должна быть настроена.

Какие функции выполняет СЭДО

Автоматическое оповещение. СФР сам присылает уведомления об открытии, продлении и закрытии больничных. Вам не нужно ничего запрашивать — информация приходит в бухгалтерскую программу или личный кабинет страхователя.

Обмен документами для «прямых выплат». С 2021 года пособия по временной нетрудоспособности выплачивает не работодатель, а СФР. Работодатель обязан передавать в фонд сведения о работнике (паспортные данные, СНИЛС, реквизиты для перечисления) и отвечать на запросы СФР в течение трёх рабочих дней.

Передача отчётности. Отчёты в СФР (в том числе ЕФС-1) тоже можно сдавать через СЭДО.

Как электронный больничный попадает к работодателю

Процесс почти полностью автоматический. Вот как он выглядит.

1. Работник заболел и пошёл к врачу. На приёме он предъявляет паспорт и СНИЛС. Эти данные нужны, чтобы врач правильно идентифицировал человека в системе. 
2. Врач формирует ЭЛН. Он вносит в систему все необходимые сведения, подписывает документ своей электронной подписью и отправляет в СФР.
3. СФР получает больничный и оповещает работодателя. Сразу после того как врач отправил ЭЛН, СФР автоматически шлёт работодателю через СЭДО уведомление: «У вашего сотрудника открыт больничный». Уведомление приходит с каждым изменением статуса: продлили — ещё одно уведомление, закрыли — ещё одно.
4. Работодатель принимает решение. На основании уведомления вы ставите в табеле «Б» (временная нетрудоспособность) или «Т» (травма). Если больничный закрыт, и сотрудник приступил к работе — вы просто начинаете отмечать рабочие дни.
5. СФР запрашивает сведения для расчёта пособия. После закрытия больничного СФР запрашивает у работодателя сведения о стаже и доходах сотрудника. Срок ответа — три рабочих дня. 
6. Работодатель отвечает. Вы заполняете форму, подписываете электронной подписью и отправляете обратно в СФР через СЭДО. Если данных недостаточно, фонд высылает извещение. Его нужно подтвердить за три дня, а донести информацию — за пять дней.
7. СФР рассчитывает и выплачивает пособие. Получив все данные, СФР рассчитывает пособие и перечисляет его на карту работника. Срок выплаты — 10 рабочих дней.

Как подключиться к системе электронных больничных

Вам понадобится:

• Усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она нужна, чтобы подписывать документы, которые вы отправляете в СФР. Подпись получают в удостоверяющем центре, аккредитованном Минцифры.
• Бухгалтерская программа или личный кабинет страхователя. СЭДО встроен в большинство популярных бухгалтерских систем: 1С, СБИС, СКБ Контур, Тензор, Такском. Если вы работаете через одну из них — вам достаточно обновить программу до актуальной версии. Если нет — можно использовать бесплатный личный кабинет страхователя на сайте СФР.

Как подключиться через оператора ЭДО

Самый простой способ — обратиться к вашему оператору электронного документооборота (тому, через кого вы сдаёте отчётность). У каждого оператора есть инструкция по подключению СЭДО. Оператор поможет настроить программу и проверить, что сертификаты работают.

Передача сведений о застрахованных лицах

После подключения к СЭДО нужно обязательно передать в СФР сведения обо всех сотрудниках.

Что нужно отправить:

• ФИО.
• Дату рождения.
• СНИЛС.
• ИНН.
• Паспортные данные.
• Способ получения пособия и реквизиты для перечисления (номер карты или банковского счёта).

Эти сведения передаются по форме, утверждённой приказом СФР от 22.04.2024 № 643. Отправлять их нужно в двух случаях: при приёме нового сотрудника и при изменении любых данных, например, при смене паспорта или банковских реквизитов.

Если сотрудник уволился, бывший работодатель обязан направить в СФР сведения с пометкой «Не является сотрудником». Это нужно, чтобы фонд больше не присылал запросы по этому человеку.

Особый случай — подрядчики по договору ГПХ. Если вы платите за них взносы в Соцфонд, они тоже могут получить больничный. Но есть условие: взносы за 2025 год должны быть не меньше 7809,12 рублей. СФР сам это проверит по вашей отчётности. Первые три дня больничного оплачиваете вы, остальные — фонд. Если в запросе от СФР указано «трудовой договор», исправьте на «договор ГПХ» — тогда фонд пришлёт новый запрос, на который нужно будет ответить.

Какие сведения и в какие сроки подать в СФР

Работа с СЭДО — это не только получение уведомлений, но и отправка ответов. Вот основные сроки:

• Три рабочих дня. Это срок для ответа на любой запрос СФР. Например, если фонд запросил сведения о стаже и доходах работника, вы должны отправить ответ не позже чем через три рабочих дня после получения запроса. Срок считают со дня получения документов и сведений.
• При трудоустройстве. Данные о новом сотруднике надо отправить в СФР не позже следующего рабочего дня после того, как вы издали приказ о приёме. Если приказа нет — считайте со дня подписания трудового договора. 
• При изменении данных. Если сотрудник сменил паспорт, фамилию или банковские реквизиты, нужно обновить сведения как можно быстрее. Иначе выплата пособия может задержаться.

Считайте, что вы отправили сведения, как только система СЭДО подтвердила, что документ получен.

Кто и как оплачивает больничный

Первые три дня — работодатель. Вы рассчитываете средний заработок и начисляете пособие за эти дни, а затем удерживаете НДФЛ и выплачиваете сотруднику.

Остальной период — СФР. Начиная с 4-го дня больничного, пособие начисляет и выплачивает Социальный фонд. Для этого работодатель передаёт в фонд сведения о работнике и отвечает на запросы. Сотрудник получает деньги напрямую на свою карту.

Сейчас СФР использует проактивный подход, то есть фонд сам узнаёт о страховом случае из электронного больничного и сам инициирует выплату. Работодателю остаётся только подтвердить сведения, когда фонд запросит их.

Размер больничного зависит от страхового стажа работника:

• 100% среднего заработка — при стаже 8 и более лет.
• 80% среднего заработка — при стаже от 5 до 8 лет.
• 60% среднего заработка — при стаже менее 5 лет.

Если страховой стаж меньше шести месяцев, пособие считают исходя из МРОТ.

При расчёте пособия учитывают средний заработок за два предыдущих года. Для этого общую сумму заработка за этот период делят на 730 дней.

Пособие за месяц не может быть меньше МРОТ (в 2026 году — 27 093 рубля). Максимальный размер пособия в 2026 году — 6827,40 рубля в день.

Особенности при уходе за больным ребёнком:

• При уходе за ребёнком до семи лет включительно — пособие составляет 100% среднего заработка независимо от страхового стажа работника.
• При уходе за ребёнком от семи до 15 лет — до 45 дней в году, каждый случай лечения — до 15 дней.
• При уходе за ребёнком‑инвалидом до 18 лет — до 120 дней в году.
• При уходе за ребёнком старше 15 лет — до семи дней по каждому случаю, но не более 30 дней в году.

Штрафы и ответственность работодателя

Если опоздали с данными в СФР. После закрытия больничного у вас есть три рабочих дня, чтобы передать сведения в Соцфонд. Опоздали — штраф 5000 рублей. Но суд может его отменить, если причина уважительная: сбой системы, болезнь бухгалтера или много документов.

Если не подали документы по запросу СФР. За каждый недостающий документ — штраф 200 рублей.

Если предоставили неверные данные или что‑то скрыли. Штраф — 20% от суммы переплаты, но не меньше 1000 рублей и не больше 5000 рублей.

Если не выплатили или задержали больничный самому сотруднику. Это уже нарушение трудовых прав.

Ответственность:

• По ТК — проценты за задержку.
• Если это сделали умышленно — может быть уголовное дело (ст. 145.1 УК РФ).
• Плюс административный штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.

Итог

• ЭЛН заменяет бумажный больничный. Он действует с 2022 года и обязателен для всех, кроме лиц, имеющих доступ к гостайне.
• СФР автоматически оповещает работодателя об открытии, продлении и закрытии больничного. Уведомления приходят через СЭДО.
• СЭДО обязателен для всех работодателей. Подключиться можно через вашу бухгалтерскую программу или через личный кабинет страхователя на сайте СФР.
• Нужна УКЭП и машиночитаемая доверенность для подписания документов.
• Сведения о застрахованном лице нужно подать сразу после трудоустройства и при изменении данных. Иначе сотрудник не получит пособие.
• На запросы СФР отвечайте в течение трёх рабочих дней. 
• Первые три дня больничного оплачивает работодатель, остальное — СФР. Деньги приходят на карту сотрудника напрямую.
• Штраф за нарушение порядка — 1000 рублей, за непредставление сведений о сотруднике — 5000 рублей.